O‘zbekiston respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi mirzo udug‘bek nomidagi samarqand davlat

Tushuntirish xati xizmat sohasidagi, xizmatga aloqador masalani, uning ayrim jihatlarini yozma izohlovchi va muassasa (bo‘lim) rahbariga (ichki) yoki yuqori tashkilotga (tashqi) yo‘llanuvchi hujjatdir. Ko‘rinadiki, tushuntirish xati xuddi ma’lumotnoma va bildirishnoma singari ichki va tashqi xususiyatga ega. Keyingi holatda, ya’ni tushuntirish xati yuqori tashkilotga berilayotganda, u ko‘pincha biror asosiy hujjat (rejalar, hisobotlar, loyhalar) ga ilova tarzida bo‘lib, mazkur hujjatni umuman yoki ba’zi o‘rinlarini qisman izohlab, tushuntirib beradi. Bu holdagi tushuntirish xati, shuninglek, muassasada bo‘lib o‘tgan voqea-hodisaga, rahbarning ba’zi xatti-harakatiga, rejalashtirilgan ishlarning bajarilmay qolishiga izoh beradi yoki dalillaydi. Demak, bu holda tushuntirish xati mustaqqil hujjat hisoblanmaydi. SHunga qaramay, u muassasaga xos qog‘ozida rashmiylashtiriladi va rahbar tomonidan imzolanadi.
Ichki, boshqacha aytganda, shaxsiy tushuntirish xati asosan xodimlar tomonidan, ba’zan bo‘linmalar rahbarlari tomonidan muassasa rahbari nomiga yoziladi. Unda ish (o‘qish) jarayonida xodim (talaba) tomonidan sodir etilgan ba’zi xatti-harakatlar (ishga yoki o‘qishga kechikish, kedmay qolish, reja yoki ayrim topshiriqni bajarmaganlik, belgilangan tartib-qoidalarga rioya qilmaganlik va boshqalar) hamda ularni keltirib chiqargan sabablar izohlanadi, dalillanadi. Bevosita xodim tomonidan imzolanadigan bunday tushuntirish xatlari oddiy varaqqa qo‘lyozma shaklda ham rasmiylashtirilishi mumkin. SHunday tushuntirish xatlari, odatda, mansabdor (rahbar) shaxsning talabi bilan (rahbarning ismi sharifi, lavozimi hamda o‘z ismi-familiyasini ham ko‘rsatgan holda) yoziladi, chunki keyinchalik bu holat yana takrorlansa, xodim haqida muayyan qarorga kelish, unga nisbatan tegishli intizomiy jazo chorasi qo‘llash yoki dalillar asosida vazirfasidan ozod etish mumkin.
YUqori tashkilotga (tashqi, xizmat yuzasidan korxona yoki muassasa nomidan) yoziladigan tushuntirish xatilari xos ish qog‘ozida rasmiylashtiriladi, tabiiyki, muassasaning to‘liq nomi ushbu ish qog‘ozida aks etadi. Tushuntirish xatining ham zaruriy qismlari va yozilish shakli ham arizaga o‘xshash bo‘ladi. Faqat arizadagidan chiqish kelishigida emas, balki qaraiqich kelishigida rasmiylashtiriladi.
2. SHaxsiy hujjatlar yig‘ma jildi xodim haqida batafsil ma’lumotlar beruvchi (juda ko‘p hujjatlar o‘z ichiga to‘plagan) majmuadir. Unda shaxsiy varaqa-ma’lumotnoma, tarjimai hol, mehnat daftarchasi kabi hujjatlar muhim o‘rin egallaydi.