Kutubxona-axborot faoliyati

2. Hujjatlarni saqlash muddati ko‘rsatilgan ro‘yxatlar
Hujjatlarni saqlash muddatini aniqlash juda murakkab ish bo‘lib hisoblanadi. SHuning uchun respublika tashkilotlaridagi, vazirliklardagi yuqori malakali mutaxasislar hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilaydilar. Mana shunday ma`lumotnoma hujjatlarni saqlash muddati ko‘rsatilgan ro‘yxat deb ataladi. Bu ro‘yxatlar kitob shaklida ko‘paytirilib, barcha tegishli idoralarga, arxivlarga tarqatiladi.
Bunday hujjatlar ro‘yxatining tuzilishi idoradagi arxivlarda, davlat arxivlari tomonidan ekspertiza o‘tkazilishini osonlashtiradi. SHu ro‘yxatlarga qarab hujjatlar ekspertizasi o‘tkaziladi, ya`ni ular doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarga ajratiladi. Doimiy saqlanadigan hujjatlar idora arxivlaridan, ya`ni joriy arxivdan davlat arxiviga topshiriladi.
Hujjatlar ekspertizasini o‘tkazish uchun idoralarda ekspertiza komissiyasi tuziladi. Bu komissiya idoraning arxivga aloqador xodimlaridan idora boshlig’ining buyrug’iga asosan tashkil qilinadi. Ular hujjatlar ekspertizasini, ya`ni hujjatlarni saqlash muddatini ro‘yxat yordamida va ekspertiza qoidalariga asosan aniqlashadi. Doimiy saqlanadigan hujjatlar uchun alohida ro‘yxat tuziladi. Saqlash muddati tugagan, ikkinchi darajali hujjatlar yo‘q qilishga ajratiladi. Yo‘q qilinishi kerak bo‘lgan bu hujjatlar uchun maxsus dalolatnoma tuziladi. Bu hujjatlarni yo‘q qilish dalolatnomalari Davlat arxivlari huzurida mavjud bo‘lgan ekspert - tekshiruv haya`tiga tasdiqlash uchun topshiriladi.
Bu tekshiruv komissiyasi yuqori malakali arxivchilardan tuzilgan bo‘ladi. Ular idora ekspertiza komissiyasi tuzgan dalolatnomani sinchiklab o‘rganib, tahlil qilib chiqadi. Xatolarga yo‘l qo‘yilgan bo‘lsa, tasdiqlamay, ularni bartaraf etishni talab qiladi. Masalan, arxiv jamg’armasi to‘la saqlanmagan bo‘lsa, ikkinchi darajali hujjatlarni ham doimiy saqlanadigan hujjatlar ro‘yxatiga o‘tkazishni talab qiladi. Davlat arxivining ekspertiza-tekshiruv hay`atlari ekspertiza qoidalari nuqtai nazaridan kelib chiqib idora ekspert komissiyasi dalolatnomasini tasdiqlaydi. Shunday qilib, idoralar uz hujjatlarini yo‘q qilish huquqiga ega emas. Bunday huquq faqat Davlat arxivlariga berilgan.