Ish hujjatlari va ularga qo`yiladigan asosiy talablar

Ish hujjatlari va ularga qo`yiladigan asosiy talablar.

Ijtimoiy munosabatlar doirasida odamlar, idoralar va tashkilotlar, korxonalar va

muassasalar o‘rtasida o‘zaro ish yuritishning ma’lum huquqiy asoslari mavjud bo‘lib,
ular tegishli hujjatlarni rasmiylashtirish tarzida amalga oshiriladi. Hujjatlarning
mukammallik darajasi ular bilan ish ko‘radigan kishilarning savodxonlik darajasi,
davlatchilik tarixi va davlat ishlarini yuritishdagi mavjud an’analar, ma’lum darajada
kishilar o‘rtasida shakllangan nutqiy madaniyat, ayni paytda, bu hujjatlarga bo‘ladigan
zaruriyat bilan bog‘liq bo‘ladi. Hujjatlarni yuritish asosan davlat ishlarini huquqiy
asoslarga qo‘yish tarzida amalga oshiriladi. Demak, u davlat yoki davlatlarar bo‘ladigan
ma’lum talablar darajasida amalga oshiriladi va dunyoviy an’analarni ham o‘zlashtiradi.
Hujjatlarning mukammalligi davlat ishlarini yuritish takomilidan dalolat beradi. Davlat
tizimining barcha bo‘g‘inlarini hujjatlarsiz mutlaq tasavvur qilib bo‘lmaydi. Chunki
uning faoliyati aynan ana shu hujjatlar yordamida tartibga solib turiladi va harakatga
keltiriladi. Shuning uchun ham vaqt-vaqti bilan ish yuritishni takomillashtirishga
qaratilgan hukumat qarorlari qabul qilinib boriladi. Masalan, shunday qaror O‘zbekiston
jumhuriyatining inqilobiy qo‘mitasi tomonidan 1924-yilning 31-dekabrida qabul
qilingan bo‘lib, “Ishlarni o‘zbek tilida yurgizish ham O‘zbekiston jumhuriyatining
inqilobiy komiteti huzurida markaziy yerlashdirish hay’ati va mahallalarda muzofot
yerlashdirish hay’atlari tuzilish(i) to‘g‘risida” deb nomlangan. Yurtimizning
mustaqilligi arafasida (1989-yil 21-oktabr) “Davlat tili haqida”gi Qonunning qabul
qilinishi bu masalani ham huquqiy asosga qo‘ydi. Yangi tahrirdagi Qonunning 9-
moddasida davlat hokimiyati va boshqaruv organlarida ishning davlat tilida yuritilishi
va zaruriyatga qarab boshqa tillarga tarjima qilinishi alohida ta’kidlab o‘tildi.
Mustaqillikdan keyin esa ish yuritishni takomillashtirish, uni milliy asosga qo‘yish
masalasiga yana ham jiddiy e’tibor berildi. O‘zbekiston Respublikasi VazirlarMahkamasining 1994-yil 18-avgustdagi 424-son qarori bilan tasdiqlangan “O‘zbekiston
Respublikasi viloyat, shahar va tumanlar hokimlari apparatlarida ish yuritish bo‘yicha
yo‘riqnoma”, O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 1999-yil 29-martdagi
140-son qaroriga ilova qilingan “O‘zbekiston Respublikasi vazirliklari, davlat
qo‘mitalari, idoralari, korporatsiyalari, konsernlari, uyushmalari, kompaniyalarida va
boshqa markaziy muassasalarida, apparatlarida ish yuritish va ijro nazoratini tashkil
etish bo‘yicha namunaviy yo‘riqnoma” lar fikrimizning dalilidir. N.Mahmudov,
A.Madvaliyev, N.Mahkamov, N. Aminovlarning “O‘zbek tilida ish yuritish
(munshaot)”, yana shu mualliflarning “Ish yuritish” amaliy qo‘llanmalari esa o‘zbeek
tilida ish yuritishning me’yoriy asoslarini belgilab berishda g‘oyatda muhim qo‘llanma
bo‘lib xizmat qilmoqda. Chunki mualliflarning ish yuritish borasida bergan yo‘l
yo‘riqlari xodimlarning faoliyatida metodik yordam beradi, hujjatlarni rasmiylashtirish
qoidalarini o‘rgatadi, ish qog‘ozlarining hamma joyda bir xil bo‘lishini ta’minlaydi.
Ammo shunday qo‘llanmaning mavjudligiga qaramasdan undan foydalanish talab
darajasida deb bo‘lmaydi. Chunki 2000-yilda 10000 nusxada chop etilgan bu kitob bilan
hamma o‘quv yurtlari ham yetarli darajada ta’minlangan emas. Vaholanki, bu kabi
qo‘llanmalar bilan har bir kollej va litsey talab darajasida ta’minlanishi va har bir
talabaning qo‘lida bo‘lishi maqsadga muvofiq. Ma’lum ma’noda mazkur qo‘llanmalar
o‘rta maxsus o‘quv yurtlari doirasida ushbu vazifani bajarishi mumkin. Shunday qilib,
ish yuritishning tarkibiy qismi bo‘lgan hujjatlarni ikki qismga bo‘lib o‘rganish to‘g‘ri
bo‘ladi:
1. Rasmiy hujjatlar.
2. Shaxsiy hujjatlar.
Rasmiy hujjatlar xizmat hujjatlari deb ham yuritilib, ular doirasida idoralar va
mahkamalar, korxonalar va tashkilotlar hamda muassasalar o‘rtasida olib boriladigan
yozishmalar tushuniladi. “Ish yuritish” qo‘llanmasining mualliflari bu hujjatlarning
tasnifi haqida quyidagilarni yozishadi: “Ma’muriy boshqaruv faoliyatida xizmat
mavqyeiga ko‘ra hujjatlar hozirgi kunda, asosan, quyidagicha tasniflanishi mumkin:
tashkiliy hujjatlar, farmoyish hujjatlari, ma’lumot-axborot hujjatlari, xizmat
yozishmalari” (20-bet).
Alohida shaxs, jamoa tashkilotlari o‘rtasidagi aloqaning huquqiy jihatlarini
qamrab oluvchi tashkiliy hujjatlarga guvohnoma, yo‘riqnoma, nizom, qoida, ustav,
shartnoma singari hujjatlar; tashkilot yoki muassasa rahbarining ish faoliyati doirasida
amal qiladigan farmoyish hujjatlariga buyruq, ko‘rsatma, farmoyish kabi hujjatlar;
ma’lumot-axborot hujjatlariga ariza, bayonnoma, bildirishnoma, vasiyatnoma, dalolatnoma, ishonchnoma, ma’-lumotnoma, tavsifnoma, tavsiyanoma, taklifnoma,
tarjimayi hol, tushuntirish xati, e’lon, hisobot tarzidagi hujjatlar; alohida shaxs yoki
tashkilotning faoliyatini qamrab oladigan xizmat yozishmalariga taklifnoma,
telegramma, telefonogramma, modemogramma va turli mazmundagi xatlar kiradi.
Ma’lum bo‘lyaptiki, ma’muriy-boshqaruv faoliyati doirasida amal qiladigan bu
hujjatlarning aksariyat qismi rasmiy mazmunga ega. Demak, kim tomonidan
yozilganlik, ya’ni tegishlilik nuqtayi nazaridangina ariza, vasiyatnoma, tarjimai hol,
tushuntirish xati, tilxat, ishonchnoma singarilarni shaxsiy hujjatlar deyishimiz mumkin.
Aslida ular ham rasmiy mazmunga ega. Hujjat deyildimi, uni rasmiy tushunish va qabul
qilish to‘g‘ri bo‘ladi.
Quyida litsey va kollej bitiruvchilari ish faoliyati doirasida qo‘llanilishi mumkin
bo‘lgan eng zarur hujjatlarning rasmiylashtirilish tartibi to‘g‘risida ma’lumot beramiz
va bunda yuqorida nomi tilga olingan “Ish yuritish” qo‘llanmasidagi ko‘rsatmalarga
tayanamiz.
Hujjatlarning maqsadi, yo‘nalishi, hajmi, shakli va boshqa bir qator sifatlari ham
turlichadir. Ish yuritishda hujjatlar tuzilishiga ko‘ra ichki vatashqi hujjatlar sifatida
farqlanadi. Agar hujjat muayyan muassasaning o‘zida tuzilib, undan shu muassasaning
o‘zida foydalanilsa, ichki hujjat hisoblanadi. Ayni muassasaga boshqa tashkilot yoki
ayrim shaxslardan keladigan hujjatlar esa tashqi hujjatlar sanaladi.
Tegishlilik jihatiga qarab xizmat yoki rasmiy hujjatlar va shaxsiy hujjatlar
ajratiladi. Biron muassasa yoki mansabdor shaxs tomonidan tayyorlanadigan hujjatlar
xizmat hujjatlari (buyruq, ko‘rsatma, bayonnoma kabi)ga kiradi. Shaxsiy hujjatlar
alohida shaxslar tomonidan yozilib, ularning xizmat faoliyatlaridan tashqaridagi yoki
jamoat ishlarini bajarish bilan bog‘liq masalalarga tegishli bo‘ladi (shaxsiy ariza,
shikoyat, tavsiyanoma kabi). Bundan tashqari hujjatshunoslikda hujjatlar quyidagi
jihatlarga ko‘ra ham tasnif qilinadi.
Mazmuniga ko‘ra: sodda hujjatlar – bir masalani o‘z ichiga oladi; murakkab
hujjatlar – ikki va undan ortiq masalani o‘z ichiga oladi.
Mazmun bayonining shakliga ko‘ra: xususiy (individual) hujjatlar – matn o‘ziga ko‘ra
xos, betakror, erkin bayon; namunali (tipovoy) hujjatlar – bir–biriga o‘xshash va
takrorlanadigan masalalar yuzasidan tuzilgan matnlarni o‘z ichiga oladi; qolipli
(trafaretli) hujjatlar – oldindan tayyorlangan bosma ish qog‘ozlariga yoziladi.
Rasmiy-idoraviy hujjatlarni tayyorlashda uning zaruriy qismlari joylashishiga, matn
mazmuni tarkibiy qismlarining ketma-ketligiga, tinish belgilarining to‘g‘ri qo‘yilishiga
alohida e’tibor berish lozim.
Shu maqsadda quyidagilarga doimo amal qilishni unutmang: — bosma harflarda yoziladigan hujjat nomida barcha harflar katta harflar bilan
yozilishi kerak. Masalan: Tavsiyanoma emas, TAVSIYANOMA kabi;
— hujjat yuboriladigan muassasaning nomi qisqartirilmasdan to‘liq, bosh harflar
bilan yozilish qoidalariga amal qilgan holda yoziladi;
— hujjat matnining asosiy qismlari xatboshi bilan yozilishi lozim. Qo‘shimcha
qismlar asosiy fikrga bog‘langan tarzda undan so‘ng beriladi.
— shaxsiy hujjatlarda izohlanayotgan «Men» so‘zidan va izoh so‘z birikmasidan
so‘ng vergul qo‘yiladi. Masalan: Men, Mahmud Qodirov, ...
Hujjat tayyorlash va ish yuritishda imlo me’yorlariga va tinish belgilarining
to‘g‘ri qo‘yilishiga qat’iy amai qilish lozim. Hujjat matnida vergul, nuqtali vergul, ikki
nuqta, qavs, tire nisbatan faol ishlatiladi. Unutmangki, hujjat nomi va matn
sarlavhasidan keyin nuqta qo‘yilmaydi.
Vergul hujjat matnida qoliplangan kirish birikmalaridan so‘ng, uyushiq va
ajratilgan bo‘laklar, orasida, izohlovchi bilan izohlanmish o‘rtasida qo‘llanadi. Masalan:
«Shuni hisobga olib, ...», «Men, 2-kurs talabasi Umida Ikrom qizi, ...», kabi. Nuqtali
vergul izohlanayotgan voqea-hodisa, narsalarning tartib raqami qavs bilan ajratilgan
so‘z, birikma va gaplardan so‘ng qismlari mazmunan farqlanuvchi qo‘shma gaplar
tarkibida ishlatiladi.
Masalan: Talabaning majburiyatlari:
1) o‘quv yurti Nizomiga amal qilish;
2) dars va boshqa o‘quv mashg‘ulotlarida faol qatnashish va boshqalar.