Позаботиться о получении въездных виз иностранными гражданами

Неотъемлемой частью развития международных связей является прямое взаимодействие с зарубежными коллегами и партнерами путем приглашения иностранных граждан и приемов иностранных делегаций.
При подготовке официальных приемов или приема представителей иностранной компании необходимо учитывать ряд тонкостей, особенностей и нюансов, чтобы продемонстрировать представителям другой стороны степень уважения, признания статуса, а также лучшие качества своей компании.
ПОДГОТОВКА К ПРИЕМУ ИНОСТРАННОЙ ДЕЛЕГАЦИИ

1. 
   Уточнить заранее (за 2-3 месяца) дату и время прибытия, место встречи, продолжительность пребывания, язык переговоров, количество переводчиков, которое необходимо для обслуживания переговоров, и, разумеется, количество и состав участников. За 2 - 3 дня до прибытия делегации все эти моменты еще раз уточняются по факсу или электронной почте.
   
2. 
   Позаботиться о получении въездных виз иностранными гражданами.
   
3. 
   Составить и утвердить программу пребывания делегации. Она должна включать в себя следующие вопросы:
   

• 
  встреча делегации в аэропорту или на вокзале;
  
• 
  размещение в гостинице;
  
• 
  организация питания;
  
• 
  организация транспортного обслуживания;
  
• 
  подготовка переговорного помещения;
  
• 
  экскурсия по предприятию;
  
• 
  культурная программа;
  
• 
  протокольные мероприятия (обед, прием, фуршет и т. п.);
  
• 
  собственно переговоры (время начала и конца, кто отвечает за организацию, какие вопросы необходимо решить).
  

4. 
   Разработать и утвердить смету расходов на прием делегации.
   
5. 
   Решить и продумать вопрос о вручении гостям сувениров или подарков - фирменных или приобретенных.
   

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРИЕМА ИНОСТРАННОЙ ДЕЛЕГАЦИИ

1. 
   Встреча в аэропорту (или на вокзале);
   

Обычно приезжающую группу встречают глава принимающей стороны или секретарь с водителем и, возможно, переводчик. Если гости приезжают впервые, то следует изготовить плакат с названием своей организации или организации гостей. Желательно иметь информацию и о багаже делегации. Вручать цветы не принято; исключение может составить тот случай, когда в группе приехавших есть дама. Тогда можно вручить небольшой букет (цветы вручают в целлофановой упаковке). В момент встречи не принято производить обмен визитными карточками. Встреча прибывшей группы «у трапа самолета» обычно не практикуется, кроме тех случаев, когда приезжает делегация высокого уровня и при наличии реальной возможности для этого.

2. 
   Транспорт;
   

В зависимости от числа членов приехавшей делегации это могут быть одна или две легковые автомашины (наемные или принадлежащие предприятию) или микроавтобус. Также следует определить транспортное средство для перевозки багажа. Обслуживать делегацию на личных автомашинах не рекомендуется.

3. 
   Проживание;
   

Номера в гостинице должны быть заказаны заранее. При этом нужно заранее знать, сколько ожидается мужчин, сколько женщин и есть ли среди них супружеские пары. Бронируя номера, следует выбирать те, что находятся в тихой и спокойной части гостиницы. Размешать в одном номере двоих человек не принято. Номер дамы можно украсить цветами.
Вне зависимости от времени приезда делегации и времени начала переговоров всегда принято сначала доставить гостей в отель, дать им возможность оформить проживание и привести себя в порядок после путешествия. Только после этого можно начать выполнение программы проведения переговоров.

4. 
   Визит вежливости;
   

Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимающей организации. Визит вежливости является ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. Кроме того, в процессе визита вежливости еще раз уточняется программа пребывания, высказываются дополнительные просьбы и пожелания, если они есть.
Визит вежливости длится не более 20-30 мин, через 5-7 мин после его начала можно подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты. Спиртные напитки не подаются. В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры.

5.