3 мавзу. Корхонада иш юритишни ташкил этиш ва унинг технологияси

3.4. Кирим корреспонденцияларини қабул қилиш ва рўйхатга олиш

Корхонага келиб тушган ҳужжатларни, яъни кирим корресподенцияларни қабул қилиш ва қайд қилишни девонхона ходимлари амалга оширади.
Иш юритувчи келиб тушган барча ҳужжатларни кирим журналларида қайд қилиши, уларни ўз эгаларига топширишда кирим китобларига белгилаши ва имзо орқали топшириши лозим.
Иш юритувчи ҳужжат эгаларига ҳужжатни топширишда девонхонадаги шкаф хоначаларидан фойдаланиш мумкин. Чунки уларнинг хоналарида корхона, ташкилот, бўлим номлари, раҳбарлари ёки айрим шахс фамилиялари ёзилган бўлади. Бу ишларни бажарилишини албатта девонхона бошлиғи назорат қилиб бориши зарур. Чунки хат-ҳужжатлар ўз вақтида эгаларига топширилмай қолиши мумкин.
Қабул қилинган (кириб келган) ҳужжатлар билан ишлаш технологияси 3.4.1-жадвалда келтирилган.
3.4.1-жадвал
Кирим ҳужжатларини рўйхатга олиш журналининг
тахминий шакли.

Иш юритишни таркибий қисми	Иш юритиш жараёни	Ҳужжатлар гуруҳи
		Ички	Чиқим	Кирим
Ҳужжатлаштириш	Ҳужжат лойиҳасини тузиш	1	1	3
	Мутахассислар билан ҳужжат лойиҳасини келишиш	2	2	3
	Расмийлаштирилган хужжжатни тўғрилигини текшириш	1	1	3
	Бошқарувчи томонидан ҳужжатнинг мақулланиши	1	1	3
Ҳужжатлар билан иш-лашни ташкил этиш.	Рўйхатга олиш.	2	2	2
	Бошқарувчитомониданҳужжатларникўрибчиқиш	2	3	2
	Ижрони назорат қилиш	2	2	3
	Ҳужжатларни ижро этиш	1	2	1
	Ҳужжатларни шакллантириш	1	Иккинчи ҳужжат (нусҳа)	1
	Ҳужжатларни сақлаш ва фойдаланиш	1	1	1
	Архивга топшириш	2	2	2
	Ҳужжатни йўқ қилиш	2	2	2

Қабул қилинган ҳужжатларга бирламчи ишлов бериш хатларни жўнатишнинг тўғри амалга оширилганлигини текширишни ўз ичига олади. Шаҳсий (“Шахсан ўзига” белгиси бўлган) корреспонденциядан бошқа барча хатларнинг конвертлари очиб кўрилгандан сўнг қуйидагиларни тешириб кўриш зарур:

• 
  конвертга солинган хатнинг манзилгоҳи тўғри кўрсатилганлиги;
  
• 
  ҳужжатдаги варақлар сони;
  
• 
  ҳужжатга қўшимча иловалар мавжудлиги.
  

Ҳужжатда иловалар ёки хатнинг варақлари йўқ бўлган ҳолларда, хат юборувчига маълум қилинади. Шу ҳужжатнинг ўзига ва қабул қилинувчи ҳужжатларни қайд қилиш журналининг “Изоҳлар” графасига ёзиб қўйилади.
Конвертларқоидагакўрайўққилинади. Хатюборувчинингманзилгоҳиниҳамдахатжўнатилганваолинганвақтнифақатконвертбўйичабилишмумкин.Конвертда “Конфиденциал”, “Шошилинч” белгиларимавжудбўлганҳоллардабунданмустасно.
Қабулқилинадиганҳужжатларниаввалкўрибчиқишкотиб-референттомониданҳужжатларниқайдқилинадиганвақайдқилинмайдигантурларгаажратишамалгаоширилади. Ҳужжатларни белгилашдаҳужжатга01 (бир) белгисиқўйилади.Масалан, бошқарувлавозимидагишахсларнибелгилаш (01 - бошдиректор, 02 - кадрларбўйичаменеджерваҳоказо). Баъзибирбелгиларайланаичигаолинишиёкибошқатурдагибелгиқўйилишимумкин.