Министерство высшего и среднего специального образования республики

Виды документов, реквизиты и их оформление

Бухгалтерский документ представляет собой надлежащим образом оформленную деловую бумагу, в которой зафиксированы признаки показатели одной или нескольких хозяйственных операций для отражения их в учете. Документация имеет большое значение в бухгалтерском учете:

• 
  фиксирует в документе признаки и показатели хозяйственных операций, на основе которых формируется исходная информация, используемая для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность организации;
  
• 
  осуществляет неразрывную связь с управлением и организацией хозяйственной деятельности, благодаря чему точно определяются место, время, объект хозяйственной операции, ответственные лица и пр.;
  
• 
  облегчает контроль за совершением хозяйственных операций и тем самым повышает ответственность работников как дающих распоряжение о выполнении хозяйственной операции, так и непосредственно ее выполняющих;
  
• 
  строго разграничивает материальную и моральную ответственность лиц, имеющих к ним отношение;
  
• 
  способствует сохранению материальных ценностей и денег, устраняет обезличку и безответственность при совершении хозяйственных операций;
  
• 
  служит юридическим доказательством в случае разрешения споров
  

с другими организациями в арбитраже и суде как носитель определенной информации.
В бухгалтериях предприятии документы и документ обороты введется на основании Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» утвержденным приказом министра финансов от 23.12.2003 г. № 131, зарегистрированным МЮ 14.01.2007 г. № 1297.
Все хозяйственные операции, проводимые предприятиями, должны оформляться подтверждающими документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
При наличии соответствующих технических средств допускается создавать первичные документы и регистры на машиночитаемых носителях информации. При этом должны соблюдаться требования настоящего Положения и других нормативно-правовых актов.
Первичные документы и регистры, созданные средствами вычислительной техники на машиночитаемых носителях, применяются в бухгалтерском учете при наличии соответствующих обязательных реквизитов. Документ, изготовленный машинным способом, должен быть записан на материальном носителе (магнитном, бумажном), изготовлен и распечатан согласно требованиям настоящего Положения.
В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов. При этом первичный документ и регистр на машиносчитываемом носителе может иметь код лица, ответственного за правильность составления документа. Принадлежность кода конкретному лицу регистрируется предприятием создателем документа на машиносчитываемом носителе, а также, при необходимости, создаются технические, программные средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.
При ревизиях и бухгалтерских экспертизах документ рассматривается
как доказательство правомерности совершения той или иной хозяйственной операции. Законность и обоснованность всех текущих записей в учете подтверждается только документами, а следовательно, ни одна бухгалтерская запись не может быть сделана без документа. В документе должны быть правильно отражены признаки и показатели хозяйственной операции. В документ включается определенная информационная совокупность, состоящая из минимального числа необходимых признаков и показателей: название документа, дата составления, содержание хозяйственной операции и основание ее совершения, показатели, подписи лиц, ответственных за выполнение операции и за правильность ее оформления. В необходимых случаях в документе указываются его номер, название и адрес предприятия (организации), стороны, участвовавшие в совершении хозяйственной операции, оформляемой данным документом. В накопительных документах проставляется также дата записи в тех случаях, когда дата составления доку- мента и дата записи в него хозяйственной операции не совпадают (например, в лимитно - заборной карте и др.).
Информация фиксируется в документах по реквизитам. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе.
Документы классифицируются по ряду признак. По времени заполнения реквизитов, т.е. в зависимости от того, вносится ли в документ исходная информация или информация, которая уже была зафиксирована до этого в каком-либо другом документе, различают первичные и вторичные документы. Например, накладная на отпуск готовых изделий со склада поставщика, вручаемая представителю покупателя, является первичным документом, а платежное требование, выписанное на основе этой накладной,
— вторичным. Как правило, первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции или несколько раньше, но окончательно оформляют в момент ее завершения. Вторичные же документы составляют позже первичных на основе последних.
Первичные документы составляются на бумажных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:
а) наименование предприятия;
б) наименование и номер документа, дата и место его составления; в)наименование, содержание и количественное измерение
хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); г) личные подписи ответственных лиц.
В первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, несут ответственность за своевременность и правильность, достоверность, а также за передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.
Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещается использовать для записей карандаш.
Свободные строки в первичных документах и регистрах подлежат обязательному прочерку.
Руководителем предприятия или лицами, им определяемыми в установленном законодательством порядке, утверждается перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов и учетных регистров.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
При поступлении первичные документы, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных запасов и других активов, должны быть переданы руководителю предприятия или лицу, им определяемому в установленном законодательством порядке, для принятия решения.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:
а) при ручной обработке дату записи в учетный регистр;
б) при обработке на вычислительной установке оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку.
Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в финансовые отчеты, порядок составления которых установлен законодательством Республики Узбекистан.
При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении требований, установленных законодательством Республики Узбекистан.
В тексте и цифрах в первичных документах и учетных регистрах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
Ошибки в первичных документах (за исключением банковских и
кассовых денежных), исправляются следующим образом:
а) зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы;
б) зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
В первичных банковских и кассовых денежных документах исправления не допускаются.
Первичные документы и учетные регистры, микрофильмы или финансовые данные компьютерного учета хранятся не менее трех лет, а финансовая отчетность - в течение срока, определенного законодательством.
Первичные документы, учетные регистры, финансовые отчеты должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных руководителем предприятия или лицами, им определяемыми в установленном законодательством порядке.
Обработанные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
По кратности использования документы делятся на разовые и накопительные. К разовым документам относятся такие, в которых записывается одна хозяйственная операция, к накопительным — документы, в которых отражаются признаки и показатели многих однородных хозяйственных операций и группируются по какому-либо принципу.