Hujjatlarning tasnifi Boshqarish sohasiga xizmat qiladigan hujjatlarning xilma-xilligi turli asoslarga ko'ra tasniflanishi mumkin. Hujjatlar ko'rinishida farq qiladi: • qo'lda yozilgan (matn)

Hujjatlarning tasnifi Boshqarish sohasiga xizmat qiladigan hujjatlarning xilma-xilligi turli asoslarga ko'ra tasniflanishi mumkin. Hujjatlar hujjatlar ko'rinishida farq qiladi: • qo'lda yozilgan (matn); • tasviriy (ob'ekt tasviri orqali ma'lumotlarni tasdiqlovchi hujjatlar); • grafik (grafik usulda tuzilgan hujjatlar); • fotosurat hujjatlari; • fonodujjatlar (magnit lentada yozib olingan ovozli hujjatlar); • film hujjatlari (kino va video texnika yordamida yozilgan hujjatlar); • kompyuter texnologiyalari yordamida yaratilgan hujjatlar. Qabul qilish manbasiga qarab, hujjatlar farqlanadi: • kiruvchi (tashkilot tomonidan qabul qilingan); • chiquvchi (tashkilotdan yuborilgan); • ichki (ushbu tashkilotda yaratilgan va ichki aloqada foydalaniladi). O'z navbatida, kiruvchi hujjatlar quyidagilarni o'z ichiga oladi: • hukumat (Rossiya Federatsiyasi Prezidenti, Rossiya Federatsiyasi Hukumati, Rossiya Federatsiyasi Federal Majlisining deputatlari va boshqalar tomonidan qabul qilingan); • idoraviy (Rossiya Federatsiyasi vazirliklari va idoralari, vazirliklar va idoralarning hududiy boshqarmalaridan keladi); • fuqarolarning murojaatlari (fuqarolar va mehnat jamoalaridan). Chiqish hujjatlari kiruvchi hujjatlarga yoki tashabbuskor hujjatlarga javoblar bo'lishi mumkin (xatlar, tsirkulyatsiyalar, telegrammalar, sertifikatlar). Ichki hujjatlarga tashkiliy-ma'muriy (buyruqlar, buyruqlar), bo'limlar, tarkibiy bo'linmalar o'rtasidagi yozishmalar, axborot-tahliliy xizmat yozuvlari va boshqalar kiradi. Ochiqlik mezoniga ko'ra hujjatlar ochiq ma'lumotni o'z ichiga olgan hujjatlar va kirish huquqi cheklangan deb tasniflangan hujjatlarga bo'linadi (davlat yoki xizmat sirlari sirlari, maxfiy, rasmiy foydalanish uchun). Cheklangan hujjatlar tegishli ravishda belgilanadi yoki tasniflanadi. Bunday hujjatlardan foydalanish va ular bilan ishlash maxsus texnologiyadan foydalangan holda amalga oshiriladi va maxsus akt bilan berilgan ruxsatnoma talab qilinadi. Tasniflanmagan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan rasmiy hujjatlar ushbu muassasa xodimlari tomonidan ishlatilishi mumkin. Bunday hujjatlar "Rasmiy foydalanish uchun" sarlavhasi bilan belgilanadi. Tarkibni taqdim etish tabiati bo'yicha hujjatlar individual, shablon va standart bo'lishi mumkin. Shaxsiy hujjatlarda (masalan, hisobotlar, tushuntirish yozuvlari, bayonotlar) tarkib bepul shaklda berilgan. Stencil hujjatlarida taqdimotning tuzilishi dasturlashtirilgan, ular oldindan tayyorlangan standart iboralar va matnning alohida qismlaridan foydalanadilar. Bunday hujjatlar, qoida tariqasida, doimiy ma'lumotni o'z ichiga olgan shaklda chop etiladi va o'zgaruvchan qo'l bilan kiritiladi. Odatda hujjatlar - bu idoraviy va mahalliy normativ hujjatlarni yaratish jarayonida ularning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda tashkilotlar foydalanishi uchun mo'ljallangan aktlarning namunalari (masalan, "Vazirlik to'g'risidagi nizom", "Federal ijroiya organlarida ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar", "Hujjatlarning odatiy ro'yxati, tasdiqlanishi shart "va boshqalar). Saqlash vaqtiga ko'ra hujjatlar doimiy, uzoq muddatli (10 yildan ortiq) va vaqtincha (10 yilgacha) saqlanadigan hujjatlarga bo'linadi. Hujjatlarni saqlash muddatlari 2000 yil 6 oktyabrda Federal arxiv agentligi tomonidan tasdiqlangan saqlash muddatlari ko'rsatilgan holda tashkilotlar faoliyatida shakllangan odatdagi boshqaruv hujjatlari ro'yxati asosida belgilanadi. Huquqiy tartibga solish darajasiga qarab quyidagilarni ajratish mumkin: • milliy standartlar; • tashkilot standartlari. Axborot qaysi tilda qayd etilishiga qarab hujjatlar quyidagilarga bo'linadi. • rasmiylashtirilmagan (an'anaviy badiiy matnli hujjatlar); • yarim rasmiylashtirilgan (stencil matni bilan hujjatlar, anketalar); • rasmiylashtirildi (matritsali hujjatlar, masalan, perkartalar, shtamplar, magnit lentalar, disketalar). Tarkibiga ko'ra shaxsiy kelib chiqishi va rasmiy hujjatlari ajratiladi. Shaxsiy hujjatlar shaxsiy yozishmalar, shaxsiy xotiralar, kundaliklarni o'z ichiga oladi. Ular shaxsning rasmiy faoliyatidan tashqarida yaratiladi. Shaxsiy narsadan farqli o'laroq, rasmiy hujjat yuridik yoki jismoniy shaxs tomonidan belgilangan tartibda majburiy ro'yxatdan o'tkazilishi va sertifikatlanishi bilan tuziladi. Taqdimot shakliga ko'ra hujjatlar asl nusxalar, asl nusxalar, nusxalar va dublikatlarga bo'linadi. Asl nusxasi - bu standart talablariga muvofiq tuzilgan va imzolangan yakuniy versiyadagi hujjat. "Original" atamasi "original" atamasi bilan sinonimdir. Bir necha nusxada tayyorlangan asl nusxalar ko'paytirilgan deb nomlanadi. Ushbu nusxalarning barchasi bir xil qonuniy kuchga ega (masalan, shartnoma). Nusxalar hujjat matnining bir qismini (ko'chirma) yoki butun hujjatni ko'paytirishi mumkin (masalan, jo'natuvchining fayliga kiritilgan yozuv mashinkasida yozilgan matnning ikkinchi nusxasi ta'til deb nomlanadi). Nusxasini olish uslubiga ko'ra hujjatlar faksimile va bepul bo'lishi mumkin. Faksimil nusxasi (masalan, fotokopisi)

volume_up

content_copy

share

star_border

yoki fotokopisi) asl nusxadagi barcha tafsilotlarni (rekvizitlar, ularning joylashuvi, shriftlar, imzolar, belgilar va boshqalarni) ko'paytiradi. Bepul nusxa asl nusxaga grafik mos kelmasdan asl nusxasini ikkinchi nusxada takrorlaydi. Dublikat - bu qonuniy kuchga ega bo'lgan rasmiy hujjatning nusxasi va unga "Dublikat" belgisi qo'shiladi. Hujjat nusxasida "Nusxalash" yozuvi yoziladi. Vakolatli mansabdor shaxs tomonidan tasdiqlangan hujjatning faqat o'sha nusxasi qonuniy kuchga ega bo'lib, unga sertifikat beruvchi shaxsning mavqei, sertifikatlangan sanasi va muhri ko'rsatilgan imzo qo'shiladi. Xizmat qilinadigan faoliyat sohasiga qarab rasmiy hujjatlar boshqaruv, ilmiy, texnik, texnologik, ishlab chiqarish va boshqalarga bo'linadi. Har qanday tashkilot hujjatlari va uning ish yuritish ob'ekti asosiy qismi boshqaruv hujjatlari hisoblanadi.