Tashkilotda hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish. Avtomatlashtirilgan hujjatlarni boshqarish tizimi

Tashkiliy muammolar asosan rahbariyat va buyurtmachidan kelib chiqadi.
¾ Menejerlar tez-tez ERMS imkoniyatlari va funktsiyalari to'g'risida aniq tushunchaga ega emaslar, shuning uchun dastur loyihasini yaratishda qiyinchiliklar paydo bo'lishi mumkin.
¾ Tayyorgarlik qismini baholash. Ushbu bosqichda muammoli joylar aniqlanadi, shakllangan tizim bilan ishlaydigan kadrlar tayyorlanadi, kerakli ma'lumot materiallarini yig'ish va h.k.
¾ harakatlarning nomuvofiqligi. Bu nafaqat buyurtmachi va etkazib beruvchi o'rtasida loyihani rejalashtirish paytida, turli xil manfaatlar to'qnashganda, balki mijozning tashkiloti doirasida ham namoyon bo'lishi mumkin.
EDMSni joriy etish kompyuter foydalanuvchilari sonining ko'payishiga olib keladi. Elektron hujjat aylanishiga o'tish serverlarga yukning sezilarli darajada oshishiga olib keladi. Shunday qilib, boraylik texnologik ko'pincha tizimning ishlashi paytida paydo bo'ladigan muammolar:
¾ Axborot infratuzilmasi tashkilot kelgusi ish hajmiga tayyor bo'lmasligi mumkin.
¾ Tizimning funktsional imkoniyatlari kutilgan natijalarga javob bermaydi - mijoz tomonidan talab qilinadigan zarur operatsiyalar to'plamining etishmasligi.
Ence yo'qligi yagona qoidalartashkilot ichidagi ish jarayonini tartibga soluvchi.
Keling, so'nggi muammolar guruhiga o'tamiz - ma'muriy:
¾ Loyihaga ayrim xodimlarning kam jalb qilinganligi.
Document hujjat aylanishining yangi tizimini joriy etishga qarshilik ko'rsatish.
¾ kompaniya xodimlarining malakasi yetarli emas.
Amalga oshirish muammolarini ko'rib chiqib eDMS tizimlari, amalga oshirish uchun xaridor (korxona rahbari), elektron tizim etkazib beruvchisi va korxona ishchilari tomonidan katta kuch talab etilishini anglash muhimdir.
Menejer o'z korxonasi va xodimlarining imkoniyatlarini aniq bilishi, ish jarayonini avtomatlashtirish orqali o'zi erishmoqchi bo'lgan vazifalar va maqsadlarni belgilashga qodir bo'lishi, shuningdek, tushunmovchiliklarni oldini olish uchun etkazib beruvchiga bularning barchasini aniq tushuntirishi kerak.
EDMS etkazib beruvchisi, o'z navbatida, ushbu korxonaning biznes jarayonlari xususiyatlarini, uskunalar va texnologiyalarning holatini sinchkovlik bilan tahlil qilishi va topilgan natijalarga asoslanib, eng yuqori samaradorlikka erishish uchun mumkin bo'lgan variantlarni taklif qilishi kerak.
Elektron hujjat aylanishi tizimlari bilan ishlashda ishni tashkil etish va xodimlarni o'qitish, avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimlarini joriy etishning muhim va muhim bosqichidir. Korxona boshliq boshchiligidagi va boshqaruvi ostidagi bo'limlar xodimlarining o'zaro ta'siriga asoslangan murakkab mexanizm bo'lgani uchun, yakuniy natija mutlaqo ushbu mexanizmning har bir elementiga bog'liq. Shu sababli, o'qitish va qayta tayyorlash uchun vaqt, kuch va moddiy resurslarni ayamaslik kerak.
Elektron hujjat aylanishiga o'tish muammolarini hal qilishga har xil tomondan murojaat qilishingiz mumkin. Biroq, birinchi navbatda, korxona tarkibining har bir elementining xususiyatlarini hisobga olgan holda, o'tishni rejalashtirish va bosqichma-bosqich amalga oshirish kerak.
EDMSni amalga oshirishga puxta tayyorgarlik ko'rish natijasida hujjat aylanishini yaxshi yo'lga qo'yilgan tashkiloti, albatta, korxonani ishlashning yangi imkoniyatlarini keltirib chiqaradi, shuningdek uning faoliyatini sifat jihatidan yangi darajaga ko'taradi.
Shunga o'xshash xabarlar
Qonun bo'yicha merosning tartibi va ketma-ketligi qanday 6 qonun bo'yicha meros
Diplomatik va konsullik vakolatxonalarining tarkibi va vazifalari Rossiya Federatsiyasining konsullik idoralari
Kambodjaga ruslar uchun uzoq muddatli viza: turi, narxi, shartlari Kambodja vizasiz
Kipr uchun tezkor vizalarni rasmiylashtirish
Bolalar uchun yong'in xavfsizligi plakatlari