Ю р и д и ч е с к и й и н с т и т у т в. П. Егоров, А. В. Слиньков делопроизводство и режим секретности учебное пособие
Download 1.49 Mb. Pdf ko'rish
|
Обложка
|
Глава 9. Общие требования к учету документов 9.1. Общие требования к учету конфиденциальных документов Учет конфиденциальных документов является одной из важней- ших составных частей конфиденциального делопроизводства. В от- крытом делопроизводстве вместо термина «учет» употребляется тер- мин «регистрация», которая, согласно Типовой инструкции по дело- производству в федеральных органах исполнительной власти, пред- ставляет собой «запись учетных данных о документе по установлен- ной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или полу- чения». Основная цель регистрации — построение поисковой систе- мы по документам. В конфиденциальном делопроизводстве запись 119 учетных данных о документе не сводится только к фиксированию факта его создания, отправления или получения и является не только основой построения поисковой системы по документам, хотя и то, и другое относятся к целям записи. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращении та- ким образом утечки содержащейся в документах информации. Для достижения этого в регистрационных формах необходимо фиксиро- вать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку утрата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении зачастую приводит и к утечке конфиденциальной информации, но и любое движение и местонахо- ждение документа, что позволяет, помимо расширения справочно- поисковых данных о документе, обеспечивать персональную ответст- венность за его сохранность и качественно проводить проверки нали- чия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат. Поэтому применительно к конфиденциальным документам употребляется термин «учет», так как он является более емким и не сводится только к фиксированию данных о реквизитах документа. Учет конфиденциальных документов осуществляется подразделени- ем конфиденциального делопроизводства. В «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» записано, что при небольшом объе- ме документов с грифом (пометкой) «Для служебного пользования» их учет разрешается вести совместно с несекретными документами. Однако формы учета несекретных документов не отражают всех по- казателей, необходимых для учета документов с грифом «Для слу- жебного пользования», что создает условия для утраты документов. К тому же при совместном учете усложняется работа по регистрации, проведению проверок наличия, поиску, систематизации документов, содержащих служебную тайну. Поэтому оптимальным вариантом яв- ляется раздельный учет несекретных и с грифом «Для служебного пользования» документов. Учет документов, содержащих коммерче- скую тайну, осуществляется отдельно от документов, содержащих служебную тайну. Учету подлежат все без исключения изготовлен- ные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы. Учет конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших документов и документов выде- ленного хранения. 120 Учет изданных документов охватывает документы, изготовлен- ные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, направляются эти документы на другие предприятия или явля- ются внутренними. Учет поступивших документов охватывает документы, посту- пившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения. Учет документов выделенного хранения охватывает все доку- менты, не подлежащие подшивке в дела. В открытом делопроизвод- стве нет такого вида учета. Документы, которые по различным при- чинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. В конфиденциальном делопроизводстве в силу того, что оно рас- пространяется не только на управленческую, но и на научно- техническую документацию и учет этой документации осуществляет- ся в одном подразделении, документы, не подлежащие подшивке в дела, ставятся или переводятся на учет документов выделенного хра- нения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дела. Например, различного рода технологические инструкции, с которыми параллельно работают несколько исполнителей. При подшивке их в дело исполнитель, взявший дело, лишает остальных исполнителей возможности пользо- ваться необходимыми им инструкциями. Ко второй категории относятся документы, которые по их внеш- ним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в де- ла (большого формата, сброшюрованные, чертежно-графические и т.д.). На этот вид учета могут ставиться документы на стадии их соз- дания или получения либо переводиться документы, уже взятые на Учет изданных или поступивших документов. Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах или карточках. При большом объеме документов целесообразно ис- пользовать карточный способ учета, так как он сокращает время на поиск документов за счет помещения карточек в соответствующие рубрики картотек, дает возможность осуществлять ручной контроль 121 исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок нали- чия документов. При карточном способе учета документов (как и но- сителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для регистрации карточек и обеспечения последовательности про- ставления их номеров, контроля за местонахождением документов, находящихся в обращении, ускорения их поиска, а также для про- ставления отметок о проверках наличия документов. Контрольный журнал заводится по каждому виду карточного учета документов. Он имеет следующую форму: Учетные номера документов Местонахождение документов Отметки о проведе- нии проверок нали- чия документов 1 2 3 В графе 2 напротив соответствующего номера проставляются ка- рандашом фамилия сотрудника, получившего документ, или другое местонахождение документа. При изменении местонахождения до- кумента предыдущая отметка зачеркивается или вытирается и про- ставляется новая, при этом карточка учета данного документа каж- дый раз помещается в соответствующую рубрику картотеки. При от- работке документа (переводе на другой вид учета, отправлении, под- шивке в дело, уничтожение, передаче на архивное хранение) соответ- ствующий номер в контрольном журнале округляется без указания окончательного местонахождения документа. Карточка помещается в картотеку отработанных документов по порядку номеров. В графе 3 напротив соответствующего номера проставляется дата проведения квартальной проверки наличия документа. Вместо контрольного журнала допустимо вести валовую картотеку, формируемую из вто- рых экземпляров учетных карточек, в которую вносятся данные, пре- дусмотренные для контрольного журнала, но реальные затраты при этом возрастают за счет изготовления вторых экземпляров карточек. Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся по годно; не исполненные в текущем году документы подле- жат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных до- кументов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах теку- 122 щего года, оформляемой по аналогии с отметкой о перерегистрации носителей: по изданным документам в графе 16, по поступившим — в графе 14. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера пре- дыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подле- жат, как правило, документы постоянного и долговременного хране- ния, и их ежегодная перерегистрация привела бы к увеличению тру- доемкости обработки документов и созданию сложностей для их пользователей. Порядок оформления учетных форм документов и внесения исправлений в произведенные в них записи является таким же, как и для учетных форм носителей. Download 1.49 Mb. Do'stlaringiz bilan baham: 
|