Зиновьева Н. Б. Документоведение. Учебно-методическое пособие. М.: Профиздат, 2001

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ

1. Информационные предпосылки документирования

Информация играет глобальную роль в образовании и раз-витий человеческого сообщества. Но механизм ее распространения изначально затруднен из-за специфических свойств распространения в материальном мире и психофизиологических особенностей ее восприятия человеком.
Изначально препятствиями являются пространство и время. Поскольку транслирование информации от одного индивида к другому без материального посредника невозможно, то в качестве природных посредников выступают воздушная и электромагнитная среды, в которых протекает наше существование. Для передачи информации индивид видоизменяет окружающую его воздушную и электромагнитную среды, которые, в свою очередь, вступают во взаимоотношения с другими Субъектами и воспринимают их измененное состояние.
Таким образом, индивид использует кодирование воздуха и света в качестве своих выразительных средств и способов передачи информации, которые принято называть аудиальны- мы и визуальными.
Итак, подавая звуковые сигналы, голосовой аппарат чело-века или животного изменяет структуру окружающего воздуха, создавая звуковые колебания определенной частоты, ко-торые распространяются на некоторое расстояние. По мере продвижения они затухают, поэтому звук распространяется в ограниченном пространстве и продолжительность звучания ограничена скоростью распространения звуковых волн, т.е. временем, в течение которого воздух способен сохранять измененную структуру.
Существуя в воздушной среде, человек в процессе эволюции выработал особое коммуникативное средство — членораздельную речь, в которой передача информации осуществляется с помощью слов — набора звуков, за которыми закреплен определенный смысл.
Слово и есть тот универсальный сигнал, который позволяет облечь логическое содержание человеческой информации в материальную форму, благодаря которой она может
20
формироваться, восприниматься, храниться и передаваться, может использоваться людьми в их разнообразной деятельности, В слове воплотилось большое число понятий, каждое из которых опять-таки средоточие информации. Наличие специфического человеческого сигнала - слова - позволяет человеку кодировать информацию, извлекать из сообщения ее смысловое содержание.
Процесс обучения распознаванию слов, который проходит каждый индивид в детстве, приводит к приданию одинакового смысла тем или иным комбинациям звуков в рамках сообщества, что и является основой создания национальных языков. Членораздельность человеческой речи обеспечивает возможность выразить с помощью ограниченного количества речевых звуков — элементов разной сложности (звуков, слогов, слов, предложений) безграничное многообразие мыслей, намерений и чувств человека.
Манипулируя выразительными средствами, наблюдаемыми визуально, мы тем самым используем другую природную среду, служащую материальным носителем визуальной информации электромагнитные колебания в определенном диапазоне — световые волны, которые, отражаясь от поверхности предметов, деформируются, изменяют свою длину, а, следовательно, и воспринимаемый цветовой спектр. Из получаемых результате цветовых комбинаций, тонов и полутонов воссоздаются органами зрения образы наблюдаемых материальных предметов.
Время существования зрительных образов весьма непродолжительно, так как электромагнитные колебания распространяются с огромной скоростью. Перемещение источника информации объекта отражения - мгновенно вызывает и исчезновение его визуально наблюдаемого образа. Обе среды в качестве материального носителя информации тут рассматриваться с точки зрения удобства для использования и с точки зрения ограничений, которые они накладывают на коммуникативный процесс.
Человек, да и все биологические существа, эволюционно приспособлены к существованию и функционированию в воздушной и электромагнитных средах. Поэтому они, безусловно удобны для передачи информации, ибо органы чувств
21(зрение, слух) идеально им соответствуют. Но одновременно эти среды неудобны, потому что не позволяют хранить и накапливать информацию, а также имеют ограничения в ее пространственном распространении.
Пространственная и временная ограниченность аудиального и визуального способов передачи информации преодолевается природой на уровне конкретного индивида. Эволюционно сформировался головной мозг, в структуре нервных связей которого фиксируются образы воспринимаемой информации, а передвигаясь в пространстве и распространяя информацию, человек сам выступает в роли ее материального носителя. На начальных этапах структуризации общества этого было достаточно.
Но память отдельного человека — ненадежный инструмент. Человек может забыть содержание сообщения, исказить его, не суметь адекватно его передать. Умирая человек, уносит с собой накопленную в памяти информацию. С развитием общества накапливаются и знания, объем которых память отдельного человека вместить не может. Эти причины поставили человеческое сообщество перед необходимостью фиксации информации в структуре какого-либо жесткого материального носителя, позволяющего впоследствии ее неоднократно использовать — консервации информации или ее документирования.

2.