1. Ish hujjatlarini tayyorlash va ularga qo‘yiladigan talablar

DALOLATNOMA

Muassasa yoki ayrim shaxslar faoliyati bilan bog‘liq biron-bir bo‘lgan voqea, hodisa, ish-harakatni yoki mavjud holatni tasdiqlash, unga guvohlik berish maqsadida bir necha kishi tomonidan tuzilgan hujjat. Dalolatnoma tuzish xilma-xil maqsadlarni ko‘zlaydi, lekin uning asosiy maqsadi sodir bo‘lgan voqea-hodisalarni yoki mavjud holatni qonuniy-huquqiy jihatdan isbotlash yoki tasdiqlashdir. Bir qancha hollarda dalolatnoma tuzish maxsus huquqiy normalar bilan qat’iy belgilangan. Masalan, korxonalarning hisob-kitob bo‘limlari faoliyatida dalolatnomalar avvaldan belgilangan mazmun va davriylikka asosan tuziladi va ular huquqiy jihatdan muhim o‘rin tutadilar.
Dalolatnomaning zaruriy qismlari:

1. 
   Bosh idora, muassasa va tarkibiy bo‘linma nomi.
   
2. 
   Tuzilgan sanasi va joyi.
   
3. 
   Tartib raqami va tasdiq belgisi (zarur hollar da).
   
4. 
   Hujjat turi nomi (Dalolatnoma).
   
5. 
   Matn sarlavhasi.
   
6. 
   Hujjatni tuzish uchun asos (muassasa rahbari ning buyrug‘i, yuqori idoraning qarori yoki ko‘rsatmasi kabilar).
   
7. 
   Komissiya tarkibi (raisi va a’zolar).
   
8. 
   Ishtirok etuvchilar (guvohlar).
   
9. 
   Dalolatnoma matni.
   
10. 
    Ilovalar (har bir ilovaning necha betligi ko‘rsatiladi).
    
11. 
    Tuzgan va ishtirok etganlarning imzolari.
    
12. 
    Ijro haqidagi belgi.
    

Har bir dalolatnomaning ushbu zaruriy tarkibiy qismlari qatoriga ayrim hollarda boshqa ma’lumotlarni ham qo‘shish mumkin. Chunonchi, ishni qabul qilish-topshirish chog‘ida tuziladigan dalolatnomalarda xodimlar tomonidan topshirilayotgan qimmatbaho buyumlar, hujjatlar sanab o‘tiladi (ilovalarda), topshirish vaqtidagi ish ahvoliga baho beriladi, bajarilmagan ishlar qayd etiladi va hokazo.
Dalolatnomaning zaruriy tarkibiy qismlarining joylanishi:
Vazirlik, yuqori idora, muassasa nomi «TASDIQLAYMAN»

MAJLIS BAYONI

Turli yig‘ilish, kengash va boshqa tur anjumanlarning borishini, majlis qatnashchilarining chiqishlarini va ular qabul qilgan qarorlarni aniq, siqiq holda qayd qiluvchi rasmiy hujjat. U voqelik ning o‘rni, vaqti va holati haqida ma’lumot berish bilan birgalikda, qarorlarning to‘g‘ri qabul qilinganligini tekshirish va uning bajarilishini nazorat qilishga imkon beradi. Doimiy ish ko‘ruvchi organlar (ilmiy kengash, hay’at va boshqalar), shuningdek, vaqtinchalik ish ko‘ruvchi organlar (konferensiyalar, yig‘ilishlar, slyotlar, komissiyalar) faoliyatlarida, albatta, majl is bayoni yozilishi kerak. Majlis bayonini yozishni tashkil qilish kotibning asosiy vazifalaridan biridir. Majlis bayonlari turli organlarning doimiy kotiblari tomonidan tuziladi va rasmiylashtiriladi. Vaq tinchalik ish ko‘ruvchi organlar majlislarida esa yig‘ilish jarayonida saylangan kotib aynan shu ishni bajaradi.
Majlis bayonida o‘z aksini topgan axborotlarning aniqligi uchun butun mas’uliyat va javobgarlik majlis raisi va kotibi zimmasiga yuklatiladi.
Majlis bayonining asosiy zaruriy qismlari:

1. 
   Muassasa nomi.
   
2. 
   Sarlavha (bamaslahat ish ko‘ruvchi organ yoki yig‘ilishining nomi).
   
3. 
   Hujjatning nomi (Majlis bayoni).
   
4. 
   Yig‘ilish sanasi.
   
5. 
   Shartli raqami.
   
6. 
   Yig‘ilish joyi.
   
7. 
   Tasdiqlash ustxati (agar majlis bayoni tasdiqlanishi zarur bo‘lsa).
   
8. 
   Yig‘ilish raisi va kotibining familiyasi.
   
9. 
   Matn:
   

1. 
   qatnashuvchilar ro‘yxati yoki soni;
   
2. 
   kun tartibi;
   

4. 
   eshitildi;
   
5. 
   so‘zga chiqdilar;
   
6. 
   qaror qilindi.
   

Ilovalar (agar ular mavjud bo‘lsa).
Imzolar.
Matnning asosiy qismi kun tartibi masalalariga muvofiq joylashadi. Har bir bo‘lim uch qismdan iborat bo‘ladi: ESHITILDI, SO‘ZGA CHIQDILAR, QAROR QILINDI. Bu so‘zlar bosh
(katta) harflar bilan yoziladi. «ESHITILDI» so‘zidan oldin kun tartibida gi masalalarning raqami qo‘yiladi, so‘zdan keyin esa ikki nuqta qo‘yilib, yangi satrdan ma’ruzachining ismi, familiyasi bosh kelishikda yoziladi. Familiyadan so‘ng chiziqcha (tire) qo‘yilib, ma’ruza yoki xabarning qisqacha mazmuni bayon qilinadi. Agar ma’ruza matni tayyor holda bo‘lsa tiredan keyin «Matn ilova qilinadi» deb yozib qo‘yiladi.
Abdulla Qodiriy nomidagi Toshkent davlat madaniyat instituti kutubxonashunoslik fakulteti 3-kurs talabalari yig‘ilishining