Учебное пособие для обу- чающихся по образовательной программе высшего образования по направлению подготовки

5.3 Техника планирования личного времени руководителя 
Эффективность работы организации в значительной мере зависит от 
организованности руководителя, т.е. от его умения точно определять свои цели, 
планировать работу, правильности подбирать инструменты и периоды 
рационализации работ. 
Целесообразно придерживаться системы, которая реализуется в следующей 
последовательности:
1. 
анализ бюджета времени; 
2. 
составление списка планируемых дел; 
3. 
определение времени для выполнения этих дел; 
4. 
сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с 
личным бюджетом времени и личными возможностями; 
5. 
составление списка дел на год; 
6. 
составление тематического списка дел на месяц; 
7. 
составление плана действий на неделю; 
8. 
запись текущих дел и составление дел на день.
Составление списка дел требует достаточной информированности руководителя 
об общей картине дел в коллективе, необходимости усилий по активизации степени 
включенности работников в реализуемые проекты, в соответствии со структурой дел 
индивидуальной загруженности. 

---

101 
Определение времени для выполнения планируемых дел требует достаточной 
информированности руководителя о состоянии дел в организации и подразделениях, 
степени выполнения заданий по проектам, выполненных объемах работ, соблюдении 
сроков по производственному графику и пр. 
Сопоставление величины необходимых затрат на планируемые дела обусловлена 
стремлением к повышению эффективности деятельности как руководителя, так и 
подчиненного ему коллектива. С этой позиции отслеживание затрат времени на 
запланированные процессы и операции является основой работы по сопоставлению и 
грамотному выстраиванию личной и коллективной загруженности. 
Составление списка дел на год необходим для формирования грамотного 
стратегического видения деятельности, создания резерва времени подготовки 
ресурсной и методической базы; определения оптимального периода и условий 
осуществления деятельности. Сложность данного этапа заключается в необходимости 
отслеживания изменений в среде хозяйствования, требующих своевременных 
изменений, пересмотра состава дел и структуры затрат на их проведение. 
Составление тематического списка дел на месяц. Тематическая структура списка 
дел позволяет рационализировать деятельность с позиции ресурсной, методической, и 
иной подготовки деятельности с учетом имеющегося лимита времени, технических и 
технологических возможностей подготовки и осуществления работ. 
Составление плана дел на неделю. Тематика реализуемых проектов, объемы и 
специфика деятельности определяет наполняемость недельного графика работы, 
установление приоритетов, возможность резервирования и грамотного распределения 
ресурсов; возможностей последовательно-параллельного выполнения дел и 
целесообразности такого приема повышения эффективности деятельности. 
Запись текущих дел и составление рабочих планов. Составление плана на день 
является логичным продолжением тематической структуры планирования времени, 
сил и дел, запланированных на неделю и более длительные периоды. 
Качественное выполнение дневного лимита дел в определенной степени 
гарантирует успех деятельности в целом. Сложность достижения этого обусловлена 

---

102 
возможным появлением т.н. разовых факторов, способных нарушить выстроенный 
ритм и содержательность этой деятельности. 
Для непредвиденных работ, а также оперативного решения текущих вопросов 
планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня. При 
планировании дня следует учитывать правило 60:40— планом должно быть 
охвачено не более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в 
качестве резерва времени для неожиданных дел. 
Организация труда руководителя - использование эффективной системы 
приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего 
места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочего дня и 
ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. На организацию 
труда руководителя влияют стиль работы, используемые формы и методы 
управления коллективом, уровень руководства, техническое оснащение рабочего 
места и др. факторы. Эффективность работы организации (структурного 
подразделения) во многом определяется эффективностью повседневной работы 
руководителя. В свою очередь эффективность его деятельности обеспечивается 
рациональной организацией труда. Организация процессов труда руководителя 
включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения 
возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических 
средств и предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию 
и времени.