Ю р и д и ч е с к и й и н с т и т у т в. П. Егоров, А. В. Слиньков делопроизводство и режим секретности учебное пособие
Размножение конфиденциальных документов
Download 1.49 Mb. Pdf ko'rish
|
Обложка
|
9.5. Размножение конфиденциальных документов
Размножение конфиденциальных документов должно произво- диться только при действительной служебной необходимости в их дополнительных экземплярах. Конфиденциальные документы могут размножаться в подразделении конфиденциального делопроизводства или в специальном множительном подразделении предприятия. Раз- множение (тиражирование) конфиденциальных документов в типо- графиях методом набора и печатания текста, как правило, не осуще- ствляется главным образом из-за отсутствия потребности в большом тираже. Предназначенные для размножения документов технические средств (копировально-множительное оборудование, компьютеры, пишущие машинки) должны быть защищены от возможного перехва- та возникающих при их работе электромагнитных излучений. Раз- множение конфиденциальных документов не должно производиться вперемежку с размножением открытых документов. Во время раз- множения конфиденциальных документов все, что не имеет отноше- ния к их размножению, должно быть убрано с рабочих мест, исполь- зуемых при размножении, доступ посторонних лиц в помещение, в котором производится размножение, не разрешается. При возникно- 132 вении в процессе размножения листов брака они помещаются в спе- циальную папку. Разрешение на размножение документов могут давать по усмот- рению руководителя предприятия руководители соответствующих структурных подразделений самостоятельно либо совместно с руко- водителем службы безопасности (подразделения конфиденциального делопроизводства) предприятия. Подписанный руководителем пред- приятия список лиц, имеющих право давать разрешение на размно- жение конфиденциальных документов, должен находиться в множи- тельном подразделении. Документы, поступившие из других пред- приятий, могут размножаться только с письменного разрешения из- давших их предприятий. Размножение документов производится в форме изготовления дополнительных экземпляров, снятия копий с документов и произ- водства выписок из документов. Разрешение на изготовление допол- нительных экземпляров документов оформляется на обороте послед- него листа экземпляра, с которого должно производиться размноже- ние. Этот экземпляр не должен в последующем направляться на дру- гие предприятия, он подшивается в дело или переводится на учет до- кументов выделенного хранения. Разрешение оформляется следую- щим образом: «Размножить в ______ экз. Должность (должности) лиц, разрешающих размножение документа, подпись (подписи), да- та». При размножении поступившего документа дополнительно дела- ется ссылка на номер и дату разрешения. При невозможности оформ- ления разрешения на размножение на самом документе оно оформля- ется в форме учета данного документа. При размножении документов в специальном множительном подразделении их передача на размно- жение производится специально назначенному для размножения конфиденциальных документов лицу под его подпись в форме учета или карточке выдачи документа. Подлежащие размножению доку- менты регистрируются в подразделении конфиденциального дело- производства или в специальном множительном подразделении (по месту размножения) в журнале учета размножения конфиденциаль- ных документов, имеющего следующие графы: 133 Учетн ые но ме р, гриф к онф и- денц иал ьности и дата д ок у- мента К оличеств о или ном ера ли с- то в (пу нк тов) Размн ожено экземпл яров Дата разм нож ени я Учетн ые но ме ра, п рисв ое н- ны е копиям и выпи скам Коли честв о листов брака Подпи сь об ун ичтожен ии брак ов анн ых ли стов , д ата Подпи сь сот рудни ка по дра з- деле ни я ко нф иден ци аль ног о делопр оиз вод ства за п олуч е- ни е изго тов ле нн ых экзе мпл я- ров, дата 1 2 3 4 5 6 7 8 При поступлении документа на размножение заполняются графы 1—2 журнала. В графе 1 гриф конфиденциальности проставляется аббревиатурой. В графе 2 указывается общее количество листов до- кумента. Если размножается документ, изданный данным предпри- ятием, в процессе размножения номер экземпляра документа, с кото- рого осуществляется размножение, на размноженных экземплярах не воспроизводится. При размножении поступивших документов номер экземпляра воспроизводится. Учетный номер, присвоенный документу, сохраня- ется на размноженных экземплярах. После размножения документа заполняются графы 3, 4 и (при наличии брака) 6, 7 журнала учета размножения конфиденциальных документов. В графе 3 указывается общее количество размноженных экземпляров без проставления их номеров. В графе 6 отражается общее количество листов брака без перечисления их номеров. Эти листы уничтожаются с помощью бу- магорезательной машины или разрываются и помещаются в опеча- танную урну, после чего работник, производивший размножение до- кумента и уничтожение бракованных листов, расписывается в графе 7 с проставлением даты. Графа 8 включается в журнал и заполняется в случаях, когда размножение производится в специальном множи- тельном подразделении. Подпись за возврат документа, с которого производилось размножение, проставляется в учетной форме, по ко- торой осуществлялась его передача в специальное множительное 134 подразделение. На размноженных экземплярах работник подразделе- ния конфиденциального делопроизводства проставляет их номера. При этом если документ был издан данным предприятием, то но- мера размноженных экземпляров продолжают номера ранее изготов- ленных экземпляров, если документ был издан другим предприятием, то на размноженных экземплярах их номера проставляются дробно: в числителе на всех экземплярах остается номер, присвоенный пред- приятием, издавшим документ, а в знаменателе на каждом экземпляре проставляется присвоенный ему порядковый номер, начиная с № 1. На каждом размноженном экземпляре в реквизите «Отметка об ис- полнителе» проставляется только учетный номер, присвоенный до- кументу при его издании, независимо от места издания, фамилия, имя, отчество исполнителя и его рабочий телефон (если проставлен на размножаемом экземпляре). На экземпляре, с которого производи- лось размножение, под разрешением на размножение работник под- Download 1.49 Mb. Do'stlaringiz bilan baham: 
|