(Arxiv fondlari) ro‘yxati – saqlangan, nafaqaga olingan va kirilayotgan arxiv fondlarining rasmiy nomlari ro‘yxati, ularga berilgan raqamlarning ko‘tarilish tartibiga kiritilgan ro‘yxat hujjati.
Ajratish – matnli hujjat qismining nusxasi.
Akt -bir necha shaxs tomonidan tuzilgan va aniqlangan faktlar yoki voqealarni tasdiqlovchi hujjatdir.
Aniq taklif – bu faqat bitta mumkin bo‘lgan mijoz (xaridor) uchun tuzilgan taklif bo‘lib, etkazib beruvchining ushbu taklif bilan bog'liq bo‘lgan davri ko‘rsatilgan.
Anketa – bu ma'lum bir mavzu bo‘yicha savollar va ularga javoblar (yoki javoblar) uchun joyni o‘z ichiga olgan ekran matni bo‘lgan hujjat.
Arxiv – foydalanish maqsadida arxiv hujjatlarini qabul qilib oladigan tashkilot yoki uning tarkibiy qismi.
Arxiv buxgalteriya hujjatlari – buxgalteriya bo‘linmalarida arxiv hujjatlarining qabul qilinishi, saqlanishi, soni, tarkibi va holatini qayd etuvchi belgilangan shakldagi hujjatlar to‘plami.
Arxiv fondi – tarixan va (yoki) mantiqan o‘zaro bog'liq bo‘lgan arxiv hujjatlarining to‘plami.
Arxiv fondiga tarixiy ma'lumot bu fond yaratuvchisi va arxiv fondining tarixi – uning hujjatlari va ilmiy-ma'lumotnoma apparatlari tarkibi va mazmuni haqida qisqacha ma'lumotni o‘z ichiga olgan hujjatdir.
Arxiv guvohnomasi – bu yuridik kuchga ega va so‘rov mavzusi to‘g'risidagi arxiv ma'lumotlarini o‘z ichiga olgan, hujjatlarni qidirish ma'lumotlarini ko‘rsatadigan rasmiy hujjat.
Arxiv hujjati – saqlanadigan yoki saqlanishi kerak bo‘lgan, jamiyat uchun muhimligi va egasi uchun teng qiymatga ega bo‘lgan hujjat.
Arxiv hujjatining ahamiyati bu arxiv hujjatining madaniy, ilmiy, iqtisodiy va siyosiy ahamiyatini belgilaydigan xususiyatlari.
Arxiv hujjatlari davlat saqlanishi – arxiv hujjatlari, kutubxonalar va muzeylarning qo‘lyozma bo‘limlari tomonidan amalga oshiriladigan doimiy saqlanish.
Arxiv hujjatlari sharhi – bu arxiv hujjatlarining tarkibi, tarkibi va qidiruv ma'lumotlari to‘g'risidagi tizimli ma'lumotlarni o‘z ichiga olgan arxiv hujjatlari, zarurat tug'ilganda, ularni manbali tahlil qilish orqali to‘ldiriladi.
Arxiv hujjatlaridan foydalanish – arxiv hujjatlaridagi ma'lumotlardan madaniy, ilmiy, siyosiy, iqtisodiy maqsadlarda foydalanish va fuqarolarning qonuniy huquqlari va manfaatlarini ta'minlash.
Arxiv hujjatlariga kirish – me'yoriy hujjatlarda ko‘zda tutilgan arxiv hujjatlaridan foydalanish shartlari.
Arxiv hujjatlarini buxgalteriya hisobi – buxgalteriya bo‘limlarida arxiv hujjatlarining soni va tarkibini belgilash va har bir buxgalteriya bo‘linmasining muayyan kompleksga tegishliligini va buxgalteriya hujjatlarida ularning umumiy sonini aniqlash.
Arxiv hujjatlarini hisobga olish birligi – arxivdagi hujjatlar sonini o‘lchash birligi.
Arxiv hujjatlarini idoraviy saqlash – arxiv hujjatlarini idoraviy arxivlarda saqlash, davlat va munitsipal tashkilotlar tomonidan normativ hujjatlarda belgilangan muddatda amalga oshiriladi.
Arxiv hujjatlarini nashr qilish – hujjatlarni belgilangan qoidalarga muvofiq nashrga tayyorlash.
Arxiv hujjatlarini saqlash – hujjatlarning oqilona taqsimlanishi va saqlanishini ta'minlash.
Arxiv hujjatlarini saqlash birligi bu jismoniy jihatdan ajratilgan hujjat yoki mustaqil ahamiyatga ega hujjatlar to‘plami bo‘lgan buxgalteriya hisobi va tasniflash birligidir.
Arxiv hujjatlarini saqlash rejimi – bu hujjatlarning saqlanishini va ularning bajarilishini nazorat qilish uchun arxivlarda yaratilgan harorat-namlik va sanitariya sharoitlarining to‘plamidir.
Arxiv inventarizatsiyasi – arxiv fondini saqlash, yig'ish birliklarining muntazam ro‘yxatini o‘z ichiga olgan arxiv ma'lumotnomasi, ularni hisobga olish va ularning mazmunini oshkor qilish uchun mo‘ljallangan.
Arxiv ishi – bu arxiv hujjatlarini saqlash va ulardan foydalanishni tashkil etishni ta'minlaydigan faoliyat sohasi.
Arxiv katalogi – tanlangan tasniflash sxemasiga muvofiq arxiv hujjatlari to‘g'risidagi ma'lumotlar joylashgan arxiv katalogi.
Arxiv kolleksiyasi – turli xil fondlarni yaratuvchilar faoliyatida shakllantirilgan va bir yoki bir nechta mezonlar bilan birlashtirilgan hujjatlar to‘plami.
Arxiv ma'lumotnomasi – bu arxiv kollektsiyalari va (yoki) arxiv hujjatlari to‘g'risidagi ma'lumotlarni qidirish uchun mo‘ljallangan ma'lumotnoma.
Arxiv nusxasi – yuzta qidiruv ma'lumotlarini ko‘rsatuvchi arxiv hujjati matni yoki tasvirini aks ettiruvchi rasmiy arxiv hujjati.
Arxivlararo katalog – bir nechta arxiv hujjatlari to‘g'risidagi ma'lumotlarni o‘z ichiga olgan arxiv katalogi.
Arxivni olish – arxivni o‘z profiliga va amaldagi qonun hujjatlariga muvofiq hujjatlar bilan muntazam ravishda to‘ldirish.
Arxivni saqlash – arxiv hujjatlarini saqlash uchun maxsus jihozlangan xona.
Asl hujjat – bu hujjatning asl nusxasi.
Asl hujjat – hujjat, muallif haqida ma'lumot, uni yaratish vaqti va joyi, hujjatning o‘zida saqlangan yoki boshqa tarzda aniqlangan, uning kelib chiqishi ishonchliligini tasdiqlaydi.
Aspekt – bu hujjat qidirilayotgan yoki undan kerakli ma'lumot olinadigan nuqtayi nazar.
Audiovizual hujjat – vizual va audio ma'lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjat.
Aylana xat – bir manbadan bir nechta manzillarga yuborilgan xat.
Bepul taklif – majburiyatsiz taklif. Agar mijoz bunday taklif shartlarini qabul qilsa, bitim tuzilgan hisoblanadi.
Birgalikdagi Arxiv fondi – ikki yoki undan ortiq fond yaratuvchilarning tarixiy aloqalari bo‘lgan hujjatlaridan tashkil topgan arxiv fondi.
Birlashtirilgan hujjatlar shakllarining hisobot kartasi – foydalanishga ruxsat berilgan hujjatlarning yagona shakllari ro‘yxati.
Biron bir hujjatga tegishli bo‘lgan ma’lumot – har qanday ish bilan bog'liq hujjatlar.
Boshlang'ich hujjat – ma'lum bir masalani ko‘rib chiqish uchun xizmat qilgan hujjat.
Buyruq – bu boshqaruv organining (uning tarkibiy bo‘linmasi) rahbari buyruqlar birligi asosida ishlaydigan, ushbu organ oldida turgan asosiy va tezkor vazifalarni hal qilish uchun chiqaradigan huquqiy hujjat. Ba'zi hollarda, bo‘ysunishidan qat'i nazar, bu keng doiradagi tashkilotlar va mansabdor shaxslarga tegishli bo‘lishi mumkin.
Chiquvchi fayl raqami – jo‘natuvchi tomonidan tasdiqlangan hujjatning ro‘yxatdan o‘tkazish raqami.
Chiquvchi hujjat; yuboriladigan hujjat – bu muassasadan yuborilgan rasmiy hujjat.
Dastur – bu muayyan vaqt oralig'ida korxona yoki korxonaning asosiy faoliyat yo‘nalishlari (sanoat ishlab chiqarishi) yoki asosiy ishlar va sinovlarni o‘tkazish bosqichlari va muddatlari ko‘rsatilgan hujjat.
Davlat siri – uning tarqalishi Rossiya Federatsiyasining xavfsizligiga zarar etkazishi mumkin bo‘lgan harbiy, tashqi siyosat, iqtisodiy, razvedka, kontril-razvedka va tezkor-qidiruv faoliyati sohasida davlat tomonidan himoya qilinadigan ma'lumotlar.
Da'vo arizasi – aybdor taraf tomonidan ilgari tuzilgan shartnomalar va har xil majburiyatlarni bajarmagan taqdirda yuborilgan xat.
Direktiv hujjat – yuqori organlarning majburiy ko‘rsatmalarini o‘z ichiga olgan hujjat.
Doimiy saqlash hujjati – me'yoriy hujjatlar va boshqa huquqiy hujjatlarga muvofiq cheksiz horlamani belgilaydigan hujjat.
Doimiy saqlash uchun hujjatlarni tanlab qabul qilish – tashkilotlarning ayrim turlarini yoki bir qator tashkilotlarning barcha qimmatli hujjatlarini bir hil holatlardan doimiy saqlash uchun qabul qilish.
Ekran hujjati – oldindan bosilgan standart matn (matnning bir qismi) bo‘lgan va uning o‘ziga xos tarkibini to‘ldiradigan hujjat.
Ekspeditsiya – bu hujjatlarni qabul qilish uchun muassasaning maxsus apparati.
Ekspert komissiyalar bu hujjatlarning ekspertizasini tashkil etish va o‘tkazish, ularni davlat saqlashiga tayyorlash va tayyorlash, shuningdek hujjatlarning turli masalalarga to‘g'ri berilishini nazorat qilish va hujjatlar qiymatini ekspertizadan o‘tkazishda uslubiy yordam ko‘rsatish bo‘yicha doimiy komissiyalardir.
Faksimile – texnik vositalar yordamida imzoning aniq nusxasini, qo‘lda yozilgan matnni, faks orqali olingan hujjatlar nusxasini nusxalash.
Film hujjati – kinematik tarzda yaratilgan grafik yoki audiovizual hujjat.
Fondning varaqlari (arxivlangan) – bu arxivlangan fondning nomi, tartib raqami, yuzta kategoriya, horlama joyini ko‘rsatuvchi va ularning soni, xronologik chegaralari, jamg'arma hujjatlari tarkibi va uning dinamikasidagi ilmiy-ma'lumot apparati to‘g'risidagi ma'lumotni o‘z ichiga olgan buxgalteriya hujjati.
Fotosurat hujjati – bu fotosurat shaklida yaratilgan rasmli hujjat.
Foydalanish fondi – bu eskirishni oldini olish maqsadida asl nusxalar o‘rniga foydalanish uchun mo‘ljallangan arxiv hujjatlarining nusxalari to‘plami.
Grafik hujjat – bu grafik hujjat bo‘lib, unda hujjat tasviri chiziqlar, chiziqlar, chiaroskuro orqali olinadi.
Grif – ishbilarmonlik yozishmalarining o‘ziga xos xususiyatini yoki maxsus usulini ko‘rsatuvchi yozuv ("maxfiy", "shoshilinch", "e'lon qilinmasligi kerak", "shaxsan").
Guvohnoma tarkibi – imzo va muhr.
Hisob – biror narsa uchun to‘lanishi kerak bo‘lgan summani ko‘rsatadigan hujjat.
Hisob – bu ma'lum bir pul mablag'larini (materiallar, asboblar, mahsulotlar, binolar va boshqalar) ma'lum bir tashkilotga yoki shaxsga o‘tkazilishini aks ettiruvchi va u bilan pul hisob-kitoblarini o‘z ichiga olgan buxgalteriya hujjati.
Hisobot – yuqori tashkilotga mansabdor shaxs sifatida taqdim etilgan ishlarni tayyorlash va o‘tkazish, rejalar, vazifalar, xizmat safarlari va boshqa tadbirlarni bajarish natijalari to‘g'risidagi ma'lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjat.
Hisobot kartasi – ma'lum bir tartibda tuzilgan har qanday ko‘rsatkichlar ro‘yxati (masalan, T. hisobot, T. akademik ko‘rsatkichlar).
Hisobot xati – har qanday muammoni kompilyatorning xulosalari va takliflari bilan belgilab beradigan rahbariyat nomiga yo‘llangan hujjat.
Hujjat – moddiy vosita to‘g'risidagi huquqiy ma'lumot.
Hujjat fondi – yuridik yoki jismoniy shaxsning faoliyatida shakllanadigan hujjatlar to‘plami.
Hujjat qoralamasi – bu muallif yoki muharrirning matni ustida ishini aks ettiruvchi qo‘lda yoki yozuvda yozilgan hujjat.
Hujjat loyihasi ko‘rib chiqish uchun mo‘ljallangan hujjatning dastlabki versiyasidir.
Hujjat muallifi – hujjatni tuzgan jismoniy yoki yuridik shaxs.
Hujjat namunasi shakli – bu maydonni, formatlarni, maydonlarning o‘lchamlarini, tarkibiy panjara qurilishiga qo‘yiladigan talablarni va asosiy tafsilotlarni belgilaydigan hujjat tuzish modelidir.
Hujjat qiymatining ekspertizasi – qabul qilingan mezonlar asosida davlat saqlash uchun hujjatlarni tanlash yoki ularni saqlash muddatlarini belgilash.
Hujjat rekvizitining doimiy qismi – bu uni tayyorlash jarayonida qo‘llaniladigan hujjat shaklida mavjud bo‘lgan rekvizitning o‘zgarmas qismi.
Hujjat rekvizitining o‘zgaruvchan qismi bu hujjat to‘ldirilganida hujjat shakliga kiritilgan hujjat rekvizitining o‘zgaruvchan qismidir.
Hujjat shakli – ma'lum bir ketma-ketlikda joylashgan rasmiy yozma hujjat tafsilotlarining to‘plami.
Hujjat shakli – rasmiy yozma hujjat muallifini tasdiqlovchi tafsilotlar to‘plami.
Hujjat to‘g'risidagi qaror boshliqdan ijrochiga hujjatni bajarish mohiyati va muddatlari to‘g'risida yozma ko‘rsatma hisoblanadi.
Hujjat; hujjatlashtirilgan ma'lumot – jismoniy identifikatsiyalashga imkon beradigan tafsilotlar bilan jismoniy muhitda qayd etilgan ma'lumotlar.
Hujjatdagi imzo – hujjat mansabdor shaxsining yoki hujjat muallifining haqiqiyligini tasdiqlovchi yoki hujjat nusxasini tasdiqlovchi imzosi.
Hujjatga kirishni cheklash uchun to‘siq – bu hujjatning foydalanuvchilar doirasini cheklaydigan ma'lumotlarning o‘ziga xos xususiyatini ko‘rsatadigan rasmiy hujjatning rekvizitidir.
Hujjatlar aylanishi – hujjatlar yaratilish yoki qabul qilingan paytdan boshlab, ularni bajarish yoki jo‘natish tugagunga qadar tashkilotda harakatlanish.
Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish – ish oqimini tashkil qilish, hujjatlarni saqlash va tashkilotning joriy faoliyatida foydalanish.
Hujjatlar tizimi – hujjatlarni yaratish, bajarish va bajarish bo‘yicha muassasa tomonidan qabul qilingan tartib.
Hujjatlar tizimi – kelib chiqishi, yo‘nalishi, maydoni, faoliyat sohasi, ularni loyihalashga bo‘lgan umumiy talablar asosida o‘zaro bog'liq hujjatlar to‘plami.
Hujjatlarni depozitariyda saqlash – hujjatlar egasi va tegishli arxiv, muzey, kutubxona o‘rtasidagi kelishuv bilan belgilanadigan shartlarda Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi arxiv hujjatlari arxivi, muzeyi, arxiv hujjatlari saqlanadigan mulk egasi bilan arxiv hujjatlariga saqlash.
Hujjatlarni doimiy saqlash – hujjatlarni arxiv muassasasida, davlat muzeyida, kutubxonasida cheksiz saqlash.
Hujjatlarni fondlash – hujjatlarni arxiv kolleksiyalari va arxiv kollektsiyalari o‘rtasida taqsimlash.
Hujjatlarni rasmiylashtirish – belgilangan shaklda hujjat to‘g'risida ishonch ma'lumotlarini yozib olish, uni yaratish, yuborish yoki olish faktini qayd etish.
Hujjatlarni rasmiylashtirish indeksi; hujjatni ro‘yxatdan o‘tkazish raqami – ro‘yxatdan o‘tgandan keyin hujjatga berilgan raqamli yoki harf-raqam belgisi.
Hujjatlarni rasmiylashtirish qoidalari – hujjatlarni rasmiylashtirish tartibini belgilaydigan talablar va normalar.
Hujjatlarni sug'urta qilish fondi – bu juda qimmatli va noyob hujjatlarning sug'urta nusxalari to‘plami.
Hujjatlarni yo‘q qilish uchun ajratish, amaliy, ilmiy yoki ijtimoiy ahamiyatini yo‘qotgan hujjatlarning ilmiy va amaliy ahamiyatini tekshirish paytida aniqlash va yo‘q qilish uchun tanlash.
Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish – hujjatlarni o‘z vaqtida bajarilishini ta'minlaydigan harakatlar majmui.
Hujjatlarning fizikaviy va kimyoviy xavfsizligini ta'minlash – ilmiy-texnik vositalar va hujjatlarni qabul qilish, tiklash, konservatsiya qilish, biokimyoviy himoya qilish va ko‘paytirish usullarini ishlab chiqish, yaratish va amalda qo‘llash.
Hujjatlashtirish – ma'lumotlarni turli xil ommaviy axborot vositalarida qayd etish, ammo belgilangan qoidalarga muvofiq.
Hujjatli axborot tashuvchisi – bu nutq, ovozli yoki vizual ma'lumotlarni birlashtirish va saqlash uchun, shu jumladan o‘zgartirilgan shaklda ishlatiladigan moddiy ob'ekt.
Hujjatli videogramma – katod nurlari naychasining ekranidagi hujjat tasviri.
Hujjatni rasmiylashtirishning individual muddati ‒ tashkilotning tashkiliy-ma'muriy hujjati yoki qarorida belgilangan hujjatni bajarish muddati.
Hujjatni ro‘yxatdan o‘tkazish raqami – ro‘yxatdan o‘tish paytida kiruvchi yoki chiquvchi hujjatga tayinlangan, u ofis indeksining bir qismi bo‘lgan yoki uning o‘rnini bosadigan seriya raqami.
Hujjatning dublikati bu asl hujjatning yuridik kuchga ega bo‘lgan takroriy nusxasi.
Hujjatning nomi – yozma hujjat turining belgilanishi.
Hujjatning nusxasi – bu haqiqiy hujjat va uning barcha tashqi belgilari yoki yuridik kuchga ega bo‘lmagan qismlarining ma'lumotlarini to‘liq aks ettiruvchi hujjat.
Hujjatning qarori – bu mansabdor shaxs tomonidan tayyorlangan va u tomonidan qabul qilingan qarorni o‘z ichiga olgan yozuvdan iborat rekvizit.
Hujjatning qonuniy kuchliligi bu amaldagi qonun hujjatlariga binoan unga berilgan rasmiy hujjatning mulki, uni bergan organ vakolati va qayta ishlashning belgilangan tartibi hisoblanadi.
Hujjatning rekvizitlari rasmiy hujjat dizaynidagi majburiy elementdir.
Hujjatning taqiqlangan sanasi – bundan avvalroq kelib chiqqan hujjatlar ilmiy va amaliy ahamiyatga ega bo‘lgan ekspertizadan o‘tkazilmasligi va yo‘q qilinishi mumkin bo‘lmagan sana.
Hujjatning tasdiqlangan nusxasi – bu hujjat nusxasi, unga muvofiq belgilangan tartibda unga yuridik kuch beradigan zarur tafsilotlar ilova qilinadi.
Hujjatning tashqi belgilari – hujjatning shakli va hajmini, saqlash muhiti, qayd qilish usuli, dizayn elementlarini aks ettiruvchi belgilar.
Hujjatning yagona shakldagi xizmat ko‘rsatish sohasi – bu hujjatni saqlashning texnik vositalariga mahkamlash, shuningdek maxsus tasvirlarni qo‘llash uchun mo‘ljallangan birlashtirilgan hujjat zonasi.
Hujjatning yagona shakldagi zonasi – bu ma'lum tafsilotlar bilan to‘ldirishni mo‘ljallagan, belgilangan o‘lchamdagi hujjatlashtirilgan shakldagi maydonning bir qismi.
Hujjatning yagona shakli – bu ushbu sohada hal qilinadigan vazifalarga muvofiq tuzilgan va ma'lum bir tartibda axborot tashuvchisida joylashgan tafsilotlar to‘plami.
Ichki hujjat rasmiy hujjat bo‘lib, uni tayyorlagan tashkilotdan tashqariga chiqmaydi.
Ikki nusxadagi hujjat – hujjat nusxalarining nusxalaridan biri.
Ikonografik hujjat – bu asosan san'at asarining, maxsus yoki badiiy fotosurat tasvirini o‘z ichiga olgan hujjat.
Imzo – vakolatli mansabdor shaxsning qo‘l bilan yozilgan imzosi bo‘lgan hujjatning rekvizitidir.
Indeks – ob'ektlar, nomlar, ob'ektlar haqidagi ma'lumotlarga ega bo‘lgan tizimli ro‘yxat.
Indeks (arxiv) – arxiv hujjatlari ichida ma'lumotlar saqlanadigan ob'ektlar yoki ob'ektlarning nomlarini, ularning qidiruv ma'lumotlarini ko‘rsatadigan tizimli ro‘yxatini o‘z ichiga olgan arxiv katalogi.
Indeksatsiya – indeksni qo‘shish.
Ish – alohida nashrga joylashtirilgan, bitta masala yoki faoliyat sohasiga tegishli hujjatlar to‘plami (yoki hujjat).
Ish hujjatlarining ichki ro‘yxati – hujjatlarning seriya raqamlari, ularning indekslari, ismlari, sanasi, varaqalari raqamlari ko‘rsatilgan ish hujjatlari ro‘yxati bo‘lgan buxgalteriya hujjati.
Ish maktubi – bu yuridik va jismoniy shaxslar bo‘lishi mumkin bo‘lgan ikki muxbir o‘rtasidagi masofani uzatish, ma'lumot uzatish uchun foydalaniladigan hujjat.
Ish tavsifi – xodimning tashkiliy va huquqiy holatini, uning vazifalari, huquqlari, majburiyatlarini tartibga soluvchi va uning samarali ishlashi uchun shart-sharoit yaratadigan huquqiy hujjat.
Ish yuritish; boshqaruv hujjatlari – rasmiy hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish va hujjatlashtirishni ta'minlovchi faoliyat sohasi.
Ish yurutish hajmi – muayyan vaqt davomida tashkilot tomonidan qabul qilingan va u tomonidan yaratilgan hujjatlar soni.
Ishlar indeksi; ishning raqami – tashkilotning ish nomenklaturasidagi ishning raqamli va (yoki) harf-raqam belgisi, uning qoplamasiga nisbatan qo‘llaniladi.
Ishlarning mavjudligini (holatini) tekshirish – saqlash birliklarining haqiqiy sonini arxiv yozuvlaridagi yozuvlarga muvofiqligini, shuningdek jismoniy holatini yaxshilashni, tiklash va zararsizlantirishni talab qiladigan holatlar va hujjatlarni aniqlash.
Ishlarning nomenklaturasi – tashkilotda qo‘zg'atilgan ishlar nomlarining tizimli ro‘yxati, ularning saqlanish muddatlari ko‘rsatilgan, belgilangan tartibda tuzilgan.
Ishni ro‘yxatdan o‘tkazish – ishni belgilangan qoidalarga muvofiq saqlashga tayyorlash.
Ishni shakllantirish – bu ishlarning nomenklaturasiga muvofiq ish bo‘yicha hujjatlarni guruhlash va ish ichidagi hujjatlarni tizimlashtirish.
Ishni taqsimlovchi hujjat – bu ishchilar o‘rtasida ish taqsimoti, ishlab chiqarishni hisobga olish va ularga bog'liq ish haqini hisoblash to‘g'risidagi ma'lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjat.
Ishning sarlavhasi – bu ishdagi hujjatlar tarkibi va tarkibi to‘g'risidagi ma'lumotlarning qisqacha ko‘rsatmasi.
Ishonchnoma – o‘z nomidan beruvchiga nomidan har qanday harakatlarni amalga oshirish huquqini beruvchi hujjat.
Izoh – manbaning xulosasi.
Jadval – biror narsaning vaqti, joyi va ketma-ketligi to‘g'risida e'lon.
Jadval – standart hujjat va ish vaqtining aniq ko‘rsatkichlari bilan ish rejasini aks ettiruvchi matnli hujjat.
Jadval – ustunlarga joylashtirilgan matnli yoki raqamli ma'lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjat.
Jamg'arma yaratuvchisi – hujjat fondi shakllantirilgan yuridik yoki jismoniy shaxs.
Jismoniy shaxs – bu fuqarolik huquqiy munosabatlarining ishtirokchisi (fuqarolik huquqlari va majburiyatlarining egasi).
Karta (arxiv) fondi – Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondining arxiv hujjatlarini markazlashtirilgan davlat hisobi uchun mo‘ljallangan arxiv fondi hujjatlarining nomi, soni, tarkibi va saqlanadigan joy to‘g'risidagi ma'lumotlarni o‘z ichiga olgan buxgalteriya hujjati.
Kelishuv – ikki yoki undan ortiq tomonlarning kelishuvini tasdiqlovchi hujjat.
Kiruvchi hujjat – muassasada olingan hujjat.
Kiruvchi xat raqami – qabul qiluvchi tomonidan tasdiqlangan hujjatning ro‘yxatdan o‘tish raqami.
Kompyuterdagi hujjat – ommaviy axborot vositalari va yozuv usullaridan foydalangan holda yaratilgan ma'lumot bo‘lib, uning ma'lumotlarini elektron kompyuterda qayta ishlashni ta'minlaydi.
Ko‘rsatma – bu davlat organi tomonidan, asosan, axborot va uslubiy xususiyatga ega, shuningdek ushbu organ va yuqori boshqaruv organlarining buyruqlari, ko‘rsatmalari va boshqa hujjatlari ijrosini tashkil etish bilan bog'liq masalalar bo‘yicha chiqarilgan huquqiy hujjat.
Kun tartibi – xususiy shaxsga biron bir joyga yoki muassasaga – o‘z vakilini yuborish taklifi bilan rasmiy xabar.
Limit – mablag 'ajratish, materiallar va boshqa narsalarni davlat mablag'laridan ozod qilishning eng katta hajmini belgilaydigan hujjat.
Ma’lumotnoma – aniq faktlar va voqealarni tavsiflovchi va tasdiqlovchi hujjat.
Ma'lumot-ma'lumot fondi – sohaga oid axborot xizmatlarini ko‘rsatish uchun foydalaniladigan bosma va nashr etilmagan ilmiy-texnik hujjatlarning tizimli asarlar to‘plami.
Ma'muriy hujjatlar – ma'muriy va tashkiliy masalalar bo‘yicha qaror qabul qilingan hujjatlar.
Manzil oluvchi – yuboruvchi.
Mashinada o‘qish mumkin bo‘lgan matn – bu maxsus ishlab chiqilgan texnik vositalardan foydalanishni talab qiladigan hujjat.
Matnli hujjat har qanday turdagi harflar yoki ovoz yozish tizimlari tomonidan yozilgan ovozli ma'lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjatdir.
Mavzu indeksi – alifbo tartibida joylashtirilgan asosiy mavzu (tematik) belgilarining indeksidir.
Mavzu katalogi – alfavit tartibida hujjatlarda qayd etilgan ob'ektlar (faktlar, hodisalar, jug'rofiy nomlar) va shaxslar to‘g'risidagi ma'lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjatli materiallar katalogi.
Maxfiylik muhri – tashuvchining o‘zida va (yoki) unga tegishli hujjatlarda yopishtirilgan ma'lumotlarning maxfiylik darajasi ko‘rsatilgan ma'lumotlar.
Maxsus belgilar – maxfiylik darajasi va hujjatlarni rasmiylashtirishning tezkorligi to‘g'risidagi belgilar.
Muxbir – yozishmalar olib borilayotgan muassasa yoki shaxs.
Namunaviy hujjatlar – bir hil masalalarni aks ettiruvchi va bir xil namunalar bo‘yicha tuzilgan hujjatlar.
Narxlar ro‘yxati – narxlar va narxlarni ko‘rsatgan holda ish turlari, xizmatlar, tovarlar va boshqa mahsulotlar turlari ro‘yxati.
Nizom – davlat organlari, idoraning tarkibiy bo‘linmalari, shuningdek unga bo‘ysunuvchi muassasalar, tashkilotlar va korxonalarni tashkil etish va faoliyatining asosiy qoidalarini belgilovchi huquqiy hujjat.
Nizom – davlat yoki tashkilot, muassasa, korxona tomonidan belgilangan va ushbu tashkilotlar, korxonalar yoki boshqaruvning yoki xo‘jalik faoliyatining ayrim sohalarini tartibga soluvchi qoidalar to‘plamini o‘z ichiga olgan huquqiy akt (veterinariya to‘g'risidagi nizom, kurash to‘g'risidagi nizom, intizom xartiyasi, ochiq aktsiyadorlik jamiyatining ustavi, kompaniya ustavi). ma'suliyati cheklanganligi, davlat unitar korxonasi nizomi va boshqalar).
Nomenklatura – buyumlar ro‘yxati.
Normativ hujjatlar – har qanday qoidalar, normalar o‘rnatiladigan hujjatlar.
Normativ-huquqiy hujjat, tashkiliy-ma'muriy hujjat yoki qarorda belgilangan muddat hujjatni rasmiylashtirish muddati hisoblanadi.
Normativ-huquqiy hujjatda belgilangan hujjatni bajarish muddati odatda hujjatni rasmiylashtirish uchun xosdir.
Normativlar – vaqt, moddiy yoki pul mablag'lari ko‘rsatkichlari, birlik birlikda ishlab chiqarilayotgan mahsulotlar ko‘rsatkichlari (mahsulot, operatsiya va boshqalar).
Normalar – biror narsaning belgilangan qiymatlari to‘g'risidagi ma'lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjat (N. ishlab chiqarish, N. biror narsani berish).
Opis – bu qonuniy ravishda rasmiylashtirilgan hujjatlar ro‘yxati.
Oq qog'oz – matni hujjat qoralamasidan ko‘chirilgan yoki tuzatishlarsiz yoki tuzatishlarsiz yozilgan qo‘lda yoki yozuvda yozilgan hujjat.
Ovozli hujjat – bu har qanday tovushni yozib olish tizimida qayd etilgan ovoz ma'lumotlarini o‘z ichiga olgan hujjat.
Protokol – yig'ilishlarda, yig'ilishlarda, konferentsiyalarda va kollegial organlarning yig'ilishlarida muammolarni muhokama qilish va qarorlar qabul qilishning ketma-ket yozuvini o‘z ichiga olgan hujjat.
Qabul qilish – taklifda ko‘rsatilgan shartlar bo‘yicha bitim tuzish, bitim tuzish taklifiga rozilik.
Qabul qiluvchi – oluvchi.
Qaror – hukumat tomonidan ularning vakolatiga oid eng muhim masalalarni hal qilish maqsadida kollegial tartibda qabul qilingan huquqiy hujjat. Qarorlar, shuningdek, bir nechta turli organlar tomonidan chiqariladigan qo‘shma aktlar deb nomlanadi – kollegial va buyruqlar birligi asosida ishlaydigan, davlat organlari va jamoat tashkilotlari va boshqalar.
Qayta aloqa kuponi – biror narsa (ma'lumot, moddiy boyliklar, hujjatlar) olinganligi to‘g'risida xabar beruvchi hujjat.
Qog'ozga ishlov berish – hujjatlarning qoidalarida belgilangan kerakli ma'lumotlarni kiritish.
Qo‘lda yozilgan hujjat – yozuv hujjati, uni yaratishda xat belgilari qo‘lda qo‘llaniladi.
Rasmiy hujjat – yuridik yoki jismoniy shaxs tomonidan yaratilgan, belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va tasdiqlangan hujjat.
Rasmiy hujjat matni – har qanday turdagi harflar yoki hujjatning nutqiy ma'lumotlarini to‘liq yoki ko‘p qismini qamrab oluvchi har qanday ovoz yozish tizimi tomonidan yozilgan ma'lumotlar.
Rasmiy hujjatning asl nusxasi rasmiy hujjatning birinchi yoki bitta nusxasi.
Rasmiy hujjatning sanasi – rasmiy hujjatning zaruriy hujjati bo‘lib, uni yaratish va (yoki) imzolash, tasdiqlash, qabul qilish, tasdiqlash, e'lon qilish uchun ko‘rsatilgan vaqtni o‘z ichiga oladi.
Rasmiy hujjatning sarlavhasi – uning mazmunini umumlashtiruvchi hujjatning rekvizitlari.
Rasmiy hujjatning vizasi – mansabdor shaxsning hujjat mazmuniga roziligini yoki roziligini bildiradigan hujjatning zaruriy shakli.
Ro‘yxatdan o‘tish shtampi – muassasa nomi, ro‘yxatdan o‘tgan sanasi, ro‘yxatga olish indeksi, hujjat joylashtiriladigan ishning o‘lchami ko‘rsatilgan shtamp.
Ro‘yxatdan o‘tkazish kartasi – hujjatlarni muassasaning ofis ishlarida ro‘yxatdan o‘tkazish uchun mo‘ljallangan karta.
Ro‘yxatga olish kitobi buxgalteriya hisobi va qog'oz ishlarida ishlatiladigan narsalarning ro‘yxati (ro‘yxati) (masalan, R. inventarizatsiyasi).
Saqlash manbayi – hujjatlar qabul qilingan yoki arxivda saqlanishi mumkin bo‘lgan yuridik yoki jismoniy shaxs.
Shartnoma – huquqiy munosabatlarni o‘rnatish, o‘zgartirish yoki bekor qilish to‘g'risidagi shartnoma.
Shaxsiy ish – bu shaxs to‘g'risidagi hujjatlarni o‘z ichiga olgan fayl (uning tarjimai holi, ma'lumoti, ishi yoki ijtimoiy faoliyati to‘g'risida).
Shaxsiy kelib chiqishi arxiv fondi – shaxs, oila, urug'ning hayoti va faoliyatida shakllangan arxiv hujjatlaridan iborat arxiv fondi.
Shaxsiy kelib chiqishi to‘g'risidagi hujjat – bu shaxs tomonidan o‘zining rasmiy faoliyati doirasidan tashqarida yoki jamoat vazifalarini bajarish uchun yaratilgan hujjat.
Shikoyat xati – olingan mahsulotlarda yoki bajarilgan ishlarda kamchiliklarni, nuqsonlarni aniqlash to‘g'risida ariza.
Spetsifikatsiya – montaj yoki yig'ish chizmalarining tarkibiy qismi bo‘lgan har qanday mahsulot, tuzilish, o‘rnatish va boshqa qismlarning batafsil ro‘yxatini o‘z ichiga olgan hujjat.
Standart – bir hil mahsulotlar guruhlariga qo‘yiladigan talablarni va zarurat tug'ilganda aniq mahsulotlarga bo‘lgan talablarni, barcha ishlab chiqishni, ishlab chiqarishni va foydalanishni ta'minlaydigan qoidalarni, shuningdek davlat standart tomonidan o‘rnatiladigan boshqa standartlashtirish ob'ektlariga qo‘yiladigan talablarni belgilaydigan me'yoriy va texnik hujjatdir.
Standartlashtirish – qo‘llash uchun majburiy bo‘lgan, belgilangan tartibda qabul qilingan hujjatlarni ishlab chiqish va bajarish uchun maqbul qoidalarga va talablarga binoan ish yuritish jarayonida universal va takroriy foydalanish uchun etkazish.
Stenogramma – stenografiya usuli bilan o‘tkazilgan kollegial organlarning yig'ilishlari, yig'ilishlari va yig'ilishlarida ma'ruzalar, nutqlar va boshqa nutqlarning so‘zma-so‘z yozuvi.
Sug'urta nusxasi (arxiv hujjati) – bu zanjirli yoki noyob arxiv hujjatining nusxasi, unda yo‘qolgan yoki asl nusxasi bo‘lgan taqdirda unda saqlangan ma'lumotlarni saqlash uchun tayyorlangan.
Tabulagram – zararli kartalar, zarbli lentalar va boshqalardan ma'lumotlarni avtomatik qabul qilish asosida tabulyator tomonidan tuzilgan jadval.
Tafsilotlar xizmat hujjatining zarur elementlari.
Taklif – korxona nomidan boshqa korxonaga ma'lum shartlar bo‘yicha u bilan shartnoma tuzishga tayyorligi to‘g'risida yozma ariza; taklif.
Taqdim etish inventarizatsiyasi (kengaytirish) – arxivga fayllarni topshirishda muassasa tomonidan tuziladigan hujjat materiallari ro‘yxati.
Taqdimot (taqdimnoma) – xodimlarni tayinlash, o‘tkazish yoki lavozimga tayinlash to‘g'risidagi taklifni, shuningdek, tashkilotning ba'zi harakatlari va faoliyati uchun tavsiyalarni o‘z ichiga olgan hujjat.
Tarkibi va shtatlari – tashkilotning tarkibiy bo‘linmalari tarkibini va ularning xodimlarining tarkibini tartibga soluvchi huquqiy hujjat.
Tasdiqlash muhri – bu rasmiy hujjatlarning mazmuniga normativ yoki huquqiy xarakter beradigan rasmiy hujjatning rekvizitidir.
Tasdiqlash muhri – uning mazmuni bilan hujjat muallifi bo‘lmagan muassasa yoki uning organining roziligini bildiradigan rasmiy hujjatning rekvizitidir.
Tashkiliy-ma'muriy hujjat – bu ma'muriy va tashkiliy masalalarni, shuningdek davlat organlari, muassasalar, korxonalar, tashkilotlar, ularning bo‘linmalari va mansabdor shaxslarning faoliyatini boshqarish, o‘zaro ta'sirlash, qo‘llab-quvvatlash va tartibga solish masalalarini hal qilishni belgilaydigan yozma hujjat turi.
Tasniflash indeksi bu tasniflash sxemasining tasniflash bo‘linmasi tomonidan belgilanadigan va tizimli va boshqa kataloglarning kartalariga yopishtirilgan belgi (raqamli, alifbo, aralash). Hujjatlar va ishlarga yopishtirilishi mumkin.
Tekshirish varag'i – hujjatlarni shaxsiy ro‘yxatga olish uchun kupon, shu jumladan xat va qaror mavzusi.
Telegram – bu telegraf orqali yuboriladigan turli xil tarkibdagi hujjatlarning umumlashtirilgan nomi.
Teleks – bu teletayp orqali yuboriladigan telegramma.
Teletayp – bu yozuv mashinkasi tipidagi klaviaturaga ega telegraf apparati.
Texnik hujjatlar – qurilish va texnologik dizayn, qurilish, muhandislik qidiruv ishlari va bino va inshootlarni qurish va sanoat mahsulotlarini ishlab chiqarish bo‘yicha boshqa ishlar natijalarini aks ettiradigan hujjatlarning umumlashtirilgan nomi.
Texnologik hujjatlar – texnologik jarayonlarni tavsiflash va bajarish uchun mo‘ljallangan hujjatlarning umumlashtirilgan nomi (chizmalar, spetsifikatsiyalar, xaritalar, ko‘rsatmalar va boshqalar).
Tezaurus – bu ma'lumot olish tilining barcha leksik birliklarini (deskriptorlari) ulanishlari, shuningdek, sinonim tavsifatorlari va tabiiy tilning so‘z birikmalari va so‘z birikmalarining ro‘yxati bo‘lgan lug'at.
Tezislar – hujjat matni yoki nutqning qisqacha mazmuni.
Tushuntirish xati – asosiy hujjatning (reja, hisobot, loyiha) ba'zi qoidalarining mazmunini tushuntiradigan hujjat.
Unifikatsiya – hujjatlarning asossiz xilma-xilligini qisqartirish, ularning shakllari, tuzilishi, til tuzilmalari va ishlov berish, hisobga olish va saqlash operatsiyalarini bir xilligiga etkazish.
Uyushma memorandumi – tomonlar (muassislar) yuridik shaxs tashkil etish va uni tashkil etish, qayta tashkil etish va tugatish bo‘yicha birgalikdagi faoliyat tartibini belgilash majburiyatini olgan yuridik hujjat.
Vaqtincha saqlash hujjati – saqlash muddati belgilangan hujjat, undan keyin yo‘q qilinishi kerak.
Vizual hujjat – bu ob'ekt tasviri bilan ifodalangan ma'lumotni o‘z ichiga olgan hujjat.
Xabarnoma – bo‘lajak tadbir (yig'ilish, yig'ilish, konferentsiya) haqida ma'lumot beradigan va unda ishtirok etish taklifini o‘z ichiga olgan hujjat.
Xat – turli xil tarkibdagi hujjatlarning umumlashtirilgan nomi bo‘lib, ular muassasalar va xususiy shaxslar o‘rtasidagi aloqa vositasi bo‘lib xizmat qiladi.
Xatning ichki manzili – tashkilotning nomi va manzili yoki xat yuborilgan shaxsning familiyasi va manzili.
Xizmat hujjati – bu tashkilotning joriy faoliyatida foydalaniladigan rasmiy hujjat.
Xizmat qiluvchi hujjat – bu faqat kollegial davlat organining rahbari tomonidan chiqariladigan huquqiy akt.
Xizmat xati – bu mansabdor shaxs tomonidan boshqa mansabdor shaxsga yuborilgan har qanday ishning bajarilishi to‘g'risida yozuv.
Xodimlar bilan ta'minlash – bu tashkilotning xodimlar soni, lavozimlar tarkibi va ish haqi miqdorini belgilovchi huquqiy hujjat.
Xulosa – bitta masala bo‘yicha umumlashtirilgan ma'lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjat (takliflar xulosasi, sharhlar, talablar xulosasi va boshqalar).
Xulosa – har qanday hujjat yoki masala bo‘yicha tashkilot, komissiya yoki mutaxassisning fikrlari, xulosalarini o‘z ichiga olgan hujjat.
Yagona davlat ish yuritish tizimi – ishlar ro‘yxatini tuzishning asosiy qoidalari.
Yagona hujjatlashtirish tizimi Yagona qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan, ma'lum bir faoliyat sohasida boshqarish uchun zarur bo‘lgan ma'lumotlarni o‘z ichiga olgan hujjatlar tizimi.
Yaroqlilik muddati bo‘lgan hujjatlar ro‘yxati – saqlash muddati bo‘yicha normativ ko‘rsatmalarni o‘z ichiga olgan hujjatlar turlari va toifalarining tizimli ro‘yxati.
Yozma hujjat matnli hujjat bo‘lib, uning ma'lumotlari harflar turi bilan qayd etiladi.
Yozma hujjat turi – yozma hujjatning hujjatlar tizimiga a'zoligi, ammo mazmuni va maqsadi belgilari bo‘lgan.
Yuridik shaxs – fuqarolik huquqlari va majburiyatlarining mustaqil egasi sifatida ish yurituvchi muassasa, korxona yoki tashkilot.
|
Список (архивных) фондов – учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
Выписка – копия части текстового документа.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Твердое предложение – предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.
Анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.
Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и храпение архивных документов с целью использования.
Учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой.
Историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.
Архивная справка – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.
Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.
Ценность архивного документа – свойства архивного документа, обусловливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.
Государственное хранение архивных документов -постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев.
Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом.
Использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Доступ к архивным документам – предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.
Учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.
Единица учета архивных документов – единица измерения количества документов в архиве.
Ведомственное хранение архивных документов – хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.
Публикация архивных документов – подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами.
Хранение архивных документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
Режим хранения архивных документов – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Архивный каталог – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.
Архивная коллекция – совокупность документов, образовавшаяся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.
Архивный справочник – справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и (или) архивных документах.
Архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием сто поисковых данных.
Межархивный справочник – архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов.
Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.
Архивохранилище – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
Оригинал документа – первоначальный экземпляр документа.
Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Аспект – точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.
Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
Свободное предложение – предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.
Объединенный архивный фонд – архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.
Табель унифицированных форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.
Досье – документы, относящиеся к какому-либо делу.
Инициативный документ – документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.
Номер исходящего дела – регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
Исходящий документ; отправляемый документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.
Программа – документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
Претензионное письмо – письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.
Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное храпение.
Выборочный прием документов на постоянное хранение – прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
Экспедиция – специальный аппарат учреждения для приема документов.
Экспертные комиссии – постоянно действующие комиссии для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а так же для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа.
Факсимиле – воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу.
Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Лист (архивного) фонда – учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, сто категорию, указание места храпения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике.
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа.
Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени.
Гриф – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично").
Состав удостоверения – подпись и печать.
Счет – документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.
Лицевой счет – бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.
Табель – перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).
Докладная записка – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ – информация па материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.
Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Проект документа – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Автор документа – физическое или юридическое лицо, сделавшее документ.
Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Экспертиза ценности документа – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Резолюция на документе – письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Подпись на документе – подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.
Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Система документирования – принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вила, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Депозитарное хранение документов – хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
Постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.
Фондирование документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям.
Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Страховой фонд документов – совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов.
Выделение документов к уничтожению выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками храпения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Обеспечение физико-химической сохранности документов – разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов храпения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов.
Документирование – запись информации на различных носителях, но установленным правилам.
Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения па нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Видеограмма документа – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Регистрационный номер документа – порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Наименование документа – обозначение вида письменного документа.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Запретная дата документа – дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат.
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Служебное поле унифицированной формы документа – зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.
Зона унифицированной формы документа – часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.
Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.
Иконографический документ – документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Указатель – систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.
Указатель (архивный) – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Индексация – проставление индекса.
Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающей условие для его эффективной работы.
Делопроизводство; документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Индекс дела; номер дела – цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Проверка наличия (состояния) дел – установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Формирование дела группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Наряд – документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им заработной платы.
Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Аннотация – краткое изложение первоисточника.
Расписание – объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.
График – текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.
Таблица – документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.
Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.
Физическое лицо – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
Карточка (архивного) фонда – учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда РФ.
Договоренность – документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.
Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.
Номер входящего письма – регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Повестка – официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению – выслать своего представителя.
Лимит – документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и прочего из государственных фондов.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справочно-информационный фонд – совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
Распорядительные документы – документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.
Адресант – отправитель.
Машиночитаемый текст – документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.
Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Предметный указатель – указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
Предметный каталог – каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.
Гриф секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него.
Особые отметки – отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.
Корреспондент – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Типовые документы – документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам.
Прейскурант – перечень видов работ, услуг, продукции товаров и прочего с указанием цен и расценок.
Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий.
Устав – правовой акт, включающий в себя свод правил, установленных государством или организацией, учреждением, предприятием и регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления или хозяйственной деятельности (Ветеринарный устав, Строевой устав, Дисциплинарный устав, устав открытого акционерного общества, устав общества с ограниченной ответственностью, устав государственного унитарного предприятия и др.)
Номенклатура – перечень наименований.
Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
Срок исполнения документа – срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
Нормативы – документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единиц}' (изделие, операцию и т.д.).
Нормы – документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).
Опись – юридически оформленный перечень документов.
Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Акцепт – согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.
Адресат – получатель.
Решение – правовой акт, принимаемый органом государственного управления в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами – коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.
Талон обратной связи – документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Дата официального документа реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Регистрационный штамп – штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, помер дела, в которое будет помещен документ.
Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
Реестр – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).
Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
Контракт – договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
Личное дело – дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
Архивный фонд личного происхождения – архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Рекламационное письмо – заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
Спецификация – документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и прочего, входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.
Стандарт – нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие се разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые госстандартом.
Стандартизация – возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
Страховая копия (архивного документа) – копия особо цепного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.
Табуляграмма – таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.
Реквизиты обязательные элементы служебного документа.
Предложение – письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.
Сдаточная опись (разг.) – опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность их персонала.
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Классификационный индекс – условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.
Контрольный лист – талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.
Телеграмма обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
Телекс – телеграмма, посланная по телетайпу.
Телетайп – телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
Техническая документация – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.
Технологическая документация – обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.
Тезаурус – словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.
Тезисы – краткое изложение текста документа или выступления.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
Унификация – сокращение неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Учредительный договор – правовой акт, в соответствии с которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации и ликвидации.
Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Извещение – документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.
Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Внутренний адрес письма – наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
Служебный документ официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.).
Заключение – документ, содержащий мнения, выводы организации, комиссий или специалиста, по какому либо документу или вопросу.
Единая государственная система делопроизводства – основные положения по составлению номенклатуры дел.
Унифицированная система документации система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Вид письменного документа – принадлежность письменного документа к системе документации, но признакам содержания и целевого назначения.
Юридическое лицо – учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
|
