GRUPPO DI LAVORO Polo di Campi Salentina, formato dai Comuni di : Arnesano, Campi Salentina, Carmiano, Guagnano, Novoli, Salice Salentino, Squinzano,Trepuzzi e Veglie.
OBIETTIVO individuare i criteri che semplifichino l’impatto comunicativo, la leggibilità, gli aspetti, l’organizzazione testuale e l’impostazione grafica,migliorando la comunicazione migliora anche la qualità dei rapporti tra amministrazioni e cittadini. una comunicazione pubblica più comprensibile per il cittadino, dimostra una particolare sensibilità al tema della chiarezza.
le riunioni del gruppo di lavoro si sono tenute nei giorni 22 gennaio , 4, 9 e 12 febbraio 2004 apportando gradualmente modifiche e integrazioni suggerite in aula dal prof. Renato Di Gregorio. le riunioni del gruppo di lavoro si sono tenute nei giorni 22 gennaio , 4, 9 e 12 febbraio 2004 apportando gradualmente modifiche e integrazioni suggerite in aula dal prof. Renato Di Gregorio.
ANALISI
MODALITA’ Analisi documentale (ricerca delle delibere, determinazioni, volantini, manifesti, lettere, bandi, avvisi pubblici ecc.)Intervista (per completare la conoscenza).Focus group (mettere sul tavolo un tema e farlo sviluppare dai funzionari, dirigenti o amministratori che intervengono al focus group).
La forma tradizionale di redazione degli atti sembra essere considerata una sorta di tabù. In realtà è utile seguire delle regole e degli indirizzi sulla redazione e sulla standardizzazione di atti. La forma tradizionale di redazione degli atti sembra essere considerata una sorta di tabù. In realtà è utile seguire delle regole e degli indirizzi sulla redazione e sulla standardizzazione di atti. Ogni Amministrazione deve adeguarsi alle seguenti norme: Direttiva Funzione Pubblica del 07.2.2002;Direttiva dell’8 maggio 2002;Manuale del Dipartimento della Funzione Pubblica.
3. un linguaggio amministrativo vicino al cittadino. 3. un linguaggio amministrativo vicino al cittadino.4. già di per se la scrittura delle leggi è poco chiara e richiede un lavoro di interpretazione da esperti in materia giuridica. 5. nel comunicare ai cittadini atti aventi valenza esterna, molto spesso si incorre nell’enunciare il numero della legge e l’oggetto in maniera sintetica. Invece sarebbe auspicabile riportare prima l’oggetto completo della legge e dopo l’articolo ed il comma riguardante l’atto.
6. atti dei comuni del POLO risulta che: 6. atti dei comuni del POLO risulta che: Il linguaggio usato contiene molte sigle e abbreviazioni , forme stereotipate (es. unitamente invece di insieme) , soggetti sostituiti da locuzioni avverbiali ( es. di quanto sopra invece il contenuto di...) .
7. le Delibere di Giunta Comunale , di Consiglio Comunale e Determinazioni dei Responsabili di Settore : 7. le Delibere di Giunta Comunale , di Consiglio Comunale e Determinazioni dei Responsabili di Settore : si è portati ad enunciare una lunga premessa nella parte narrativa , un richiamo alle leggi e in seguito, nella parte dispositiva , i relativi provvedimenti, dando più spazio alla parte narrativa e meno alla parte decisionale. Invece sarebbe opportuno iniziare con la Decisione da adottare , dar seguito alla Motivazione ed infine all’ Attenzione richiamando i riferimenti normativi o gli atti adottati in precedenza
8. Gli avvisi pubblici : 8. Gli avvisi pubblici :a) vengono esposti, cioè affissi in luoghi pubblici;b) non hanno un destinatario specifico, ma sono indirizzati a larghe fasce di collaborazione. La prima caratteristica spinge ad evitare di usare come titolo “Avviso Pubblico” dato che il luogo e le circostanze in cui il documento viene letto invitano ad identificarlo subito. E’ importante un buon titolo che catturi l’attenzione del destinatario del messaggio. Esempio: Un manifesto pubblico che fornisca informazioni su conti da pagare, moduli da riempire, denaro da ritirare; L’informazione centrale dovrà essere quella indicante entro quando pagare e come fare , ricordando la regola delle 5W («chi ?», «che cosa ?», «quando ?», «dove ?» e «perché, come ?», )
9. Bisogna semplificare il linguaggio burocratico per vari motivi: 9. Bisogna semplificare il linguaggio burocratico per vari motivi: l’art. 98 della Costituzione: garantire una comunicazione chiara ed univoca.Il Censimento del 1991 rivela :oltre il 60% della popolazione non possiede un grado di istruzione sufficiente a comprendere il linguaggio burocratico.L. n. 241/1990: Un linguaggio semplice e chiaro consente ai cittadini un controllo sull’attività svolta dalla pubblica amministrazione, rende effettivo il principio della trasparenza amministrativa.
PROGETTAZIONE
MODULISTICA DECISIONE: massima precisazione su che cosa l’amministrazione ha deciso nel caso concreto MOTIVAZIONE: PROCEDURE:Ciò che il cittadino destinatario dell’atto deve, eventualmente, fare dopo averlo ricevuto. Per procedura si intende il percorso completo, quindi: quali documenti sono richiesti, cosa bisogna fare, dove si deve andare. FIRMA
Chiedere solo informazioni essenziali E’ necessario che le informazioni richieste al cittadino siano quelle essenziali. Richieste inutili o confuse producono errori e allungamenti dei tempi costringendo il cittadino a ritornare nell’ufficio, gli impiegati a raddoppiare il contatto con gli utenti e così via.
Controllare i concessionari Anche nel caso di concessione di determinati servizi ad altri soggetti (uno degli esempi più evidenti è il caso della concessione del servizio di riscossione dei tributi) è necessario che l’amministrazione controlli la qualità dei moduli.
Formato Per il modulo si dovrà utilizzare un solo formato di carta unificato: l’Uni A4 (210 mm x 297 mm). E’ da escludere qualunque altro formato, soprattutto perché l’utilizzazione di formati diversi rende complicato il trasporto e la conservazione dei documenti, sia al cittadino che all’amministrazione.
Gabbia Il margine sinistro deve essere, indicativamente, almeno a 3 centimetri dal bordo del foglio, per permetterne l’agevole classificazione. Anche il margine destro e quello inferiore non devono essere risicati, in quanto per molte persone è difficile scrivere troppo vicino al bordo. Si deve facilitare la direzione di lettura del modulo, dall’alto al basso e da sinistra a destra, evitando il proliferare di finestre e tasselli che spesso sfuggono al lettore
Intestazione Il nome dell’amministrazione dovrà essere sempre indicato, così come l’ufficio, in posizione costante su tutti i moduli.
Attività formative Corsi di formazione per gli operatori di front-office;Progetti formativi di carattere generale , utilizzando corsi, seminari, incontri, convegni, mirati a far conoscere le finalità della comunicazione, la sua importanza ai fini dell’attività dell’amministrazione; sulla esigenza di adottare a tutti i livelli dell’organizzazione comportamenti che rispondano ai principi di correttezza e di trasparenza nei confronti dei cittadini;
Attività formative Corsi per gruppi di dipendenti di settori omogenei centrati sui rapporti con le diverse tipologie di utenza, sulle tecniche di comportamento e di miglioramento delle relazioni di gruppo, sulle conoscenze e competenze necessarie per migliorare la capacità di comprendere e prevedere i bisogni dell’utenza e di saperne leggere la domanda.
Tempi di realizzazione il progetto può essere completato nel periodo di un anno, attraverso risorse e competenze sia interne che esterne. Nel caso delle risorse esterne si può o fare riferimento a delle apposite strutture di consulenza e/o predisporre degli stage e tirocini da offrire a studenti universitari
Costi di realizzazione Risorse interne per un impiego di 2 giorni settimanali per 3 ore al giorno, gli “straordinari” da pagare ammonterebbero a circa 3 mila € .La retribuzione delle risorse potrebbero essere assegnate attraverso il PEG oppure attraverso la cooperazione di altri enti, quali i comuni associati.La consulenza potrebbe valere 10 mila €
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