Mavzu: Hujjatlardagi eng muhim zaruriy qismlar va ularni rasmiylashtirish

Xizmat ma’lumotnomasi – muassasa faoliyatiga doir voqea-hodisalarni rasmiy ravishda aks ettiradi va tasdiqlaydi, axborot xususiyatga ega bo‘lgan xilma- xil ma’lumotlarni o‘z ichiga oladi, zarur hollarda esa raqamli jadvallar ko‘rinishida tayyorlanadi. Xizmat ma’lumotnomasi o‘z navbatida ikkiga – ichki xizmat va tashqi xizmat ma’lumotnomalariga bo‘linadi.
Tashqi xizmat ma’lumotnomasi – muayyan muassasa nomidan yuqori idora yoki mansabdor shaxslarga, ular ko‘rsatmasiga, talabiga muvofiq tayyorlanib jo‘natiladi hamda xos ish qog‘oziga yoki maxsus bosma ish qog‘oziga yoziladi va muassasa rahbari tomonidan imzolanadi.

Rasmiy xizmat ma’lumotnomasida bosma ish qog‘ozidagi yozuvlardan tashqari, yana quyidagi zaruriy qismlar bo‘ladi:

1. Hujjat jo‘natiladigan yuqori idora yoki mansabdor shaxsning nomi.

2. Hujjat nomi (ma’lumotnoma).

3. Ma’lumotnoma matniga sarlavha (xat boshidan yoziladi).

4. Asosiy matn (ma’lumotnomamazmuni).

5. Mansabdor shaxs.

Shaxsiy ma’lumotnomalarning zaruriy qismlari:

Tilxat – pul, hujjat, qimmatbaho buyumlar yoxud boshqa biror narsa olinganligini tasdiqlovchi rasmiy yozma hujjat. Tilxat bir nusxada tayyorlanadi hamda puli va qimmatbaho hujjat sifatida saqlanadi.

Tilxatning asosiy zaruriy qismlari:

1.Hujjatning nomi(tilxat).

2.Matn:
a) tilxat beruvchi shaxsning lavozimi, ismi va otasining ismi, familiyasi.
Tushuntirish xati – xizmat sohasidagi, xizmatga aloqador masalani, uning ayrim jihatlarini yozma izohlovchi va muassasa rahbariga yoki yuqori tashkilotga yo‘llanuvchi hujjatdir.
b) pul, hujjat, buyum yoki boshqa biror narsani beruvchi shaxsning lavozimi, ismi va otasining ismi, familiyasi (zaruriyat bo‘lganda muassasa nomi).
v) pul, hujjat, buyum yoki boshqa biror narsaning nom ivaularni miqdori (zaruriyatbo‘lgandabahosi).
g) olinayotgan buyumning texnik holati.
3.Tilxat berilgan sana.

4.Tilxat muallifining imzosi.
Olinadigan pul miqdori yoki buyumning bahosi va uning soni tilxatda raqamlar bilan ko‘rsatiladi,qavs ichida esa so‘zlar bilan ham berilishi shart. Matn va imzo oralig‘idagi bo‘sh joylar chiziladi. Tilxatdagi yozuvlarni o‘chirish yoki tuzatish mumkin emas, aks holda bunday hujjatning haqiqiyligi shubxa ostiga olinishi mumkin.

Tushuntirish xatining zaruriy qismlari:

1.Hujjat yo‘llanayotgan tashkilot yoki mansabdor shaxsning to‘liq nomi.

2.Hujjatni tayyorlagan muassasa yoki shaxsning to‘liq nomi.

3.Hujjat turining nomi (Tushuntirishxati).

4.Hujjat matni.

5.Imzo.

6.Sana.
Hisobotning zaruriy qismlari:
1. Sarlavhasi: hisobot qaysi davr uchun, qanday bo‘lim yoki shaxs tomonidan berilayapti.

2. Hujjatning nomi (hisobot).

3. Hisobot matni.
4. Lavozimi, ismi va otasining ismining bosh harflari, familiyasi, imzo.

5. Sana.

6. Hisobotni tasdiqlovchi rahbar imzosi.