Trailer interchange and indemnity agreement

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TRAILER INTERCHANGE AND INDEMNITY AGREEMENT 

 

This  Trailer  Interchange  and  Indemnity  Agreement  (this  “Agreement”)  is  made  and 

effective on    

 

, 20__ (the “Effective Date”) by and between Syfan Logistics, Inc., 

a Georgia corporation (“Broker”), and  

 

 

 

 

 

 

 

 

(“Receiver”), a  

 

 

 

 

 

.  

WHEREAS, Broker arranges for the transportation of freight and the use of power-only 

equipment to transport (i) freight in a trailer or other equipment owned or leased by third parties, 

or (ii) the trailer itself (items (i) and (ii) collectively, the “Equipment”); and  

WHEREAS, Receiver has power-only equipment, transports freight and Equipment in its 

ordinary course of business as a duly authorized motor carrier, and is willing to interchange and 

use  Equipment  that  Broker  arranges  to  provide  subject  to  the  terms  and  conditions  of  this 

Agreement. 

NOW, THEREFORE, the parties agree as follows: 

1. 

Term; Termination.  This Agreement shall be made and effective for a period of 

one (1) year after the Effective Date, and thereafter automatically renew for subsequent one (1) 

year terms unless either party provides ten (10) days advance written notice of termination to the 

other  party.    Termination  of  this  Agreement  shall  not  relieve  any  party  from  completing  or 

performing their obligations to each other and to third party customers and equipment providers, 

as applicable, that accrued prior to termination.    

2. 

Equipment Receipt, Inspection, Use and Maintenance.   

(a) 

Upon  acceptance  of  any  trailer,  the  Receiver  shall  (i)  perform  a  pre-trip 

safety  inspection  as  required  by  applicable  law,  and  (ii)  prepare  and  save  a  report  noting  all 

damage, absence of damage and conditions of safety related items including, but not limited to, 

tires,  brakes,  air  systems,  and  lighting.  Should  the  inspection  reveal  any  matters  that  adversely 

impact the use, operation or safety of the Equipment, the Receiver will promptly notify Broker 

and wait from the Broker’s instructions before transporting the Equipment. Use of the Equipment 

without notifying Broker of any issues or failure to note an issue on the inspection report shall be 

deemed  as  Receiver’s  acceptance  of  the  Equipment  in  safe  and  satisfactory  working  condition 

free from defect and damage, and that the Equipment is in compliance with all applicable laws. 

All records that Receiver is required to maintain hereunder may be in either written or electronic 

form unless required otherwise by applicable law. 

(b) 

The Receiver acknowledges and agrees to maintain operational records for 

the Equipment, as required by applicable law including, without limitation, with respect to such 

Equipment  (i)  all  maintenance  and  repairs  performed,  (ii)  last  known  location/destination,  and 

(iii) driver identity and contact information.  

(c) 

The Receiver shall use the Equipment only for the purpose contemplated 

by this Agreement, and shall return the Equipment at the completion of use to the location agreed 

to by the parties, free from defect, ordinary wear and tear excepted. 

(d) 

Receiver  shall  not  make  any  repairs  or  perform  any  maintenance  on  the 

Equipment  without  Broker’s  advance  consent,  unless  the  repair  or  maintenance  is  required  to 

safely and legally operate the Equipment.  

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BMQ Inc

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3. 

Returning  Equipment.    Receiver  covenants  to  (i)  return  the  Equipment  to  the 

location,  on  the  time  and  date  (the  “Return  Date”)  as  Broker  specifies,  and  (ii)  in  the  same 

condition as at the commencement of use, reasonable wear and tear excepted.  If Receiver fails to 

return  the  Equipment  on  the  Return  Date,  Receiver  hereby  irrevocably  appoints  Broker  or  any 

designee  of  Broker  as  Receiver’s  agent,  and  Receiver  irrevocably  grants  Broker  and  Broker’s 

designees  with  the  right,  authority  and  power  for  repossession,  including,  but  not  limited  to, 

entering Receiver’s property to repossess such Equipment.  

4. 

Receiver’s  Representations  and  Warranties.  Receiver  represents  and  warrants  to 

Broker as follows: 

(a) 

Receiver  shall  comply  with  all  applicable  laws,  rules  and  regulations 

related to its provisions of services.   

(b) 

Receiver shall safely operate the Equipment with due care. 

(c) 

Receiver  shall  not  permit  any  third-party  to  use  the  Equipment  without 

Broker’s advance written permission. 

5. 

Insurance.    During  the  term  of  this  Agreement,  Receiver  shall  procure  and 

maintain the following insurance coverages:   

(a) 

Auto  Liability  Insurance  (including  owned,  hired,  non-owned,  and  any 

vehicles  used  in  Receiver’s  operation)  in  the  amount  of  not  less  than  one  million  dollars 

($1,000,000).    When  Intermodal  operations  occur,  the  Uniform  Intermodal  Interchange 

Endorsement (UIIE) is required. 

(b) 

All-risk  Cargo  Insurance  in  the  amount  of  not  less  than  one  hundred 

thousand dollars ($100,000) per occurrence. 

(c) 

Worker’s  Compensation  Insurance  in  the  amount  required  by applicable 

state law. 

(d) 

Comprehensive General Liability Insurance in the amount of not less than 

one million dollars ($1,000,000) per occurrence and two million dollars ($2,000,000) aggregate. 

(e) 

Auto collision coverage for (i) non-owned physical damage for loss of or 

damage to  the Equipment  while in the Receiver’s custody, possession  or control in  an amount 

not  less  than  (x)  $25,000  declared  value  if  the  Equipment  is  a  dry  van  or  flatbed  trailer 

(collectively “Dry Van”), and (y) $50,000 if the Equipment is a refrigerated trailer, each with a 

deductible not to exceed $2,500, or (ii) trailer interchange/Bailee coverage for loss of or damage 

to the Equipment while in the Receiver’s custody, possession or control in an amount not less 

than (x) $25,000 declared value for Dry Van Equipment, and (y) $50,000 if the Equipment is a 

refrigerated trailer, each with a deductible not to exceed $2,500. 

Receiver shall name Broker and any third party Broker reasonably requests to be named 

as  additional  insureds  on  all  liability  policies.    Broker  shall  be  named  as  a  loss  payee  on 

Receiver’s  cargo  insurance  and  physical  damage/trailer  interchange  insurance.    Receiver  shall 

waive rights of subrogation against Broker and Broker’s third party designees on Receiver’s auto 

liability and workers compensation policy. 

6. 

Indemnification.    Receiver  shall  be  liable  for,  indemnify,  defend  and  hold 

harmless Broker, Broker’s affiliates, and each Equipment owner or property broker providing the 

Equipment  to  Broker  pursuant  to  a  Co-Brokerage  Agreement  or  similar  arrangement,  and  their 

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respective  owners,  officers,  directors,  employees,  and  representatives  (collectively,  the 

“Indemnified  Parties”)  from  and  against  all  claims,  demands,  liabilities,  tow  truck  and 

repossession costs, fines, charges, losses, damages, penalties, actions, suits, costs, and expenses 

including,  without  limitation,  reasonable  attorneys’  fees  (collectively,  “Claims”)  relating  to  or 

arising out of (i) Carrier’s breach of this Agreement, (ii) damage or destruction to the Equipment, 

(iii) theft from the Equipment or theft of the Equipment, and (iv) bodily injury (including death) 

or  property  damage  (including  to  the  Equipment)  arising  from  or  related  to  Receiver’s  use, 

operation,  maintenance,  control  or  possession  of  the  Equipment  regardless  of  whether  such 

damage, injury (including death), destruction, or theft is caused or occurs while the Equipment is 

attached  or  unattached  to  any  power  unit  Receiver  operates.    This  Section  6  shall  survive  the 

termination of the Agreement for as long as permitted under applicable law.   

7. 

NO  WARRANTY.    RECEIVER  ACKNOWLEDGES  AND  AGREES  THAT 

NEITHER  BROKER  OR  ANY  THIRD  PARTY  MAKES  ANY  WARRANTY,  WHETHER 

EXPRESS  OR  IMPLIED,  REGARDING  THE  EQUIPMENT  INCLUDING,  WITHOUT 

LIMITATION,  WARRANTIES  OF  MERCHANTABILITY,  WARRANTIES  OF  FITNESS 

FOR  A PARTICULAR  USE,  OR WARRANTIES REGARDING THE QUALITY, DESIGN, 

OR MANUFACTURE OF THE EQUIPMENT. 

8. 

Miscellaneous.    Receiver  may  not  assign  or  transfer  any  rights  under  this 

Agreement,  in  whole  or  in  part,  without  the  prior  written  or  electronic  consent  of  Broker.  

Neither  Receiver  nor  Broker  may  amend  or  modify  the  terms  of  this  Agreement  without  the 

prior written or electronic consent of the other party. No waiver of any of the provisions of this 

Agreement shall constitute a waiver of any other provision  (whether or not  similar), nor shall 

such  waiver  constitute  a  continuing  waiver  unless  otherwise  expressly  provided.  This 

Agreement may be executed in any number of counterparts, each of which shall be deemed to 

be  an  original  and  all  of  which  together  shall  be  deemed  to  be  one  and  the  same  instrument.  

This  Agreement  shall  be  binding  upon  and  shall  inure  to  the  benefit  of  the  parties  hereto  and 

their respective successors, legal representatives and assigns, whether so expressed or not.  The 

covenants,  agreements,  representations  and  warranties  of  the  parties  contained  in  this 

Agreement shall survive the execution and delivery hereof.  This Agreement shall be governed 

by,  and  construed  and  enforced  in  accordance  with,  the  laws  of  the  State  of  Georgia,  without 

regard  to  its  conflict  of  laws  principles.    The  parties  agree  to  submit  any  disputes,  claims,  or 

controversies  arising  from  or  related  to  this  Agreement  to  the  exclusive  personal  jurisdiction 

and venue of the state or federal courts located in Hall County, Georgia, and the parties agree to 

jurisdiction and venue therein. 

 

 

 

 

 

[Signature page follows] 

 

 

Signature page to Syfan Logistics, Inc.’s Trailer Interchange and Indemnity Agreement 

 

IN  WITNESS  WHEREOF,  the  parties  have  executed  this  Trailer  Interchange  and 

Indemnity Agreement as of the Effective Date. 

 

 

BROKER: 

Syfan Logistics, Inc. 

 

 

By:  

 

 

 

 

 

 

Name:   

 

 

 

 

 

Title:    

 

 

 

 

 

Address: 2037 Old Candler Road 

Gainesville, Georgia 30507 

Attn:    

 

 

 

 

 

 

 

RECEIVER: 

 

 

By:  

 

 

 

 

 

 

Name:   

 

 

 

 

 

Title:    

 

 

 

 

 

Address:  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Attn:    

 

 

 

 

 

 

BMQ Inc

Scott Miles

Dispatch

2628 Mapleside Ln, Aurora, IL 60502

Manager

Greg Syfan

President