O‘zbekiston respublikasi oliy va o‘rta maxsus ta'lim vazirligi turon zarmed universiteti «ish yuritish va xodimlarni boshqarish»

Namunaviy hujjatlar boshqaruvning muayyan bir xil vaziyatlari bilan bog’lik, bir-biriga o’xshash va ko’p takrorlanadigan masalalar yuzasidan tuzilgan matnlarni o’z ichiga oladi.
Qolipli hujjatlar odatda, oldindan tayyorlangan bosma ish qogozlariga yoziladi, bunday hujjatlarda ikki turli axborotlar aks etadi. yangi, o’zgarmas va o’zgaruvchi axborotlar. shu ning uchun bu turdagi hujjatlarga nisbatan ko’pincha "yozmoq" emas, balki "to’ldirmoq" so’zi ishlatiladi. shu o’rinda aytish kerakki, hujjatlarning qolipli turlarini kengaytirish ish yuritishni takomillashtirishdagi istiqbolli yo’llaridan biridir. Chunki bunday qilish hujjat matnlarini bir xillikka olib kelish va hujjat tayyorlash uchun ketadigan vaqt hamda mehnatni anchagina tejash imkoniyatini beradi. Qolipli hujjatlarga ish haqi yoki yashash joyi haqidagi ma’lumotnomalar, ayrim dalolatnomalar, xizmat safarlari guvohnomalari va boshqa ko’plab hujjatlarni kiritish mumkin. Xizmat hujjatlari tayyorlanishiga ko’ra muassasa yoki mansabdor shaxslarga tegishli bo’lsa, shaxsiy hujjatlar yakka shaxslar tomonidan yozilib ularning xizmat faoliyatlaridan tashqaridagi yoki jamoat ishlarini bajarish bilan bog’lik masalalarga tegishli bo’ladi.
Asl nusxa har qanday hujjatning asli, birinchi rasmiy nusxasidir. Asl nusxaning aynan qayta ko’chirilgan shakli nusxa deb yuritiladi, odatda nusxaning o’ng tomonidagi Yuqoridagi burchagiga “nusxa”- degan belgi qo’yiladi. Hujjatchilikda shu ningdek, aynan va erkin nusxalar ham farqlanadi. Aynan asl nusxaning barcha xususiyatlarini hujjat zaruriy qismlarining joylashishi mavjud shakliy belgilar matndagi bosma, yozma harf shakllari va shu kabilarni aniq va to’lik aks ettiradi. Erkin nusxada esa hujjatdagi axborot to’laligicha ifodalansada, bu nusxa tashqi xususiyatlari jihatidan bevosita muvofiq kelmaydi, ya’ni erkin nusxada asl nusxadagi muhr o’rniga "muhr" deb, imzo o’rniga "imzo" deb, gerb o’rniga "gerb" deb yozib quyiladi. Ba’zan muayyan hujjatga to’lasiga emas, balki uning bir qismiga extiyoj tugiladi. Bunday xollarda hujjatdan nusxa emas, balki 16 ko’chirma olinadi. Asl nusxa yo’qolgan xollarda hujjatning ikkinchi nusxasi beriladi, ikkinchi nusxa asl nusxa bilan bir xil xuquqiy kuchga egadir.