Boshqaruv maqsadi

Axborot bilan ishlash, o'zini o'zi boshqarishning vazifasi sifatida, boshqa vazifalar o'rtasidagi muhim bog'lovchi bo'g'in bo'ladi.
Ish vaqti davomida menejerlarga axboratlar oqimi kelib tushadi. Natijada ular vaqtning 80 % ga yaqinini o'qish, yozish, telefonda so'zlashish, majlislar va x.k ga sarflaydilar. Buning ustiga ular kerak bo'ladigandan ancha ko'proq axborotlarni oladilar, qayta ishlaydilar va tarqatadilar.Tadbirkorlik oborotida bo'lgan barcha axborotlarning yarmisi ortiqcha bo'ladi. Shuning uchun axborotlarni ishlab chiqish tartibga solinini va tizimlashtirilishi, kasbiy va hayotiy maqsadlarga qaratilishi kerak. Demak, menejer ular bilan ishlashning ratsional usullariga ega bo'lishi kerak.
Bu hammadan avval o'qishga tegishlidir. O'kish uchun ishga doir xatlar, gazetalar, farmoyishlar, xizmat xatlari ko'rinishidagi axborot oqimlari borgan sari to'liqroq bo'lib bormoqda, natijada menejerlar vaqtning 30%ga yaqinini o'qishga sarflamokdalar. Shuning uchun ratsional o'qish katta ahamiyatga ega, u tufayli vaqtning ancha qismi tejaladi.
Majlislar va anjumanlar menejerlar faoliyatida muhim o'rin tutadilar.
Ular axborotlarni almashtirish, vaziyatlarni tahlil qilish, qarorlar qabul qilish zaruriyati vujudga kelgan vaqtda o'tkazilishlari kerak. Bu masalalarni jamoviy hal qilish samaraliroqdir, ammo vaqt va mablag'larni sarflanishi dastlabki solishtirma tahlil talab qilingandan yuqoriroqdir. Majlisni tashkil qilishda uning maqsadi, kun tartibi, ishtirokchilar doirasi, o'tkazish sanasi, vaqti, joyini belgilash, ko'rgazmali axborotlarning zarur vositalari haqida harakat qilish zarur. Taklifnomalarni kamida majlisdan bir hafta oldin jo'natish kerak. Bunda ishtirokchilarni uning vaqti, mavzui va maqsadlari haqida iloji boricha aniqroq xabardor qilish zarur.
Majlisni aniq ma'lum vaqtda boshlash kerak. Hammadan avval ishtirokchilar bilan kun tartibi, reglament, qarorlar qabul qilish tartibi kelishib olinadi.
Majlis vaqtida qo'yilgan maqsadlarga qanday erishilayot-ganligini nazorat qilish, muammoni tahlil qilish, muqobil qarorlarni ilgari surish, ularni hal qilish yo'llarini qidirish, ishtirokchilarni xabardor qilish va ularning faoliyatini muvofiqlashtirish kerak.
Shu narsa ma'lumki, ko'p sonli odamlarning birgalikdagi aqliy faoliyatining mavofiq faolligi, qoidaga ko'ra, 40 - 45 daqiqa davom etadi. Keyin majlisning ko'pgina ishtirokchilarida e'tibor susayadi, shovqin, harakatlar, gaplar vujudga keladi. Bunday holat 30 - 40 daqiqa davom etadi, shundan keyin muzokaralar yana kuch bilan sho'baiydi va "salbiy faollik davri" boshlanadi. U insonni boshqarilmay digan bo'lib qolishi, hamma narsaga asabiy va ishonmasdan munosabatda bo'lishi bilan ta'riflanadi. Bu vaqtda qabul qilingan qarorlar odatda ekstremizm bilan ajralib turadilar. Agar majlis tanaffussiz 2 soatdan ortiq davom etsa, ishtiroqchilarning 90%dan ko'prog'i, faqat u tezroq tugashi uchun har qanday qarorga rozi bo'ladilar (7.3 -rasm).
Majlisni oxirida qabul qilingan qarorlarni taqrorlash, yakunni chiqarish va nima, kim tomonidan va kaysi vaqtga qadar qilinishi kerakligini aniqlab olish kerak. Majlis ijobiy ruhda va iloji boricha ma' lum vaqtda tugashi kerak.
Agar majlisni rejalashtirishda ustivorliklar to'g'ri ma'lum bo'lsalar, unda eng muhim vazifalar, qoidaga ko'ra, majlisning boshida muxokama qilinadilar, oxirida esa faqat kam ahamiyatlilar.
Majlisni yakunlashda eng muhim ma'lumotlar va natijalarga ega qisqacha bayonnoma tuzish kerak, majlis oxirida uni ishtirokchilarga tarqatish kerak.