Hujjat turlari va ish yuritish asoslari

MAJLIS BAYONI

Turli yig‘ilish, kengash va boshqa tur anjumanlarning borishini, majlis qatnashchilarining chiqishlarini va ular qabul qilgan qarorlarni aniq, siqiq holda qayd qiluvchi rasmiy hujjat. U voqelik ning o‘rni, vaqti va holati haqida ma’lumot berish bilan birgalikda, qarorlarning to‘g‘ri qabul qilinganligini tekshirish va uning bajarilishini nazorat qilishga imkon beradi. Doimiy ish ko‘ruvchi organlar (ilmiy kengash, hay’at va boshqalar), shuningdek, vaqtinchalik ish ko‘ruvchi organlar (konferensiyalar, yig‘ilishlar, slyotlar, komissiyalar) faoliyatlarida, albatta, majl is bayoni yozilishi kerak. Majlis bayonini yozishni tashkil qilish kotibning asosiy vazifalaridan biridir. Majlis bayonlari turli organlarning doimiy kotiblari tomonidan tuziladi va rasmiylashtiriladi. Vaq tinchalik ish ko‘ruvchi organlar majlislarida esa yig‘ilish jarayonida saylangan kotib aynan shu ishni bajaradi.
Majlis bayonida o‘z aksini topgan axborotlarning aniqligi uchun butun mas’uliyat va javobgarlik majlis raisi va kotibi zimmasiga yuklatiladi.
Majlis bayonining asosiy zaruriy qismlari:

1. 
   Muassasa nomi.
   
2. 
   Sarlavha (bamaslahat ish ko‘ruvchi organ yoki yig‘ilishining nomi).
   
3. 
   Hujjatning nomi (Majlis bayoni).
   
4. 
   Yig‘ilish sanasi.
   
5. 
   Shartli raqami.
   
6. 
   Yig‘ilish joyi.
   
7. 
   Tasdiqlash ustxati (agar majlis bayoni tasdiqlanishi zarur bo‘lsa).
   
8. 
   Yig‘ilish raisi va kotibining familiyasi.
   
9. 
   Matn:
   

1. 
   qatnashuvchilar ro‘yxati yoki soni;
   
2. 
   kun tartibi;
   

4. 
   eshitildi;
   
5. 
   so‘zga chiqdilar;
   
6. 
   qaror qilindi.
   

Ilovalar (agar ular mavjud bo‘lsa).
Imzolar.
Matnning asosiy qismi kun tartibi masalalariga muvofiq joylashadi. Har bir bo‘lim uch qismdan iborat bo‘ladi: ESHITILDI, SO‘ZGA CHIQDILAR, QAROR QILINDI. Bu so‘zlar bosh
(katta) harflar bilan yoziladi. «ESHITILDI» so‘zidan oldin kun tartibida gi masalalarning raqami qo‘yiladi, so‘zdan keyin esa ikki nuqta qo‘yilib, yangi satrdan ma’ruzachining ismi, familiyasi bosh kelishikda yoziladi. Familiyadan so‘ng chiziqcha (tire) qo‘yilib, ma’ruza yoki xabarning qisqacha mazmuni bayon qilinadi. Agar ma’ruza matni tayyor holda bo‘lsa tiredan keyin «Matn ilova qilinadi» deb yozib qo‘yiladi.