Министерство высшего и среднего специального образования республики

Учет материалов на складе и в бухгалтерии

Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации.
К основным первичным документам по учету материалов относятся:

1. 
   Журнал учета поступающих грузов (регистрация на основе транспортных документов).
   
2. 
   Доверенность подотчетным лицом для получения ТМЦ, грузов (агент снабжения, экспедитор).
   
3. 
   Журнал учета выданных доверенностей.
   
4. 
   Приходный ордер (оформление ТМЦ на склад). Составляется в день поступления материалов на склад материально ответственным лицом.
   
5. 
   Акт о приемке материальных ценностей (если есть какие-либо несоответствия: количество, нет документов, качество). Составляется вместо приходного ордера в двух экземплярах в присутствии представителя поставщика или другого незаинтересованного лица. Один экземпляр передается поставщику, один экземпляр - вместо приходного ордера.
   
6. 
   Лимитно-заборная карта - для учета отпуска, расхода материалов. Это ограничение на ту часть МАТЕРИАЛОВ, которую следует выдать со склада кладовщиком цехам подразделениям и др.
   
7. 
   Карточка складского учета (ведется на складе и составляется для каждого номенклатурного номера).
   

Кладовщик указывает:

• 
  остаток материалов на начало месяца;
  
• 
  приход;
  
• 
  выдачу (расход);
  
• 
  остаток на конец месяца.
  

8. 
   Реестр приемки-сдачи документов (отражаются все приходно- расходные документы, которые передаются в бухгалтерию).
   
9. 
   Ведомость учета остатков материалов на складе (в нее попадают данные из карточек складского учета).
   

Приемка груза осуществляется в соответствии с инструкцией «О порядке приемки груза». Если выявлено несоответствие, то комиссия составляет акт о приемке груза. Это основание для предъявления претензий. При автомобильных перевозках акт можно не составлять, а сделать отметку на транспортной накладной. На поступившие материалы получают расчетные документы, которые регистрируются в журнале учета поступивших грузов. Затем эти документы сверяют с договором поставки. Если все в порядке, то производится акцепт и расчетные документы оформляются бухгалтерией для оплаты. Для подотчетных лиц выписывается
приходный ордер: один экз. - в бухгалтерию, один - остается на складе.
Остатки материалов выводятся по формуле:
О конечные = О начальные + П - Р
Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом, которого принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером. С кладовщиком заключают по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
При отсутствии должности заведующего складом его обязанности могут быть возложены на любого работника с его согласия с обязательным заключением договора о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации ТМЦ и передачи их по акту.
Учет движения остатков материалов кладовщик осуществляет в карточках складского учета. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.
Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. В результате склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.
Ведение складского учета материалов допускается также в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.
Организация документооборота по приему и учету материалов - определение перечня и формы первичных документов (если нет нормативно установленных), порядок их оформления, передачи на исполнение и другие вопросы - определяются учетной политикой предприятия.
Приемка и оприходование поступающих материалов и тары под
материалы оформляется на складе приходным ордером (форма №М-4) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).
На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общий итог записывается в приходный ордер.
Вместо приходного ордера приемку и оприходование материалов можно оформлять, проставляя на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штамп с теми же реквизитами, что и в приходном ордере. В этом случае нужно заполнить реквизиты указанного штампа и поставить очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.
При перевозке грузов автотранспортом поступающие материалы принимаются на основе товарно-транспортной накладной (прил. №№1, 2, 3 к Инструкции, рег. МЮ №1382 от 2.07.2004 г.), получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).
Если обнаружено несоответствие поступивших материалов ассортименту, количеству или качеству, указанным в документах поставщика, или – если качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, протечка жидких материалов и т.д.), приемку должна осуществлять специальная комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов (форма №М-7). В состав комиссии должны быть обязательно включены материально ответственные лица предприятия и представители отправителя (поставщика) или представители незаинтересованной организации.
Если составляется приемный акт, приходный ордер не оформляется. Приемный акт также служит основанием для предъявления претензий и
исков к поставщику и (или) транспортной организации.
Иногда в интересах производства материалы направляются непосредственно в подразделение предприятия, минуя склад. Такие партии материалов все равно отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение предприятия. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом). Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения, должен быть оформлен распорядительным документом по предприятию.
Материалы, закупленные подотчетными лицами, приходуются на склад в общеустановленном порядке на основании подтверждающих покупку документов (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.
Материалы на склад могут сдаваться подразделениями. Такая операция оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов (форма
№М-11).
Первичные документы сдают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца.
Поступившие со склада первичные документы по движению материалов в бухгалтерии подвергают проверке, а затем таксированию по твердым учетным ценам. После этого они служат основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета.
В некоторых организациях в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. От карточек складского учета эти карточки отличаются лишь
тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном выражении, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах. Это значительно снижает трудоемкость учета, но и в этом случае учет остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни номенклатурных номеров материалов.
Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский или сальдовый метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета, ведущиеся на складах.
Ежедневно или в другие установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца кладовщик переносит количественные данные об остатках на 1- е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).
Сальдовый метод учета – один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных.
Бухгалтерия предприятия осуществляет только денежный, суммовой учет движения ТМЦ, используя для этого ведомость № 10 «Движение материальных ценностей». Это основной регистр, отражающий движение ТМЦ в группировках, обеспечивающий контроль за сохранностью материалов по местам их хранения; поступление и остатки материалов; расчет фактической себестоимости окончательного расхода материалов, отпуск со складов, остатки ценностей в цехах
Основанием для заполнения ведомости № 10 служат реестры складов или накопительные ведомости .
Выявленные при инвентаризации недостачи товарно-материальных запасов (ТМЗ) отражаются в бухгалтерском учете следующим образом.
Недостача должна быть отнесена на счет виновных (материально ответственных) лиц, а при отсутствии такой возможности — на убытки предприятия.

5.