Arxivlar haqidagi umumiy tushuncha

12 - Mavzu: Arxiv ro’yxatlari


Reja:

1. Arxiv ro’yxatlarining vazifalari

2. 
   Ro’yxat tuzish usullari
   

3. Ro’yxatni tuzishda differensial yondashuv

Ro’yxatlarning vazifasi
Ro’yxatlar bir vaqtning o’zida ham hisob hujjati hamda hujjatlarning mazmuni haqidagi ma’lumotnomadir. Arxiv ro’yxati – bu ma’lum bir

fondda saqlanayotgan yig’majildlarning sarlavhasi va boshqa ma’lumotlarni o’zida

aks ettirgan ma’lumotnoma hisoblanadi.

Ro’yxatlar bir vaqtning o’zida 3 xil vazifani bajaradi: yig’majildlar hisobini ta’minlash, ularning fondlar ichidagi tizimini ta’minlash, ularnin tarkibi va mazmunini aks ettirish. Ro’yxatlar birlamchi ma’lumotnoma bo’lib, boshqa axborot-qidiruv ma’lumotnomalari bo’lmish kataloglar, yo’lko’rsatkichlar va arxiv sharhlarini tuzish uchun asos bo’lib xizmat qiladi.

Ro’yxatlar tuzish usullari

Yig’majildlar ro’yxati 2 qismdan, ya’ni ro’yxatning o’zidan va unga doir ko’makchi ma’lumotnoma apparatidan iboratdir. Ro’yxatning tavsifiy qismi har bir

yig’majild haqida ma’lumot beradi. Ro’yxat yakuniy yozuv bilan nihoyasiga yetadi, unda mazkur ro’yxatdagi yig’majildlar soni ko’rsatiladi.
Ro’yxatning ko’makchi ma’lumotnoma apparati titul varaqasi, so’zboshi, qisqartirilgan so’zlar ro’yxati va mundarijadan iborat bo’ladi.
Ro’yxat quyidagi materiallar majmuiga tuziladi:

1. 
   Fondning 1 yillik materiallarning ma’lum bir qismiga (strukturaviy yoki funksional tamoyildan kelib chiqqan holda);
   
2. 
   Fondning 1 yillik materiallarining barchasiga;
   
3. 
   Birlashgan arxiv fondi yoki arxiv kolleksiyalari materiallariga (agar bu materiallarning miqdori ko’p bo’lmasa).
   

Alohida ro’yxatlar quyidagi materiallar uchun tuziladi:

1. 
   muassasaning shaxsiy tarkibiga oid materiallarga;
   
2. 
   uzoq muddat (10 yildan ko’p) saqlanishi kerak bo’lgan materiallarga;
   
3. 
   mazkur fondning hujjatlariga ilmiy-ma’lumotnoma apparati bo’lib xizmat qiluvchi materiallarga
   

Davlat arxivlarida ro’yxatlar ikki nusxada tuziladi. Ulardan biri daxlsiz bo’lib, ikkinchisi foydalanish uchun mo’ljallangan. Arxivlarda ro’yxatlar hisob bo’limida saqlanadi va fondlar tartibi bo’yicha joylashtiriladi. Fond doirasida esa ro’yxatlar raqam tartibiga qarab joylashtiriladi. Ro’yxatlar va fondlar to’g’risidagi umumiy ma’lumotlarni topish uchun qulaylik tug’dirish maqsadida ro’yxatlar reyestri tuziladi.
Ro’yxatlar tuzishning turli usullari mavjuddir. O’zbekiston arxivlarida ro’yxatlarni alohida varaqlarga yozish (listovaya forma) ko’proq qo’llaniladi.
Ro’yxatlarning tavsifiy qismida yig’majildning raqami, indeksi, sarlavhasi, hujjatlarning tashqi belgilari, asl nusxa ekanligi, yaratilish usuli, annotasiya, sanalari hamda varaqlarning umumiy miqdori ko’rsatiladi.
Yig’majildning muqovasida keltirilgan barcha ma’lumotlarning to’g’riligi tekshirib ko’rilgach, yig’majild ro’yxatiga kiritiladi. Bir necha jild (tom) dan iborat

yig’majildning hir bir jildiga alohida tartib raqami beriladi.
Ro’yxatga yig’majildning sarlavhasi uning muqovasida qanday berilgan bo’lsa, shunday yoziladi. Hyech qanday o’zgarishlar yoki qisqartirishlarga yo’l qo’yilmaydi. Yig’majildda annotasiya mavjud bo’lgan taqdirda u sarlavhadan so’ng yangi satrdan yoziladi. Shu yerda yig’majildning tashqi belgilari ham aks ettiriladi. Sanalar sarlavhadan so’ng yoziladi. «Izoh» nomli grafada yig’majildlarning jismoniy holati, ayrim yig’majildlar yoki hujjatlarning boshqa fondga o’tkazilganligi qayd etiladi. Shu joyning o’ziga yig’majildning mikrofilpmlashtirilganligi, ko’chirma nusxalarinin mavjudligi, xorijiy tillardan tarjima qilinganligi va qiyin matnlarning rasshifrovkasi (izohi) haqidagi ma’lumotnoma yoziladi. Ro’yxat yakunlovchi yozuv bilan nihoyasiga yetadi. Yakuniy yozuvda yig’majildlarning miqdori va raqam tartibi, sana, tuzuvchining ismi-sharifi, Piter varaqalarning mavjudligi qayd etiladi. Yig’majildlar miqdori raqam va so’zlar bilan yoziladi.