Тема Понятиие Базы данных. Работа с базами данных в Excel

7.2. Работа с базами данных в Excel

Программа Microsoft Excel располагает средствами для работы с простыми базами данных, которые могут быть реализованы с помощью обычной (плоской, двумерной) таблицы. База данных в Microsoft Excel – таблица, состоящая из однотипных записей (строк). Столбцы таблицы являются полями записи в базе данных. Под имена полей выделяется первая строка базы данных. Например, если базой данных считать телефонный справочник, то полями записи будут фамилии, номера телефонов и адреса абонентов.
Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных. Термины база данных и список в Excel используются как синонимы. При этом нужно иметь в виду следующее:
 каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;
 столбцы списков считаются полями базы данных;
 заголовки столбцов считаются именами полей базы данных.
Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке или базе данных. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, Данные в ней должны быть организованы следующим образом:
 все строки таблицы должны содержать однородную информацию – во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;
 заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;
 названия строк должны находиться в левом столбце списка;
 в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.
К данным, организованным в виде списка (базы данных), можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базой данных, и выполнять следующие операции:
 добавлять, изменять и удалять записи;
 находить записи;
 сортировать записи;
 осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью-Автофильтра и Расширенного фильтра;
 подводить общие и промежуточные итоги и т. д.