Конспект лекций Управление организацией, включая курс «Менеджмент качества» для студентов дневной и заочной форм обучения

3 Содержание коммуникаций


Коммуникация - это процесс обмена мыслями и информацией между ее участниками, ведущий к достижению взаимопонимания.
Способность к коммуникациям - умение говорить, слушать, писать, читать - одна из важнейших способностей человека. У большинства людей коммуникации занимают до 70 % времени. Именно коммуникации позволили человечеству создать громадный арсенал знаний. Примерно 80 % времени руководителей всех уровней расходуется на те или иные виды коммуникаций.
Термин «коммуникация» является производным от латинского слова, означающего «общее» или «разделяемое всеми». Если человек не сумел достигнуть взаимопонимания с теми, с кем хотел наладить контакты, значит, коммуникация не состоялась. Когда преподавателю не удается донести до слушателей основную мысль своей лекции, коммуникацию тоже следует считать несостоявшейся.
Цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Ключевыми элементами коммуникации являются следующие:

1. 
   Социальный контакт, т.е. непосредственное или опосредованное общение между людьми.
   

1. 
   Общее средство - это способ передачи информации, чаще всего язык общения - английский, русский, другой.
   

2. 
   Передача - физическое введение информируемого сообщения на основе различных эффективных способов. Это требует устранения существующих физических препятствий («не видит», «не слышит», «не чувствует» и т.д.).
   
3. 
   Понимание, т.е. сообщение должно быть эффективно получено, эффективно интерпретировано и понято. Это значит, что коммуникация не монолог, а, по крайней мере, диалог, это взаимное общение, у
   

Коммуникационный процесс состоит из нескольких взаимосвязанных этапов:

1. 
   Генерация желания передать сообщение.
   

1. 
   Выбор канала коммуникации.
   

2. 
   Передача сообщения.
   
3. 
   Декодирование или интерпретация.
   

Эти этапы можно иллюстрировать в виде простой модели процес-ои коммуникаций (рис. 8.1):

Рисунок. 8.1. Коммуникативный процесс


1. Возникновение потребности в коммуникации. Инициатор решает, какую информацию нужно передать, сообщать.
2. Выбор канала. Канал должен быть совместимым с типом символов,
использованных для кодирования. К общеизвестным каналам относятся
речь и письменные сообщения, средства связи, включая компьютерные сети,
электронная почта и др.
Если канал не слишком соответствует цели коммуникации, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Поэтому выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом.

3. 
   Передача сообщения, используя канал для его доставки.
   

3. 
   Интерпретация сигналов, т.е. перевод символов отправителя в систему ценностей получателя. Если символы отправителя такие же, как и у получателя, коммуникация состоялась.
   

По содержанию коммуникационных каналов взаимодействие между элементами управленческой структуры может быть информационным, административным и техническим.
В рамках информационного взаимодействия субъекты управления обмениваются сведениями, которые могут быть официальными ж неофициальными. В процессе административного взаимодействия вышестоящие организации передают нижестоящим управленческим звеньям полномочия и ответственность, распоряжения, инструкции и т.д. По назначению административное взаимодействие бывает координационным и интеграционным. С помощью первого осуществляется добровольное согласование интересов звеньев управления, с помощью второго - объединение элементов управленческой структуры в единое целое.
Техническое взаимодействие между субъектами управленческой структуры реализуется путем их участия в подготовке и проведении совещаний, переговоров, обмен опытом, сборе, фиксации, хранении различных документов.
По характеру взаимодействие в организациях может быть прямым, которое основано на контактах сторон, и косвенным, при котором одна из сторон создает условия для выполнения другой стороной действий без каких-либо команд.
Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует промежуточное звено, говорят о непосредственном взаимодействии, но в большинстве случаев субъекты взаимодействуют опосредованно, т.е. через кого-либо.
Осуществление взаимодействия через одно центральное звено Означает, что коммуникационное структура является централизованной, а само это звено является не только посредником, но и источником и контролером коммуникаций. В то же время структура коммуникаций может быть и полицентричной или децентрализованной, когда большая часть информации минует центральное звено.
Коммуникационные каналы внутри организации могут быть формальными и неформальными. Первые связывают между собой должности или подразделения, вторые - частных лиц.
Если коммуникационные каналы связывают элементы управленческой структуры различных ее уровней, они являются вертикальными, а если одного - горизонтальными.
В организациях, где занято более двух человек, коммуникационные каналы объединяются в так называемые сети, столь же многоуровневые, как и сама организационная структура. На практике можно ИМ делить три вида коммуникационных сетей: открытые, закрытые и комбинированные.
В открытых сетях движение информации может быть остановлено, потому что оно попадает в тупик, т.е. к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала. В замкнутых сетях тупики отсутствуют, либо могут быть обойдены. Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа.