Termiz davlat Pedagogika instituti Pedagogika fakulteti Boshlang‘ich ta'lim (sirtqi) yo‘nalishi I kurs 22-11-guruh talabasi Abdullayeva Dilfuza

Termiz davlat Pedagogika instituti Pedagogika fakulteti Boshlang‘ich ta'lim (sirtqi) yo‘nalishi I kurs 22-11-guruh talabasi Abdullayeva Dilfuzaning Davlat tilida ish yuritish fanidan tayyorlagan TAQDIMOTI

Hujjatlar tarkibi, ularni guruhlash va saqlash Reja: 1. Hujjatlar tarkibi 2. Hujjatlarni guruhlash usullari 3. Hujjatlarnisaqlash

Hujjatlarni guruhlash usullari

• Hujjatlar yig'ma jildini shakllantirish - hujjatlar yig'ma jildlari nomenklaturasiga muvofiq hujjatlar yig'majildlaridagi ijro etilgan hujjatlarni guruhlarga boiishdir. Hujjatlar yig'majildlarini shakllantirishda quyidagi qoidalarga rioya qilish zarur:

hujjatlar yig'majildiga nomenklaturasi bo'yicha hujjatlar yig'majildi sarlavhalariga muvofiq faqat ijro etilgan, to'g'ri rasmiylashtilgan hujjatlarni joylashtirish; - bitta masalaning hal qilinishiga taalluqdi barcha hujjatlarni birgalikda joylashgirish, ilovalarni asosiy hujjatlar bilan birgalikda joylaishtirish: - hujjatlar yig'majildida bitta kalendar yilning hujjatlarini guruhlash (yildan-yilga o'tuvchi hujjatlar yig'majildlari bundan mustasno); - hujjatlar yig'majildlarida doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarni alohida guruhlash; - hujjatlar yig'majildiga mashina yozuvlarini umumiy asoslarda joylashtirish.

Hujjatlar yig'majildiga qaytarish lozim boigan ortiqcha nusxalar, xomaki qoiyozmalar joylanmasligi kerak. Hujjatlar yig'majildi 250 varaqdan oshmasligi kerak. Boshqaruv hujjatlari hujjatlar yig'majildlari turlari bo'yicha va unga taalluqli ilovalar bilan xronologik tarzda guruhlanadi. Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan ustavlar, nizomlar, yo'riqnomalar ularga ilovalar bo'lib hisoblanadi va ko'rsatib o'tilgan hujjatlar bilan birgalikda guruhlanadi.

HUJJATLARNI SAQLASH VA QIDIRISH VOSITALARI Katta hajmli xujjatlarni raсional saklash masalasi dolzarb hisoblanadi. Xujjatlarni saklash tizimiga quyidagi asosiy talablar qo’yiladi: - xujjatlarni tashkil etish, to’ldirish va almashtirishning qulayligi va oddiyligi; - maksimal sig’imlilik va band qilayotgan maydonning minimal o’lchami; - yuqori bo/lmagan narx; - xujjatlarni qidirishning qulayligi va oddiyligi.

Konstrukсiyaga bog’liq ravishda xujjatlarni saqlash va qidirish vositalari dastaki, mexanizaсiyalashgan va avtomatlashtirilgan bo’lishi mumkin, axborot tashuvchilariga bog’liq ravishda esa ular 2 guruxga bo’linadi: - ixtiyoriy shakldagi qog’ozli xujjatni saqlash va qidirish vositalari; - standart (bir xil hajmdagi) axborot kartochkalarini saqlash va qidirish vositalari.

IXTIYORIY SHAKLDAGI QOG'OZLI HUJJATLARNI SAQLASH VA QIDIRISH VOSITALARI Har xil matnli va grafik xujjatlarni saqlash uchun turli hil vositalar ishlatiladi: konvertlar, albomlar, g’iloflar, papkalar, sekсiyalashgan tokchalar va bloklar, stellajlar, shkaf-qayd qiluvchilar, seyflar (temir sandiqlar) va boshkalar. Bularning eng ko’p tarkalgan turlari xdqida to’xtalib o’tamiz

Papkalar Ixtiyoriy shakldagi xujjatlarni saqlash uchun turli xil konstrukсiyadagi papkalar ishlatiladi. Papkalar ichidagi mavjud xujjat saqlash moslamalariga qarab ularni kuyidagilarga bo’lish mumkin: - mahkamlash moslamasi bo’lmagan papkalar; - bogachli papkalar; - qisqichli papkalar; - tikadigan papkalar va hokazor.

Shkaf-qayd qiluvchilar 
Papkalar va risola (broshyura) qilingan xujjatlarni mahsus sekсiyalangan shkaflarda yoki shkaf-qayd qiluvchilarning dumaloq tokchalarida saqlash
kulaydir. shkaf-qayd qiluvchi bitadan etgitagacha umumiy o’q atrofida mustaqil aylana ol
adiga tokchalarga egadir. Papkalar joylashish tartabini ko’rsatish uchun tokchadagi papkalarga
rangli qog’ozlar parchasi, ular bir xr og’ma chiziq tashkil etadi
gan qilib elimlanadi. Biror papkani yo’kligi yoki ularni joylashish tartibining o’zgarishi bir xil chizikni buzadi va bu bilan tezda payqaladi.