Ю р и д и ч е с к и й и н с т и т у т в. П. Егоров, А. В. Слиньков делопроизводство и режим секретности учебное пособие
Учет конфиденциальных документов выделенного хранения
Download 1.49 Mb. Pdf ko'rish
|
Обложка
|
9.4. Учет конфиденциальных документов выделенного хранения
Учет конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале или карточках, имеющих сле- дующие графы: Уче тны й ном ер и гр иф ко нф и- денц иал ьн ости док умента Дата рег ист ра- ции Ви д и з аголо вок док умента Отк уда пост у- пи л ил и как им подр азд елен ием раз раб отан С уч ет ом каки х учетны х но м е- ров Номе ра эк зем п- ляр ов Коли честв о ли с- то в в экзем пл яр е 8 9 10 11 12 13 14 Отправление Отмет- ка о воз- врате Уничтожение Передача на архивное хранение Куда от пра вл ен Номе ра эк зем пляров Наимен ов ани е, номер и дата с опров од и- тель ного д ок умен та Номе ра эк зем пляров Номе р и дата а кта о б уничтож ении Номе р эк зе м пляра Архи вны й ши фр 8 9 10 11 12 13 14 15 130 При значительном объеме документов выделенного хранения чертежно-графические и текстовые документы могут учитываться раздельно, но в однотипных формах учета. В этом случае слова «чер- тежно-графические» или «текстовые» должны включаться в наиме- нование журнала. В момент регистрации заполняются графы 1—7. При регистрации чертежно-графических документов в графе 3 про- ставляются вид носителя (калька, ватман, синька) и индекс (обозна- чение) документа. При взятии на учет документа, переводимого с учета посту- пивших документов, в графе 4 указывается, откуда поступил доку- мент, в графе 5— его учетный номер по журналу учета поступивших документов, одновременно в графе 13 журнала учета поступивших документов проставляются номер, присвоенный документу по жур- налу учета документов выделенного хранения, и количество листов, отметка о возврате, уничтожении, передача на архивное хранение, номера экземпляров, номер и дата акта об уничтожении, номер эк- земпляра, архивный шифр куда отправлены номера экземпляров, на- именование, номер и дата сопроводительного документа, переведен- ных на выделанное хранение. При взятии на учет документа, переводимого с учета изданных документов, в графе 4 указывается подразделение данного предпри- ятия, разработавшее документ, в графе 5 — учетный номер документа по журналу учета изданных документов, в графе 17 журнала учета изданных документов проставляются номер, присвоенный документу по журналу учета документов выделенного хранения, и количество переведенных на выделенное хранение экземпляров. Взятые на учет выделенного хранения текстовые документы по- мещаются в обложку и брошюруются (прошиваются), если не имели обложки и не были сброшюрованы, при этом после последнего листа документа помещается лист с заверительной надписью, в которой указывается прописью количество листов в документе, заверяемое подписью (с расшифровкой) лица, составившего заверительную над- пись, с проставлением даты, Если в документе имеются литерные, пропущенные номера или вклеенные на листы фотоотпечатки, то они оговариваются в заверительной надписи. На текстовых документах учетные номера, присвоенные по журналу учета документов выделенного хранения, проставляются в 131 верхнем левом углу обложки и титульного листа (при его наличии). В правом верхнем углу проставляются гриф конфиденциальности и под ним номер экземпляра. На чертежно-графических документах учетные номера простав- ляются на каждом листе в местах, отведенных соответствующими стандартами. На присланных документах имеющиеся там номера за- черкиваются тушью тонкими линиями. На каждый документ заводит- ся карточка учета выдачи по следующей форме: Download 1.49 Mb. Do'stlaringiz bilan baham: 
|