Учебное пособие с. Ю. Наумов, А. А. Подсумкова

Инструктивное совещание - форма внутриорганизационных действий, целью которой является передача руководителем подчиненным работникам распоряжений, указаний и необходимой для их выполнения информации. Основными задачами инструктивного совещания являются: доведение до сведения участников общей задачи выполнения распоряжения; конкретизация общей задачи для каждого присутствующего с четкими указаниями его роли и места; определение сроков исполнения поставленной задачи; установление системы контроля за решением поставленной задачи.
Оперативное совещание - форма внутриорганизационных действий с целью регулирования хода выполнения распорядительных документов (постановлений, решений, распоряжений) или конкретной деятельности на одном из порученных руководителю участков работы. Достижение данной цели обеспечивается выполнением следующих задач: информирование участниками совещания руководителя о состоянии дел на их участках работы; определение причин, тормозящих работу; принятие решений по устранению помех, мешающих выполнению работы.
Постановочное совещание - форма внутриорганизационных действий, целью которой является постановка задач руководителем перед участниками совещания в общем виде. Для достижения данной цели выполняются следующие задачи: информирование участников совещания; обмен мнениями; принятие оптимального управленческого решения; определение сроков исполнения и системы контроля за выполнением задания.
Итоговое совещание - форма внутриорганизационных действий с целью подведения итогов работы отдела или органа в целом за определенный период времени. Его основными задачами являются: информирование участников совещания о результатах деятельности; обмен мнениями; оценка работы; постановка новых задач на будущее.
Для каждого совещания необходимо определить такие вопросы, как:
1) тема совещания;
2) цель и задачи совещания;
3) состав и количество участников;
4) место и время проведения совещания;
5) форма итоговых документов (решение или рекомендация).
Подготовку и проведение служебного совещания осуществляет организационный отдел аппарата местной администрации. К его функциям относится решение следующих вопросов:
а) уточнение темы, цели, задач, контингента, места и времени проведения совещания;
б) определение докладчиков, содокладчиков и желательного состава выступающих;
в) подготовка проекта решения, организация его размножения;
г) бронирование мест в гостиницах для иногородних участников;
д) организация культурного обслуживания и питания участников совещания;
е) рассылка приглашений;
ж) дежурство во время проведения совещания для поддержания порядка.
На подготовку и проведение служебного совещания руководителем затрачивается до 12% рабочего времени <1>. В целях повышения эффективности служебного совещания рекомендуется осуществлять следующие меры:
--------------------------------
<1> Атаев А.А. Научная организация управленческого труда. М.: Экономика, 1980.

1) время проведения совещания должно планироваться в строгом соответствии с утвержденным распорядком работы местной администрации;

2) по каждому виду или тематике совещаний должен быть определен контингент участников (в идеальном варианте на совещании должны присутствовать лица, либо обладающие знанием проблемы, либо заинтересованные в ее решении);
3) на совещание должны выноситься только вопросы, решение которых связано с определенными трудностями;
4) четкая разработка повестки совещания (фиксирование обсуждаемых вопросов; определение последовательности выступлений; учет таких аспектов, как кто может высказаться, как заставить высказаться, как сдержать многословие и т.п.; краткие резюме по каждому рассмотренному вопросу);
5) по каждому вопросу совещания предварительно должен быть составлен регламент его обсуждения и решения;
6) участники совещания должны быть заранее ознакомлены с содержанием повестки дня, а по важным вопросом - и с проектом решения;
7) проводить совещания в любой день недели за исключением понедельника и пятницы (т.к. в эти дни необходимо присутствие руководителей структурных подразделений местной администрации на своих рабочих местах);
8) соблюдать оптимальное время продолжительности совещания (1 - 1,5 часа), т.к. при длительном времени совещания его эффективность значительно снижается из-за усталости участников;
9) во время подведения итогов совещания необходимо учитывать следующие аспекты: с одной стороны, нельзя слишком затягивать обсуждение, с другой стороны, не следует завершать совещание, если не достигнуто хотя бы частичное соглашение всех присутствующих.
В завершении совещания перечисляются вопросы, по которым были приняты решения, и вопросы, по которым решение принято не было. При подведении итогов также определяется, была ли достигнута цель совещания, если нет, то почему.