Kutubxona-axborot faoliyati

3. Hujjatlar ilmiy va amaliy qiymatini ekspertiza qilish.
Hujjatlarni ekspertiza qilishdan maqsad ularni saqlash muddatini aniqlash va davlat arxivida saqlab turish uchun tanlab olishdir. Davlat arxivlarida saqlash uchun ilmiy, amaliy ahamiyatga ega bo‘lgan, kelgusida tarixchi va tadqiqotchi - olimlar tomonidan tarixiy asarlar yozish uchun foydalaniladigan hujjatlar tanlab, saylab olinadi.
Xo‘jalik idoralarining amaliy, kundalik ishi uchun vaqtincha, masalan, 1-1,5 yil kerak bo‘ladigan hujjatlar muddati bitganidan keyin yo‘q qilinadi.
Hujjatlarning ilm-fan uchun kerak yoki kerak emas qilib ajratishning o‘z tartib qoidalari bor. Ular quyidagilardir:
1. ekspertiza o‘tkazishda hujjat mazmuni va uning ahamiyati alohida hisobga olinadi.
2. Arxivda o‘z jamg’armasini tashkil qilgan idora yoki tashkilotning ham ahamiyatini hisobga olish ekspertiza paytida muhim bo‘lib hisoblanadi. Masalan davlatchilik nuqtai - nazaridan tutgan mavqeiga qarab hujjatlar ahamiyati, o‘z-o‘zidan ma`lumki bir xil bo‘la olmaydi.
3. Hujjatlarning paydo bo‘lgan vaqti, joyi va voqeaning ahamiyati ham ekspertizadan hujjatlarni o‘tkazishda muhim ahamiyatga egadir.
4. Hujjatlarning qaysi muallifga tegishli ekanligi va ana shu jihatni aniqlash ham ekspertizadan o‘tkazishda muhim ahamiyatga egadir.
5. Ma`lumotning takrorlanishi. qaror, buyruq, hisobot, ko‘rsatma va boshqa hujjatlar ko‘plab idoralarda takrorlanadi. Bunday jamg’armadan asl nusxa tanlab olinadi, qolganlari yo‘q qilinadi.
6. Arxiv jamg’armasi hujjatlarining qanday darajada saqlanganligi. Jamg’armada hamma kerakli hujjatlar to‘la saqlanmagan bo‘lsa, yo‘q qilinishi kerak bo‘lgan ikkinchi darajali hujjatlar (kopiyalar) ham arxivda saqlash uchun qoldiriladi. Masalan, idoraning yillik rejasi, hisoboti yo‘q, shu sababdan oylik, kvartal reja, hisobotlar ularning o‘rniga qoldiriladi.
7. Hujjatlarning ahvoli ham xisobga olinadi. Yomon saqlash yoki tabiiy ofat natijasida hujjatlarning o‘qib bo‘lmaydigan darajaga kelib qolganligi, qog’ozning chirib, siyohlarning uchib ketganligi va boshqa hollarda ikkinchi darajali hujjatlarni yo‘q qilmay saqlab qolish talab qilinadi.
8. Hujjatlarning yozilgan materiali, tili va badiy xususiyatlari . Hujjatning mazmuni qiziqarli emas, yoki ikkinchi darajali, saqlashga arzimas bo‘lsa ham, lekin qimmatli rasmlar chizilgan bo‘lsa, yoki qog’ozga emas, teriga yozilgan qadimgi hujjat bo‘lsa, arxivda saqlash uchun qoldirilishi kerak bo‘ladi.
Biz yuqorida ekspertizadan o‘tkazishning umumiy qoidalari haqida fikr yuritdik. ekspertiza ikki joyda arxivlarda va joylardagi idora arxivlarida o‘tkazilishini hisobga olsak, keyingisining tartibi bilan tanishmoq juda qiziqarli bo‘lib hisoblanadi. Idoralar arxivlarida ekspertiza o‘tazilishida idora bo‘limlari, ish yurituvchilar hujjatlarni 2-3 yil o‘tganidan keyin idora arxivlariga topshiradilar. Bu arxivda doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlar jamlanadi. Ana shu arxivlardan davlat arxiviga doimiy - saqlanadigan qimmatli hujjatlarni topshirish uchun hujjatlar ekspertizasi o‘tkaziladi. Bu ishga ijodiy yondashish talab qilinadi. Yuqorida ta`kidlab o‘tilganidek, arxiv jamg’armalari tarkibidan kelib chiqib, ayrim hollarda vaqtincha saqlanadigan ikkinchi darajali hujjatlarni ham doimiy saqlash uchun qoldirishga to‘g’ri keladi. ekspertiza hujjatlarini saqlash muddati ko‘rsatilgan ro‘yxat (perechen) asosida belgilanadi.