3 мавзу. Корхонада иш юритишни ташкил этиш ва унинг технологияси

Ҳужжатни қайд қилиш - ҳужжатга индекс (номер) рақами бериб уни ҳужжатга ёзиб қўйилади. Ҳужжат тўғрисидаги қисқача маълумотларни журнал(карточка)га ёки компьютер хотирасига киритилади. Ҳужжатларни қайд қилишдан мақсад уларнинг бутунлигини сақлаш,оператив тарзда қидириб топиш ва назорат қилишдан иборат бўлади. Ҳужжатларни қайд қилишнинг бир неча шакллари мавжуд бўлиб:
-марказлаштирилган самарали усул;
-фирманинг ҳужжатлари бўйича ягона маълумотлар маркази яратиш;
-қайд қилишнинг ягона тартибини ўрнатиш;

• 
  марказлаштирилмаган – ҳужжатлар тузилган ва бажарилган жойларда қайд қилинади;
  
• 
  аралаш–ҳужжатларнинг бир қисми марказлаштирилган ҳолда, қолган қисми эса струкура бўлинмаларида қайд қилинади.
  

Ўртача ҳажмдаги тижорат корхоналарида ҳужжатларни қайд қилиш марказлаштирилган тарзда амалга оширилади.
Ҳужжатларни қайд қилиш бир марта амалга оширилади.Қайд қилинган ҳужжат корхонада ҳаракатланганда ккинчи марта қайд қилинмайди.
Ҳужжатларни қайд қилишда улар бир неча гуруҳларга бўлиниб, уларнинг ҳар бири алоҳида қуйидагича қайд қилинади: кирим ҳужжатлар;чиқим ҳужжатлар;ички ҳужжатлар;тижорат шартномалари;“Конфиденциал” белгили ҳужжатлар ва ҳоказо.
Корхонага келиб тушган ҳужжатларни рўйхатга олишда қуйида.3.4.2-жадвалдан фойдаланилади.
3..4.2-жадвал.
Кирим ҳужжатларини рўйхатга олиш журналининг
тахминий шакли

Ҳужжат индекси рақами	Ҳужжат берилган муддати	Ҳужжат муаллифи ва кимдан	Қисқача мазмуни	Ижрочи	Ижро-чи имзоси	Изоҳ
Ҳужжатни келиб тушган муддати 08.08.2008
04.03.2008
	…	…	…	…	…	…

Корхона бўлим ва гуруҳдагиҳужжатларниқайдқилишдаягонаунификацияқилинганиндексрақамлариқўлланилишилозим. Ичкиҳужжатларватижоратшартномалариганисбатантартибрақамлариқўйилади. Ҳужжатларниқайдқилишдатартибрақамиҳар йилнинг 1 январидан 31 декабригача №1 (ёки №01) данбошлабберилади.
Ичкиҳужжатларвакаттабўлмагантижоратшартномалариуларнингтўлиқсақланишинитаъминлашмақсадидакорхонараҳбариятининнгқароригакўрақайдқилинмаслигиҳаммумкин. Буҳолдаушбуҳужжатгаохиргиқайдқилинганҳужжатданкейингитартибрақамиберилади.
Корхона амалиётида ҳужжатларни қайд қилишда журнал ва карточкалардан фойдаланилади. Кўпинча, кичик фирмаларда кирим ва чиқим ҳужжатларни қайд қилиш учун журналлар тутилади. Ҳужжатлар ҳажми кам бўлган корхонада журналлардан бир неча йил давомида фойдаланиш мумкин.
Ҳужжатларни карточкада қайд қилиш ҳужжатлар ҳажми катта бўлган ҳолда самарали бўлади. Чунки карточкаларнинг бир нечта нусҳасини бирданига чоп этиб ва контрагент корхона, шартнома тури ва шу каби бегилар бўйича таснифлаб, картотекаларга жойлаштириш имконини яратади. Ҳужжатларни қайд қилишнинг карточка тизимидаги камчилиги карточкаларнинг йўқолиб қолиш эҳтимолидир. Ҳужжатларни қайд қилишда назорат карторчкасидан фойдаланишни 3.4.3-жадвалда кўрамиз.
3.4.3-жадвал