Bajardi: diyor masharipov ilmiy rahbar: matnazarova mohira

I BOB. Hujjatlarni qimmatligini aniqlash ekspertizasi.
1.1. Ekspertizaning tushunchasi.
Hujjatlarni ekspertizada o’tkazish deganda ularning ilmiy qimmatini aniqlash va davlat arxivlari uchun tanlab olish bilan bog’liq ishlar tushuniladi. Ekspertiza arxivshunoslikning eng muhim va mas’usliyatli ishlaridan biridir. Ekspertiza
jarayonida hujjatlarning tarixiy manba sifatidagi ahamiyati aniqlanadi. Shu asnoda davlat arxivlariga yangi hujjatlar tanlab olinadi va O’zR MAF shakllanib boradi. Ma’lumot manbai bo’lgan hujjatlarning nihoyatda xilma-xilligi ularni ekspertizadan o’tkazishni taqozo etadi. Ayrim hujjatlar jamiyatning siyosiy, ilmiy va madaniy hayoti haqida, xalq xo’jaligining taraqqiyoti, davlat apparatining faoliyati to’g’risida va boshqa masalalarga doir qimmatli ma’lumotlar beradi. Ular jtimoiy hayotning turli sohalarini o’rganish uchun manba bo’lib xizmat qiladi. oshqa hujjatlarning ma’lumotlari esa tor amaliy maqsadlar doirasidan chiqmaydi. ¹
Ekspert komissiyalarining asosiy vazifalari quyidagilardan iborat:
- arxivga topshirish uchun doimiy va vaqtincha saqlash uchun hujjatlarni tanlash;
- keyinchalik saqlanishi kerak bo'lgan vaqtincha saqlash muddati bo'lgan hujjatlarni tanlash;
- saqlash muddati o'tgan ishlarni yo'q qilish uchun ajratish;
- doimiy saqlash muddati bo'lgan ishlar inventarlarini va yo'q qilish uchun tanlangan ishlar bo'yicha dalolatnomalarni ko'rib chiqish;
- tuzatib bo'lmaydigan zarar etkazilganligi sababli yo'q qilish uchun tanlangan ishlar bo'yicha dalolatnomalarni va saqlash uchun arxivga topshirilishi kerak bo'lgan ishlarning topilmaganligi to'g'risidagi dalolatnomalarni ko'rib chiqish;
- ishlarni yo'q qilishda ishtirok etish.

Tashkilot va maktabgacha ta'lim muassasasining arxiv xizmati xodimlari tomonidan hujjatlarning qiymatini ekspertizadan o'tkazish bo'yicha buyruq bilan belgilangan muddatlarga muvofiq har yili EK bilan birgalikda shakllantirilgan hujjatlarning qiymatini ekspertizadan o'tkazadilar. tashkilotning tarkibiy bo'linmalarining faoliyati va tashkilot arxivida saqlanadi. Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalari (Federal arxivlar kollegiyasining 2002 yil 6 fevraldagi qarori bilan tasdiqlangan). Hujjatlarning qiymatini tekshirishda tarkibiy bo'linmalar doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash holatlari arxivga topshirish uchun tanlanadi; tarkibiy bo'linmalarda saqlanadigan vaqtincha saqlash muddati bo'lgan ishlarni tanlash; saqlash muddati o‘tgan o‘tgan yillardagi ishlarni yo‘q qilish uchun ajratmalar. Shu bilan birga, bir vaqtning o'zida tashkilot fayllari nomenklaturasining sifati va to'liqligi, fayllarni saqlash muddatlarini belgilashning to'g'riligi tekshiriladi.

Qoidaga ko'ra, dastlab tashkilot arxivining xodimlari doimiy saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlarni tanlaydilar, ular tashkilot arxivlari ishi bo'yicha belgilangan Qoidalarga muvofiq tavsiflanadi. Bir vaqtning o'zida tuzilgan inventarizatsiya tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanishi kerak; agar tashkilot davlat arxivining ta’sischisi bo‘lsa, u holda yangi tuzilgan ro‘yxatlar ham davlat arxivining EIK bilan kelishilishi kerak, kelgusida fayllar doimiy saqlash uchun o‘tkaziladi. Maxsus e'tibor Shu bilan birga, xodimlar bo'yicha hujjatlarga e'tibor qaratish lozim, chunki bu hujjatlar tashkilot tugatilgan taqdirda davlat saqlashiga o'tkaziladi. Hujjatli ma'lumotlarning saqlanishini kafolatlash maqsadida hujjatlarni yo'q qilishga ajratish to'g'risidagi dalolatnomalar faqat doimiy va uzoq muddatli saqlash muddatlari hollari inventarlari tuzilgandan va tasdiqlanganidan keyin tuziladi. Matnning ko'p qismini o'qib bo'lmaydigan darajada shikastlangan va ularni tiklash mumkin bo'lmagan hujjatlar ham yo'q qilish uchun tanlanishi mumkin. Buzilgan hujjatlar matnini hech bo'lmaganda qisman tiklash mumkin bo'lgan hollarda, ular saqlash uchun qoldiriladi, tiklanadi yoki nusxa ko'chiriladi. Ekspert komissiyasi yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlarning aniq miqdorini aniqlaydi, bundan tashqari, u yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlarni tortadi (agar tashkilot bunday imkoniyatga ega bo'lsa). Qoidaga ko'ra, hujjatlar (paketlar, to'plamlar, hujjatlar qoplari) faqat tegishli uskunaga ega bo'lgan qayta ishlash markazida tortiladi. Ish tugagandan so'ng, hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risida dalolatnoma beriladi. E'tibor bering, arxiv ishlarini (hujjatlarini) mexanik qayta ishlash yoki yoqish komissiya a'zolari ishtirokida ularni to'liq qayta ishlashdan (yoqishdan) oldin amalga oshirilishi kerak. Hujjatlarni yo'q qilish uchun ixtisoslashgan tashkilotni jalb qilish mumkin.
Ish yuritishda hujjatlar bilan ishlashning yakuniy bosqichi ularni keyinchalik saqlash va ishlatish uchun ishlarni ko'rib chiqishdir. Saqlash uchun fayllarni qayta ishlash hujjatlarning ilmiy va amaliy ahamiyatini tekshirishni, fayllarni topshirishni, doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlash muddatlari uchun fayllarning inventarizatsiyasini tuzishni o'z ichiga oladi². Qiymat ekspertizasihujjatlar uchun hujjatlarni tanlash hisoblanadi umumiy saqlash yoki qabul qilingan mezonlardan kelib chiqqan holda ularni saqlash muddatlarini belgilash. Umumlashtirilgan shaklda hujjatlarning qiymatini tekshirish vazifalari quyidagilardan iborat:

• 
  Siyosiy, iqtisodiy, ilmiy va madaniy ahamiyatga ega bo'lgan hujjatlarni keyinchalik Rossiya Federatsiyasi davlat arxivlariga doimiy saqlash uchun topshirish uchun tanlash;
  
• 
  Ilmiy va tarixiy ahamiyatga ega bo'lmagan, ammo amaliy ahamiyatga ega bo'lgan hujjatlarni vaqtincha saqlash uchun tanlash;
  
• 
  Ilmiy ahamiyatga ega bo'lmagan va amaliy ahamiyatini yo'qotgan hujjatlarni yo'q qilish uchun ajratish;
  
• 
  Hujjatlarni saqlash shartlarini belgilash yoki o'zgartirish. Hujjatlar tarixiylik tamoyillari asosida baholanadi,
  
• 
  tizim, yaxlitlik. Hujjatlarni baholash mezonlari ularning kelib chiqishi, mazmuni va tashqi xususiyatlari hisoblanadi.
  

Ekspert komissiyalari. Ish yuritishda qiymatni tekshirish ishlarning nomenklaturasini tuzishda, ishlarni shakllantirishda va hujjatlarni ishlarga tegishli bo'lishining to'g'riligini tekshirishda, shuningdek ishlarni keyinchalik saqlash uchun tayyorlashda va yo'q qilish uchun ishlarni tanlashda amalga oshiriladi.Hujjatlarning qiymatini tekshirishni tashkil etish va o'tkazish, ularni saqlash va yo'q qilish uchun tanlash uchun muassasada doimiy ekspert komissiyasi (EK) tuziladi. Vazirlik va idoralarda, jamoat tashkilotlarining markaziy organlarida hujjatlarni tanlab olish va davlat saqlanishiga o‘tkazish, shuningdek nazorat qilish va bo‘ysunuvchi tashkilotlarga uslubiy yordam ko‘rsatish uchun markaziy ekspert komissiyalari (MSK) tuziladi.MSK va EK maslahat organi hisoblanadi. Ular tegishli arxiv muassasasining ekspert-taftish komissiyalari (EPK) bilan doimiy aloqada bo‘lib, ulardan tashkiliy-uslubiy ko‘rsatmalar oladi.
Qiymatni baholashni o'tkazish. Har yili tashkilotlarning ish yuritishlarida hujjatlar doimiy va vaqtincha saqlash, shuningdek, yo'q qilish uchun tanlanadi. Ushbu tanlov tarkibiy bo'linmalarning xodimlari tomonidan idoraviy arxiv xodimlari ishtirokida amalga oshiriladi. Bu ishdagi hujjatlarning haqiqiy mazmunini tahlil qilishni o'z ichiga oladi. Faqat ishlarning sarlavhalariga ko‘ra emas, balki hujjatlarni birma-bir ko‘zdan kechirib, ularning ilmiy-amaliy ahamiyati va tegishli saqlash muddatlari aniqlanadi.
Ekspert komissiyasining ishi natijasida turli xil saqlash muddatlariga ega bo'lgan to'rtta hujjatlar guruhi tuziladi:
1) davlat arxivlarida doimiy saqlash;
2) idoraviy arxivda vaqtincha saqlash (10 yildan ortiq);
3) vaqtincha saqlash (10 yilgacha);
4) saqlash muddati tugashi munosabati bilan yo'q qilinishi kerak.
Doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlanadigan va shaxsiy tarkibdagi fayllar idoraviy arxivga topshiriladi. Ularning o'tkazilishi faqat tavsiflar bilan amalga oshiriladi. Vaqtinchalik (10 yilgacha) saqlash holatlari idoraviy arxivga topshirilishi shart emas. Ular hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmati tomonidan markazlashtirilgan holda yoki tarkibiy bo'linmalarda saqlanadi va saqlash muddati tugagandan so'ng yo'q qilinishi kerak. Ishlarning tavsiflari tasdiqlangandan keyin doimiy saqlash arxiv muassasasi muassasaga vaqtincha saqlash muddati bo'lgan hujjatlarni yo'q qilishga ruxsat beradi. Hujjatlarni yo'q qilish aktlar bilan rasmiylashtiriladi. Hujjatlar va ishlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi dalolatnoma EK raisi va a'zolari tomonidan imzolanadi, muassasa rahbari tasdiqlaydi. Hujjatlarning qiymatini tekshirish ikki holatda: ishlarni arxivga topshirishga tayyorgarlik ko'rishda va ishlarni yo'q qilish uchun tanlashda amalga oshiriladi.
Korxonada hujjatlar qiymatini tekshirish, qoida tariqasida, ikkita asosiy holatda amalga oshiriladi:

• 
  ichida maktabgacha ta'lim muassasasining xizmati-ishlar nomenklaturasini tuzishda, ishlarni shakllantirishda, shuningdek ularni korxona arxiviga topshirish uchun rasmiylashtirishda;
  
• 
  vaqtinchalik holatlar uchun saqlash muddati(10 yildan ortiq) - o'chirilishi kerak bo'lgan ishlar ro'yxatini tuzishda;
  
• 
  doimiy saqlash muddati bo'lgan ishlar uchun - davlat yoki shahar arxiviga topshiriladigan ishlar ro'yxatini tuzishda.
  

Hujjatlarning qiymatini ekspertizadan o'tkazishni tashkil etish va o'tkazish bo'yicha ish maxsus tuzilgan organ tomonidan amalga oshiriladi ekspert komissiyasi(EC). Uning vazifalari uslubiy ta'minlash va o'z ichiga oladi amaliy ish korxona faoliyati jarayonida yaratilgan boshqaruv, ilmiy-texnikaviy va boshqa maxsus hujjatlarni tanlab olish va davlat va shahar arxivlariga saqlash uchun topshirish to'g'risida. Agar korxona yirik bo'lsa, uning har bir bo'linmasi o'zining alohida EK ni tashkil qiladi va ularning faoliyatini Markaziy ekspert komissiyasi (MSK) muvofiqlashtiradi. EK korxona rahbari huzurida faoliyat yurituvchi maslahat organi hisoblanadi. Ushbu tartib Federal arxivning 1995 yil 19 yanvardagi 2-son buyrug'i bilan tasdiqlangan Taxminan Nizomning 2-bandi bilan belgilanadi. Tegishli buyruq bilan bosh EK tarkibini belgilaydi. Umumiy qabul qilingan amaliyotga ko'ra, ushbu komissiya tarkibiga bosh direktor o'rinbosari, bosh buxgalter va kadrlar bo'limi boshlig'i kiradi. EK a'zolarining vazifasi ish qog'ozlarini saqlash muddatlarini belgilash, ishlarni yo'q qilish uchun ajratish to'g'risidagi aktlarni ko'rib chiqish, shuningdek, agar asl manba saqlanmagan bo'lsa, ikki nusxadagi ish qog'ozlarini saqlash muddatini ko'paytirishdan iborat. Agar siz xodimlar bo'limida ishlarning nomenklaturasini topmagan bo'lsangiz, ishlarning jamlanma nomenklaturasidan ish yuritish uchun mas'ul shaxsdan ko'chirma toping.Ish qog'ozlarini topish vazifasi, agar ular saqlangan bo'lsa, ularning inventarlari tomonidan osonlashtiriladi. Ishlarning inventarizatsiyasi sizga qaysi hujjatlar qayta ishlanganligi va saqlash uchun topshirilganligi yoki xodimlar bo'limida maxsus kabinetlarda saqlanishini davom ettirishga yordam beradi. Agar inventarizatsiya kadrlar bo'limida bo'lmasa, tashkilot ishlarining umumlashtirilgan inventarizatsiyasidan ko'chirma so'rang. Ko'pincha bunday inventarni arxiv uchun mas'ul xodimdan olish mumkin. Keyinchalik, siz inventarizatsiyani o'rganishingiz va biznes hujjatlarini to'g'ridan-to'g'ri tekshirishga o'tishingiz kerak. Raflardagi papkalar tartibi bir xil bo'lib qolishiga ishonch hosil qiling. Agar hujjatlar to'g'ri taqsimlanmagan bo'lsa, ularni to'g'ri saqlash joylariga joylashtiring. Chiriyotgan yoki boshqa zararkunandalar paydo bo'lishi mumkin bo'lgan qog'ozli papkalarni o'z vaqtida boshqa papkalardan ajratib turishga qat'iy e'tibor berish kerak. Muqovada ishlarning tavsifi bilan inventar buyumlar ro‘yxatlarini tekshirish papkalarda hujjatlar mavjudligini tekshirish imkonini beradi va ishlarning jismoniy holati faqat har tomonlama tekshirish yordamida aniqlanadi. Inventarizatsiya ko'rib chiqilgandan so'ng, uning oxirida siz "Ko'rilgan" yozuvini qo'yishingiz kerak, mavjudligini tekshirish dalolatnomasining raqami va sanasini ko'rsatishingiz va jismoniy holat biznes hujjatlari. Yodda tutingki, tekshirish vaqtida aniqlangan qayd etilmagan holatlarni qayd etish yoki yozuvlarga yozib qo‘yish, shuningdek, inventarizatsiyaga kiritish qat’iyan man etiladi. Kelib chiqishi aniqlanmagan hujjatlar bilan ishlash faqat tekshirilgandan keyin boshlanishi kerak. Ish natijalari bo'yicha arxiv ish hujjatlari mavjudligi va holatini tekshirish dalolatnomasini tayyorlang.
Kompaniyaning biznes hujjatlarining tizimlashtirilgan ro'yxati, ularning har biri uchun saqlash muddatlari ko'rsatilgan. ishlarning nomenklaturasi. Bu sizga narsalarni tartibga solishda bebaho yordam beradi. Uning yordami bilan siz biznes qog'ozlarini turlari bo'yicha (buyruqlar, qarorlar, qarorlar, ko'rsatmalar va boshqalar), shuningdek saqlash muddatlari bo'yicha guruhlashingiz mumkin. Kadrlar bo'limi ishining nomenklaturasi ajralmas qismi korxona ishlarining umumiy nomenklaturasi. Xuddi shu standartlar va qoidalarga muvofiq chiqariladi. Nomenklatura tashkilotda boshlangan ishlarni tizimlashtirish uchun yaratilgan. U ularni ro'yxatdan o'tkazish uchun hujjatlarning indeksini (sonini) belgilaydi. Nomenklatura ishlarni qayta ishlash va arxiv saqlash uchun inventarlarni tuzishda yordam beradi. Ishlarning nomenklaturasi etishmayotgan bo'lishi mumkin. Bunday holda, shkaflarning javonlarida joylashgan ish qog'ozlarining reestrini tuzing. Siz topgan hamma narsani birinchi va oxirgi hujjatlar sanasi bilan ro'yxatga qo'ying.

Noto'g'ri tuzilgan fayllarni topsangiz (masalan, buyurtmalar va buyurtmalar bitta faylda saqlanadi), ularni darhol qayta ro'yxatdan o'tkazing. Ishni ikki xilga ajrating va ularga to'g'ri nom bering. Hujjatlarni saqlash muddatlarini ko'rib chiqing. Masalan, uchun buyurtmalar o'z mablag'ingiz hisobidan dam olish kunlari 75 yil davomida saqlanadi va buyurtmalar uchun yillik ta'til- 5 yi . Qoidalarga ko'ra, saqlash muddati har xil bo'lgan hujjatlarni bitta faylga joylashtirish mumkin emas. Har bir dam olish turi uchun buyurtmalar uchun alohida fayllar yarating. Nomenklaturani oxirgi chorakdan boshlab tayyorlashni boshlang. Kelgusida har yili nomenklaturani aniqlab, rahbar bilan tasdiqlab, kalendar yil uchun 1 yanvardan boshlab qayta kiriting. Tashkilot ishlari nomenklaturasini har besh yilda arxiv muassasasi bilan kelishish. Umumiy qabul qilingan me'yorlarga ko'ra, ishlarning nomenklaturasi beshta ustundan iborat. Qoidaga ko'ra, ish ko'rsatkichi (1-ustun) ikki qismdan iborat: bo'limning raqamli belgisi va ushbu bo'limning ishlar nomenklaturasi bo'yicha ishning tartib raqami. Indekslar odatda arab raqamlari bilan belgilanadi. Ishlarning sarlavhalari (shuningdek, jildlar va qismlar) ishlar nomenklaturasining 2-ustuniga kiritilishi kerak. Ishni tashkil etuvchi ish hujjatlarining ahamiyatlilik darajasi va ularning o'zaro bog'liqligi ishlarning sarlavhalarini har bir bo'limda joylashtirish tartibini belgilaydi. Ishning sarlavhasi unga kiritilgan ish hujjatlarining mazmuni va tarkibiga mos kelishi, ularning asosiy mazmunini aniq ko'rsatishi kerak. Agar ishning tarkibida bir nechta jild (qism) bo'lsa, unda

Yo'q qilinadigan holatlar qayta ishlash (utilizatsiya) uchun o'tkaziladi. Ishlarni topshirish qabul qilish schyot-fakturasi bilan rasmiylashtiriladi, unda topshirish sanasi, topshiriladigan ishlarning soni va qog'oz chiqindilarining og'irligi ko'rsatiladi.Hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazishning asosiy maqsadlari quyidagilardan iborat:

• 
  hujjatlarning ilmiy-tarixiy, amaliy va boshqa arxiv ahamiyatidan kelib chiqib ularning saqlash muddatlarini aniqlash;
  
• 
  hujjatlarni noto‘g‘ri va asossiz yo‘q qilish holatlarini bartaraf etish.
  

Hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazishning asosiy vazifalari quyidagilardan iborat:

• 
  ilmiy-tarixiy, amaliy va boshqa arxiv ahamiyatiga ega bo‘lgan hujjatlarni ularning qimmatliligi mezonlaridan kelib chiqib aniqlash va tanlab olish;
  
• 
  etishmaydigan materiallar o‘rnini to‘ldirish yo‘li bilan arxiv fondlari tarkibining to‘liqligiga erishish;
  
• 
  hujjatlarning jismoniy holatiga baho berish.