Raqamli arxivlar va saqlash tartibi

Arxiv ishini axborotlashtirishni obyekti.

Axborotlashtirish obyekti deganda zamonaviy texnologiyalarni joriy qilinishi natijasida arxiv ishini yo'naltirish va vazifalarni rivojlantirib borish tushuniladi. Hozirgi kunda davlat va tashkilot arxivlarini ishini axborotlash obyektlariga quyidagilar kiradi:

• 
  arxivni butlash va hujjatlar qiymati ekspertizasi;
  
• 
  axborotni izlab topishni engillashtirish maqsadida arxivni barcha hujjatlari boʻyicha axborot izlash ma'lumotnomalarini yaratish va kiritish (jildlar nomenklaturasi, ro'yxat, katalog, ko'rsatkichlar).
  

Davomi:

• 
  mashinada o'qiladigan axborot tashuvchilar hujjatlarini butlash, saqlash va izlash; - arxiv hujjatlarini qayd qilish va hujjatlar saqlanishini nazorat qilish;
  
• 
  sug'urta va hujjatlardan foydalanish fondini tashkil qilish; axborot-ma'lumotnoma ishlari, tashkilotlardan kelayotgan so'rovnomalarni bajarilishini nazorat qilish;
  
• 
  ish yuritish va avtomatlashtirilgan ish yuritish tizimini tadbiq qilish (davlat arxivlariga);
  
• 
  butlash manbalariga avtomatlashgan ish yuritish tizimni va elektron hujjat almashish tizimini tadbiq qilishni nazorat qilish (davlat arxivi uchun).
  

Arxiv ishini axborotlashtirish maqsadlari quyidagilar hisoblanadi:

• 
  arxivshunos ishini yengillashtirish;
  
• 
  arxivdagi ma'lumotlarni hisobini aniqlash va tezkorligini oshirish tashkilotni hujjatlar almashinuvini yig'ma ma'lumotlarini olish va tahlil qilish;
  
• 
  hujjatlarni ishlatish samaradorligi va intensivligi tahlili;
  
• 
  ish samaradorligini oshirish, so'rovnomalarni bajarishda hujjatlarni izlash tezligi va aniqligini ta'minlash;
  
• 
  hujjatlarni sozlanishini ta'minlash arxiv hujjatlarini raqamlash yo'li bilan sug'urta va foydalanish fondlarini noan'anaviy axborot tashuvchilarda tashkil qilish.
  

• 
  Axborot texnologiyalari va ularni arxivlar ishiga tadbiq qilishni tashkil qilish.
  
• 
  Arxiv ishida asosan ma'lumotlar bazasi texnologiyasi va axborot texnologiyalari qoʻllaniladi (raqamli hujjatlar, texnologiyalar tarmoqli).
  
• 
  Arxivda tashkil qilinadigan barcha bazalar shartli ravishda qayd qilish va axborot-qidiruv turlariga bo'linadi.
  
• 
  Bu ikki toifa tuzilishi, yaratish usuli, qoʻllaniladigan dasturiy ta'minotga ko'ra bir-biridan farq qiladi.
  
• 
  Ma'lumotlarni qayd qilish bazasi arxivdagi hujjatlarning qayd qilinishi, foydalanishni qayd etishni, hujjatlarni saqlanishni nazorat qilish uchun xizmat qiladi.