Archivo municipal chiclana de segura

Situación previa a la organización.

Guía e Inventario · Archivo Municipal · Chiclana de Segura
43
y cultural de los municipios. Aunque
no siempre se le ha prestado la aten-
ción y el cuidado que merecen. En
nuestro caso y desde que tenemos no-
ticias, el ayuntamiento de Chiclana
estaba situado en la actual Plaza del
Generalísimo pero no albergaba al ar-
chivo sino que éste se localizaba fuera
del mismo, en lo que era el antiguo
edificio del Pósito. Este inmueble
además de servir para el archivo se
utilizaba también para uso de otros
organismos como la Cámara Agraria,
El Juzgado de Paz, el Consultorio
Médico, etc.
Los destrozos ocasionados por las
tropas napoleónicas en 1811 y la
quema que hicieron los partidarios
de don Carlos VI en el marco de la I
guerra carlista han hecho que mucha
de la documentación haya desapare-
cido.
Posteriormente el Ayuntamiento
se traslada al edificio del Pósito y el
archivo que aquí se encontraba es
trasladado temporalmente a una casa
particular, antes de comenzar las
obras en 1995. En este lugar el ar-
chivo municipal comparte domicilio
con el archivo del Juzgado de Paz, la
Cámara Agraria, etc. Aquí permanece
cinco años hasta que un nuevo des-
tino le deparará al archivo municipal.
En el año 2000 el Ayuntamiento
compra un inmueble que se destinará
en su totalidad para archivo y a partir
de ese momento se conocerá como
Casa Archivo.
Actualmente, algunos de los
fondos como el de la Cámara Agraria
ya no están bajo la custodia del Ayun-
tamiento. Los fondos que hemos dis-
tinguido en este archivo son: el
Fondo Municipal, Juzgado de Paz,
Libro de Actas.
Libro de Actas.

Falange, Fondo Notarial y los perte-
necientes a la Escuela Taller y la Her-
mandad de Ntra. Señora de Nazaret.
Todos ellos se encuentran ubicados
definitivamente en las dos depen-
dencias del piso superior de la Casa
Archivo que ocupan casi la totalidad
del perímetro de las habitaciones.
2.4. Forma de ingreso
Trasferencia desde las oficinas
municipales.
3. ÁREA DE CONTENIDO Y
ESTRUCTURA
3.1. Alcance y contenido
El Archivo Municipal está consti-
tuido por los documentos producidos
y recibidos por el Ayuntamiento en
el ejercicio de sus funciones. Su fondo
documental garantiza al ciudadano
la transparencia de la gestión muni-
cipal, la conservación y la disponibi-
Plan de Organización de Archivos Municipales de la provincia de Ja
én
44
lidad de los documentos públicos que
respaldan sus derechos e intereses
particulares legítimos, además, re-
presenta una de las principales
fuentes para el conocimiento de la
historia de la localidad en los años
correspondientes a la documentación
que se conserva. A través de estos
fondos se puede llegar a conocer la
organización y funciones de la Insti-
tución municipal desde la Edad Mo-
derna en adelante.
3.3. Nuevos ingresos
Se prevén nuevas transferencias
en el período de un año, ya que se
trata de una institución viva.
3.4. Organización
Los trabajos de organización del
archivo de Chiclana, a diferencia de
los anteriores, que se llevaron a cabo
in situ, es decir en las dependencias
de cada uno de los Ayuntamientos,
se realizaron en las instalaciones del
Instituto de Estudios Giennenses,
sede de la Unidad de Patrimonio res-
ponsable de dicha organización. Toda
la documentación del archivo de Chi-
clana fue trasladada a Jaén. Para
dicho traslado se contó con una em-
presa de transportes especializada y
con las medidas de seguridad reque-
ridas que aseguren el desplazamiento
de la documentación.
En mayo del 2003 el equipo de
trabajo se trasladó a Chiclana, previo
estudio de su situación, para embalar
todo el archivo, excepto la documen-
tación de oficina del último año y los
libros de actas de las Sesiones del
Pleno. Una vez en Jaén comenzaron
los trabajos de organización. Mien-
tras tanto, en Chiclana se realizaban
Proceso de ordenación.

Guía e Inventario · Archivo Municipal · Chiclana de Segura
45
algunas obras de adecuación como:
poner las estanterías metálicas con las
dimensiones normalizadas, pintar, re-
tirar todos los trastos y muebles que
compartían habitación con la docu-
mentación etc. Además se estable-
cieron las medidas de seguridad
oportunas (extintores, puerta igní-
fuga, etc.).
Después de cinco meses de trabajo
se concluye la organización e infor-
matización de los fondos y, una vez
comprobado que todo estaba correc-
tamente, volvemos a Chiclana para
instalar la documentación y el pro-
grama de gestión de archivos en la
Secretaría y en las oficinas. A partir
de este momento empieza una nueva
etapa en la vida del archivo de Chi-
clana de Segura que esperemos sea
muy provechosa tanto para el ser-
vicio a la ciudadanía y la labor admi-
nistrativa diaria que lleva a cabo el
Ayuntamiento, como para estimular
y favorecer la investigación. 
Se ha adoptado igual que en los
demás archivos, el cuadro de clasifi-
cación funcional, resultado de la Mesa
de trabajo sobre organización de Archivos
Proceso de ordenación.

Municipales
12
, el cual está dividido en
cuatro secciones que corresponden a
Gobierno, Administración, Servicios
y Hacienda. En cada sección, y con
otro dígito añadido están las subsec-
ciones y dentro de éstas las series do-
cumentales:
Plan de Organización de Archivos Municipales de la provincia de Ja
én
46
4. ÁREA DE CONDICIONES DE
ACCESO Y UTILIZACIÓN
4.1. Condiciones de acceso
La consulta de los archivos muni-
cipales viene regulada por la legisla-
ción española, autonómica y local.
–Constitución Española de 1978
art. 105.b: El acceso de los ciudadanos
a los archivos y registros administra-
tivos será regulado por ley salvo lo que
afecte a la seguridad y defensa del Estado,
la averiguación de los delitos y la inti-
midad de las personas.
–Ley 16/1985 de Patrimonio His-
tórico Español art. 62: garantiza el ac-
ceso a los archivos por parte de las
Administraciones,  eso si sin perjuicio
12
Archivos municipales: Propuesta de clasificación de fondos de Ayuntamientos/ 
Mesa de trabajo sobre
organización de Archivos Municipales. Madrid: ANABAD [etc.], 1996.
Sala de trabajo en el I.E.G.

Guía e Inventario · Archivo Municipal · Chiclana de Segura
47
de las restricciones que, por razón de la
conservación de los bienes custodiados o
de la función propia de la institución
puedan establecerse.
En su art. 57.1 re-
gula el libre acceso, limitándolo a la
concesión de una autorización si
afecta a materias clasificadas o a la
seguridad del Estado, también en el
caso de que contengan datos perso-
nales referidos a la seguridad e inti-
midad de las personas.
–Ley 30/1992 de Régimen Jurídico
de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común
art. 35: promulga el derecho del ciu-
dadano a conocer en cualquier momento
el estado de la tramitación de los procedi-
mientos en los que tengan la condición de
interesados
. También restringe el de-
recho de acceso en su art. 37 por mo-
tivos de seguridad y de protección de
la intimidad de las personas
13
.
–Ley 3/1984 autonómica de Ar-
chivos de Andalucía y el Decreto
97/2000, donde se aprueba el Regla-
mento del Sistema Andaluz de Ar-
chivos, donde la Sección 1.ª desarrolla
13
Aspectos ampliamente regulados en las leyes 5/1992 de regulación del tratamiento auto-
matizado de los datos de carácter personal y la Ley 15/1999 de Protección de datos de carácter
personal.
Instalaciones de Chiclana.
Cajas enbaladas para su devolución a
Chiclana de Segura.

ampliamente el acceso a los docu-
mentos y archivos andaluces.
–La ley 7/1985 reguladora de las
Bases de Régimen Local y el Real De-
creto 2586/1986 Reglamento de orga-
nización y funcionamiento y régimen
jurídico de las Entidades locales con-
cretan el derecho de acceso en los ar-
chivos municipales, tanto para el ciu-
dadano como para la corporación.
4.2. Condiciones de reproducción
La reproducción de documentos
del Archivo Municipal de Chiclana
de Segura vendrá regulada por la Ley
16/1985 de Patrimonio Histórico Es-
pañol art. 57.2: reglamentariamente se
establecerán las condiciones para la ob-
tención de las reproducciones de los do-
cumentos
, refiriéndose al patrimonio
documental de los Archivos espa-
ñoles.
También el Reglamento del Sis-
tema Andaluz de Archivos desarrolla
ampliamente las condiciones de re-
producción de los documentos con-
tenidos en los archivos andaluces en
la Sección 3.ª: De la reproducción de
documentos.
4.3. Lengua/escritura
Castellano/ Humanística.
4.5. Instrumento de descripción
Inventario y base de datos auto-
matizada.
5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN
ASOCIADA
5.4. Nota de publicación
ZAMORA MORENO, Constancio:
Historia de Chiclana de Segura, 
Barce-
lona, 2003.
Plan de Organización de Archivos Municipales de la provincia de Ja
én
48
6. ÁREA DE CONTROL DE LA
DESCRIPCIÓN
6.1. Nota del archivero
Descripción realizada por:
Gema Cobo Hervás, Pilar Lara
Guirado, Lucía Latorre Cano, Salomé
Lendínez Ramírez, Evangelina Olid
González, Marina Sánchez Ortega, Li-
narejos Teva Sarrión, Amable Vico
Vico.
6.2. Reglas o normas
ISAD (G). Norma Internacional
General de Descripción Administra-
tiva. 2.ª Edición, 2000.
6.3. Fecha de descripción: Septiembre
de 2004.

Inventario

51
Código
Título
Fechas
Caja
1
GOBIERNO
1.01
Concejo/Ayuntamiento
1.01.01
Borradores de actas del Pleno.
1930 - 1977
1
1.01.01
Borradores de actas del Pleno.
1978 - 1992
2
1.01.01
Borradores de actas del Pleno.
1993 - 2002
3
1.01.01.01
Expedientes de constitución de nuevos Ayuntamientos.
1961 - 1999
4
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1751 - 1850
5
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1851 - 1875
805
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1876 - 1895
806
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1895 - 1901
807
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1902 - 1907
808
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1908 - 1917
809
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1918 - 1924
810
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1926 - 1932
811
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1932 - 1934
812
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1935 - 1939
813
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1939 - 1947
814
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1947 - 1955
815
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1955 - 1964
816
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1964 - 1977
817
FONDO MUNICIPAL

Plan de Organización de Archivos Municipales de la provincia de Ja
én
52
Código
Título
Fechas
Caja
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1977 - 1995
818
1.01.02
Libros de actas del Pleno.
1995 - 2002
819
1.01.04.01.04
Reales órdenes.
1816 - 1847
6
1.01.04.04
Otras disposiciones.
1848 - 1993
6
1.01.05.01
Libros de órdenes.
1813 - 1839
6
1.01.05.01
Libros de órdenes.
1825 - 1831
7
1.01.06.01.01
Ordenanzas de buen gobierno.
1869 - 1966
7
1.01.06.01.01
Ordenanzas de buen gobierno.
1884 - 1884
171
1.01.06.01.02
Ordenanzas fiscales.
1928 - 1958
7
1.01.06.01.02
Ordenanzas fiscales.
1960 - 1990
8
1.01.06.01.02
Ordenanzas fiscales.
1991 - 2002
9
1.01.06.02
Reglamentos.
1820 - 1994
10
1.01.07.01
Expedientes de cese de cargos de gobierno.
1973 - 1978
10
1.01.07.02
Expedientes de nombramiento de cargos de gobierno.
1822 - 1996
10
1.01.08.01
Libros-registro de intereses de cargos de gobierno.
1991 - 2000
10
1.01.08.02
Libros-registro de nombramientos de cargos de gobierno.
1940 - 1940
10
1.01.09.03
Consorcios.
1967 - 2000
11
1.01.09.03
Consorcios.
1993 - 2001
12
1.01.09.03
Consorcios.
1993 - 2003
13
1.01.09.03
Consorcios.
2000 - 2000
804
1.01.09.03
Federación Andaluza de Municipios y Provincias.
1996 - 1999
13
1.01.09.03
Mancomunidades.
1816 - 1989
11
1.01.10.01
Expedientes de deslinde de términos municipales.
1822 - 1973
14
1.01.10.01
Expedientes de deslinde de términos municipales.
1890 - 1890
171
1.01.11
Expedientes de emblemas, honores y distinciones.
1945 - 1995
14
1.02
Alcalde
1.02.01.01
Anuncios.
1930 - 1930
14
1.02.01.02
Autos.
1844 - 1845
14
1.02.01.03
Bandos.
1939 - 1998
14
1.02.01.04
Decretos.
1823 - 1999
14
1.02.01.05
Edictos.
1956 - 1999
14
1.02.02.02
Resoluciones.
1957 - 1974
819
1.02.02.02
Resoluciones.
1975 - 2003
820

Guía e Inventario · Archivo Municipal · Chiclana de Segura
53
Código
Título
Fechas
Caja
1.02.02.02
Resoluciones.
1993 - 2003
14
1.02.03
Expedientes gubernativos.
1984 - 1998
15
1.02.03.03
Expedientes de declaración de zona catastrófica.
1990 - 2001
15
1.02.03.04
Expedientes sobre hallazgos de bienes mostrencos.
1910 - 1925
15
1.02.03.05
Expedientes de incautación de bienes.
1954 - 1954
15
1.02.03.06
Expedientes de nombramiento de guardas jurados.
1890 - 1919
15
1.02.03.06
Expedientes de nombramiento de guardas jurados.
1920 - 1948
16
1.02.03.06
Expedientes de nombramiento de guardas jurados.
1949 - 1994
17
1.02.03.06
Libros-registro de títulos de guardas jurados.
1910 - 1930
17
1.02.03.08
Autorizaciones paternas.
1969 - 1973
17
1.02.03.08
Salvoconductos.
1831 - 1841
17
1.02.03.09
Expedientes de sanciones gubernativas.
1848 - 1999
17
1.02.03.09
Expedientes de sanciones gubernativas.
1925 - 1969
25
1.02.03.10
Autorizaciones gubernativas.
1973 - 1980
17
1.02.03.11
Actas de visita e inspecciones del timbre.
1942 - 1996
17
1.02.04.02
Libros-registro de multas gubernativas.
1940 - 1943
18
1.02.04.02
Libros-registro de multas gubernativas.
1946 - 1949
19
1.02.04.02
Libros-registro de multas gubernativas.
1950 - 1955
20
1.02.04.02
Libros-registro de multas gubernativas.
1955 - 1957
21
1.02.04.02
Libros-registro de multas gubernativas.
1957 - 1959
22
1.02.04.02
Libros-registro de multas gubernativas.
1959 - 1962
23
1.02.04.02
Libros-registro de multas gubernativas.
1962 - 1970
24
1.02.04.02
Libros-registro de multas gubernativas.
1970 - 1988
25
1.02.04.03
Libros-registro de salvoconductos.
1831 - 1831
25
1.02.04.04
Comparecencias.
1961 - 1991
25
1.02.04.04
Libros-registro de providencias gubernativas.
1885 - 1887
25
1.02.05.01
Expedientes de causas civiles.
1815 - 1925
25
1.02.05.02
Expedientes de causas criminales. 
1823 - 1826
26
1.02.06.03
Libros-registro de sentencias.
1874 - 1874
26
1.03
Comisiones de Gobierno
1.03.01
Borradores de actas de la Comisión de Gobierno.
1979 - 1997
26
1.03.01
Borradores de actas de la Comisión de Gobierno.
1998 - 2003
27
1.03.02
Libros de actas de la Comisión Permanente.
1924 - 1928
821

Plan de Organización de Archivos Municipales de la provincia de Ja
én
54
Código
Título
Fechas
Caja
1.03.02
Libros de actas de la Comisión Permanente.
1929 - 1951
822
1.03.02
Libros de actas de la Comisión Permanente.
1951 - 1963
823
1.03.02
Libros de actas de la Comisión Permanente.
1963 - 1975
824
1.03.02
Libros de actas de la Comisión Permanente.
1975 - 1983
825
1.03.02
Libros de actas de la Comisión de Gobierno.
1987 - 1996
826
1.03.02
Libros de actas de la Comisión de Gobierno.
1996 - 2002
827
1.04
Comisiones informativas y especiales
1.04.01
Borradores de actas de la Comisión de Especial de
Cuentas.
1992 - 1996
27
1.04.02
Libros de actas de la Comisión Especial de Cuentas.
1992 - 1996
27
1.04.02
Libros de actas del Tribunal de Garantías Constitucionales
1933 - 1933
27
2
ADMINISTRACIÓN
2.01
Secretaría
2.01.01
Expedientes de secretaría.
1995 - 1998
28
2.01.01.01
Certificados.
1865 - 2002
28
2.01.01.02
Estudios.
1967 - 1996
28
2.01.01.03
Informes.
1835 - 1997
28
2.01.01.04
Memorias.
1961 - 1962
28
2.01.01.05.01
Circulares (MUNPAL).
1960 - 1993
30
2.01.01.05.01
Circulares de abastecimientos y transportes.
1974 - 1978
30
2.01.01.05.01
Circulares de la Fiscalía de la Vivienda.
1939 - 1949
29
2.01.01.05.01
Circulares.
1936 - 2000
29
2.01.01.06
Instancias.
1812 - 1956
31
2.01.01.06
Instancias.
1957 - 1985
32
2.01.01.06
Instancias.
1981 - 2002
33
2.01.01.07
Estadísticas.
1879 - 1988
34
2.01.02
Registros de secretaría.
1828 - 1975
34
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1825 - 1939
35
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1940 - 1944
36
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1945 - 1945
37
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1946 - 1946
38
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1947 - 1947
39
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1948 - 1948
40

Guía e Inventario · Archivo Municipal · Chiclana de Segura
55
Código
Título
Fechas
Caja
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1949 - 1949
41
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1950 - 1951
42
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1952 - 1957
43
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1958 - 1959
44
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1960 - 1960
45
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1961 - 1961
46
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1962 - 1962
47
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1963 - 1963
48
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1964 - 1964
49
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1965 - 1965
50
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1966 - 1966
51
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1967 - 1967
52
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1968 - 1969
53
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1970 - 1971
54
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1972 - 1974
55
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1975 - 1976
56
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1977 - 1978
57
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1979 - 1979
58
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1980 - 1981
59
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1982 - 1983
60
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1984 - 1984
61
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1985 - 1985
62
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1986 - 1987
63
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1988 - 1989
64
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1990 - 1991
65
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1992 - 1992
66
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1993 - 1993
67
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1994 - 1994
68
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1995 - 1995
69
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1996 - 1996
70
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1997 - 1997
71
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1998 - 1998
73
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1998 - 1998
72
2.01.03
Correspondencia de secretaría.
1999 - 1999
74

Plan de Organización de Archivos Municipales de la provincia de Ja
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