Boshqaruv maqsadi
Download 262 Kb.
|
BOSHQARUV MAQSADI
- Bu sahifa navigatsiya:
- menejerning
- ustivorliklarni belgilashni
|
jadval
Martabali (kasbiy) reja
O'zini o'zi boshqarishning keyingi pallasi - menejerning shaxsiy vaqtini rejalashtirishdir (7.2-jadval) Bunda eng qimmat boylik - vaqtdan ratsional foydalanish ta'minlanadi: yo mavjud vaqtni unumli faoliyat uchun qo'llash (eng katta mezon) yoki qo'yilgan maqsadlarga vaqtni kamroq sarflash bilan erishish (eng kichik mezon). Rejalashtirish maqsadlarni amalga oshirishga tayyorgarlik va vaqtni turkum lashtirish (tartibga solish)ni bildiradi. Rejalashtirishga vaqtni sarflanishini ko'payishida ularni ijro etish uchun zarur vaqt qisqaradi, bu provordida umuman vaqtni qisqarishiga olib keladi. Rejaviy davr (yil, oy, kun )ning 1%ga yaqinini rejalashtirishga sarflash tavsiya etiladi. Shaxsiy vaqtni rejalashtirish qoidalari mavjud: -vaqtni sarflanishini uning haqida aniq tasavvurga ega bo'lish uchun sinchiklab rejalashtirish; - ish kuning faqat 60% ni reja bilan qamrab olish, 20% ni ko'zda tutilmagan muammolarni hal qilish va 20% esa ijodiy faoliyatga, shu jumladan malakani oshirishga qoldirish; -hamma vaqt boshlangan ishni oxirigacha yetkazish; -vazifalarning faqat bajarsa bo'ladigan hajmini rejalashtirish; -rejalarning egiluvchanligini ta' minlash; -rejalarda nafaqat harakatlarni, balki kutilgan natijalarni ham qayd etish; -ishlarni bajarish uchun aniq muddatlar va vaqtli me'yorlarni belgilash; -muhimni shishilinchdan ajrata bilish va shishilinch ishlarning hukmronligidan qochish; -rejalarni ishlarni to'liq va o'z vaqtida amalga oshirilishi nuqtai nazaridan doimiy ravishda nazorat qilish va tuzatishlar kiritish; -shaxsiy vaqtdan foydanalishni rejalashtirish; -yirik vazifalarni hal qilish uchun vaqtning katta uzluksiz davrlarini va kichiklarni esa- kichik masalalar uchun zaxira qilib qoldirish; -unumsiz faoliyatga iloji boricha kamroq vaqt ketishi ustidan nazorat qilish; -muqobil rejalashtirish va yaxshi variantni qidirib topishga harakat qilish; -o'z rejalarini hamkasblari bilan muvofiqlashtirish. Umumiy rejalashtirish doirasida vaqtni rejalashtirish tegishli uzoq muddatli (strotegik) maqsadl arga qaratiladi, u o'z navbatida operativlarga bo'linadi. Shaxsiy va kasbiy maqsadlarga erishish uchun vaqtni belgilashda uni afzalroq taqsimlash va ishlarning maqsadga muvofiq nisbatiyligini olish mumkin. Ishbilarmonlik hayotida quyidagi rejaviy davrlar o'zlarini oqlaganlar: uzoq muddatli (3 - 5 yoki ko'proq yillar); • o'rtacha muddatli (1-3 yillar) • joriy (1 kun - 3 oy - chorakli, oyli, o'n kunli, haftali, kunlik rejalar). Vaqtni rejalashtirish yopiq tizimdan iborat bo'ladi, unda rejalarning alohida turlari o'rtasidagi yaqin aloqa kuzatiladi. Masalan, uzoq muddatli rejalar o'rta va aniq muddatli rejalar, joriy davr rejalari va kunlik rejalarda aniqlanib olinadi. Hayotning rejasi rejalashtirish jarayonining boshlang'ich nuqtasi bo'ladi. Uning asosida yaqin yillarga reja tuziladi, keyingi asosida esa -yillik. Shundan keyin choraklarda bo'lish amalga oshiriladi, yillik rejani bajarilishi ustidan nazorat qilish uchun tegishli reja tuziladi. Yil davomida vaqtning teng oraliqlardan keyin o'tgan davrdagi hodisalarning o'ylab ko'rish va zarur bo'lganda o'zgartirishlar kiritish yoki muddatlarni ko'chirish (oraliq nazorat) tavsiya etiladi. Har bir chorakning oxirida keyingi davrga mo'ljallarni belgilash va undan qaysi vazifalarni chiqarib tashlash, qaysini - ko'chirish, qaysini esa -qo'shishni belgilash zarur. Rejalar, agar ya'na erkin rejalashtiruvchi vaqt deb ataluvchi belgilansa, hamda qo'shimcha va ko'zda tutilmagan vazifalarni hal qilish uchun vaqtning zaxiralari ko'zda tutilsagina, haqiqiydirlar. Haftali reja kelguvsi davrni yanada batafsilroq bashoratlashni ko'zda tutadi. Oylik rejadan kelib chiqqan holda haftadagi barcha ishlarning kun tartibi ularni ijro etish uchun zarur vaqtni ko'rsatish bilan tuziladi. Vaqtni rejalashtirish tizimidagi so'nggi va g'oyatda muhim bosqich - kunlik rejadan iborat bo'ladi va u haftali reja asosida quriladi. Unda kun davomida qanday ishlar qilinishi kerakligi belgilaniladi, buning ustiga oldindan rejalashtirilgangacha ko'zda tutilmaganlar qo'shiladi. SHunday qilib rejalashtirish umumiy vazifalarni har xil harakatlarni vaqtda taqsimlash uchun xususiylarga asta-sekin joylashtirishni ko'zda tutadi. Barcha rejalar yozma ko'rinishda tuzilishlari kerak, chunki miyada saqlanadi gan rejalar osonlik bilan rad qilinadilar, yozma rejalar esa xotirani bo'shatilishini ta'minlaydilar va ishga o'zini o'zi undashning ruhiy samarasiga egalar. Ishga doir faollik maqsadga qaratilganroq va mo'ljallangan dasturga qat'iy rioya qilinganroq bo'ladi. Keyin menejer tomonidan ishlab chiqilgan rejalarni amalga oshirilishi kerak. Rahbar mehnatini ratsional tashkil qilish ishlarini bajarishda ustivorliklarni belgilashni ko'zda tutadi. Bu har xil ishlar ahamiyati bo'yicha katta farqlanishlari bilan bog'liqdir. Ko'pincha rahbarlar birdagina ishning judayam katta hajmini bajarishga harakat qiladilar yoki, aksincha, o'z vaqtlari va kuchlarini alohida, ko'pincha muhim bo'lmagan, ammo zaruriy bo'lib ko'ringan ishlarga sarflaydilar. Buning natijasida shiddatli ish kunining oxiriga kelib, ko'p narsa qilinganga o'xshasa ham, muhim ishlar yo tugallanmay qoldilar, yoki joylaridan umuman siljimaydilar. Muvaffaqiyatli menejerlar ish kuni davomida ko'pgina muhim masalalarni hal qilishga ulgurush bilan, ma'lum vaqt davomida bitta yagona vazifani bajarish bilan band bo'lishlari bilan ajratib turadilar. Buning uchun muhim ishlarning birinchi navbatdaligi haqidagi bir ma'noli qarorni qabul qilinishi, ustivorlarning tegishli ro'yxatini tuzish va unga rioya qilish shart-sharoitlar bo'lib xizmat qiladi. Ustivorlarni belgilash, rejaga kiritilgan vazifalarni ularning navbatliligi bilan izchil va tizimli bajarish zarur, bu quydagilarga imkon beradi: e'tiborni faqat bitta vazifani bajarishga jamlash; ishga maqsadga intilgandek kirishish va ma'lum muddatlarga rioya qilish; berilgan holatlarda qo'yilgan maqsadlarga erishish; boshqalar tomonidan bajarilishi mumkin bo'lgan ishlarni chiqarib tashlash; rejaviy davr (hafta, kun)ning oxiriga kelib juda bo'lmaganda eng muhim masalalarni hal qilish; nizolar va stressli yuklamalaridan qochish. Bunda italiyali iqtisodchi V.Pareto (1848-1923) tomonidan shakllantirilgan tomo yilni hisobga olish zarur, unga ko'ra alohidagi kichik qismlar guruhida ularning bu guruh sonidagi salmoqqa ko'ra ancha katta miqdor topiladi. Pareto tomoyiligi ko'ra "80:20 nisbati" belgilash mumkin. Bu ish jarayonida 20%da sarflangan vaqt (xarajat)da 80% natijalar (ishlab chiqarish)ga erishilishini bildiradi. Vaqtning qolgan 80% umumiy yakunning faqat 20%ni beradi. Demak, boshidan eng oson, sho'baiqroq yoki vaqtni kamroq sarflanishi talab qiluvchi ishlarga kirishish kerak emas. Masalalarga ularning muhimliligiga muvofiq kirishish zarur: dastavval ozgina "hayotiy muhimlar", keyin- ko'p sonli "ikkinchi darajalilar"ga. Agar barcha vazifalar ularning yakuniy natijalardagi ulushlariga muvofiq tahlil qilinsa va keyin ABV usuli bo'yicha tahlil qilish yordamida kategoriyalar bo'yicha taqsimlansa, Pareto tamoyili aniqlanib olinadi. Bunda tahlil shundan kelib chiqadiki, juda muhim va kamroq muhim ishlarning uning umumiy sonidaga foizlardagi ulushi umuman o'zgarmasdan qoladi. Pareto tamoyiliga ko'ra menejerning barcha ishlarini uchta guruhga bo'lish mumkin: eng muhim ishlar (A kategoriyasi) ishlarning umumiy sonidan 15% yaqinni tashkil qiladi, ularning ahamiyati esa (maqsadga erishishga qo'shilgan ulush ma'nosida) 65% ga yaqinni tashkil qiladi; kamroq muhim bo'lgan ishlar (B-kategoriyasi) - ularning umumiy sonidan 20% ga yaqin, ularning ahamiyati 20% ni tashkil qiladi; muhim bo'lmagan ishlar (V-kategoriyasi)-ularning umumiy sonidan 65%, ammo ularning ahamiyati ishlarning umumiy ahamiyatliligidan faqat 15% ga yaqin. Vazifani ABV usuli bo'yicha tahlil qilib chiqish tavsiya etiladi, buning uchun: ma'lum vaqt (o'n kunlik, kun va h.k.)da hal qilish kerak bo'lgan barcha vazifalarning ro'yxatini tuzish; vazifalarning ularning ahamiyatliligiga muvofiq navbatliligini belgilash. Bunda shuni nazarda tutish kerakki, vazifalarning muhimligi ularning shoshi linchligi bilan hech qanday umumiylikka ega emas; vazifaga tartib raqamlari berish; vazifani A,B,V kategoriyalariga muvofiq baholash: faoliyatni amalga oshirish uchun qayta topshirib bo'lmaydigan eng muhim vazifalar (barcha vazifalardan 15% - A -kategoriyasi); boshqa kishilarga ijro etish uchun topshirilishi mumkin bo'lgan muhim vazifalar (barcha vazifalardan 20%- B-kategoriyasi); qayta topshirilishi mumkin bo'lgan kamroq muhim bo'lgan (barcha vazifalardan 65% - V-kategoriyasi); 5) o'zining vaqtinchalik rejasini vazifalarining birinchi navbatda ligidan kelib chiqqan holda mavjud vaqtni vazifalarning miqdoriga qaytadan tekshirish: rejalashtirilgan vaqtning 65% (3soatga yaqini) - A -kategoriyasi vazifalari; rejalashtirilgan vaqtning 20% (1soatga yaqini) - B -kategoriyasi vazifalari; • rejalashtirilgan vaqtning 15% (45daqiqaga yaqini) - V-ategoriyasi vazifalari; tegishli tuzatishlar kiritish. O'zining vaqtinchalik rejasini A kategoriyali vazifalarni hal qilishga qarata turib, B va V kategoriyalarining muhimsizroq vazifa larni hal qilishga ularning miqdoriga mos keladigan vaqtni ajratish kerak; B va V kategoriyalari vazifalarini ularni boshqalarga topshirish imko niyatlari nuqtai nazaridan baholash zarur. Shunga e'tiborni qaratish kerakki, V kategoriyasi vazifalari keraksiz bo'lma dalar, chunki A va V koregoriyasi vazifalari bilan bir qatorda bajarilishi kerak bo'l gan ko'pgina dastlabki ishlar va mashaqqatli qo'l mehnati mavjud. Menejer tomonidan ustivorliklar haqidagi qarorlarni qabul qilinishi - shaxsiy, sub' yektiv jarayondir. Ammo uni hal qilinishi doimiy ma' lumotlarga asoslanishi kerak. A - kategoriyali vazifalarni rejalashtirish va aniqlashda menejer quyidagi savollarga javob berishi kerak: -qaysi vazifalarni bajarilishi tufayli u asosiy maqsadlarini bajarilishiga ko'proq dara jada yaqinlashadi; -u bitta yagona vazifani bajarish yo'li bilan birdaniga bir necha boshqalarni bajarishi mumkin; -qaysi vazifalarni bajarilishi kattaroq foyda keltiradi; -kaysi vazifalarni bajarilmaganligi salbiy oqibatlarga ega bo'ladi. Haqiqitan ham muhim ishlarni bajarish uchun zarur bo'lgan vaqt ko'pincha shoshilinch, ammo unchalik muhim bo'lmagan ishlarga sarflanadi. Juda ko'p hollarda shunday vaziyat vujudga keladiki, unda rahbar qaysi ishga afzallik berish haqidagi qarorni tezroq qabul qilishi kerak. D.Eyzenxauerning qoidalariga ko'ra, ustivorliklar ishning shishilinchligi va muhimligi kabi mezonlar bo'yicha belgilanishi kerak. Shoshilinchlik va muhimlikka ko'ra quyidagilar ajratiladi: shoshilinch - muhim ishlar. Ularga darhol kirishish va o'zi bajarishi kerak: shoshilinch - muhim bo'lmagan ishlar. Bu holda shoshilinchning "hokimligi" ostiga tushib qolgan va natijada faqat bu vazifalarni ular shoshilinch bo'lganliri uchun bajarish xavfi mavjud. Ammo ular judayam muhim bo'lmasalar, unda boshqalarga topshirilishlari kerak, chunki ularni bajarish uchun qandaydir alohidagi kasbiy sifatlar talab qilinmaydi; shoshilinch bo'lmagan - muhim ishlar. Ular, qoidaga ko'ra, kutib turishlari mumkin. Bu ishlar shoshilinchga aylangan va qisqa muddatlar ichida rahbar tomonidan bajarilishi kerak bo'lgan vaqtda kiyinchiliklar vujudga keladi. Shuning uchun ularning muhimligini qaytadan tekshirish va ularni bajarishni to'liqligicha yoki qisman xodimlarga topshirish tavsiya etiladi; shoshilinch bo'lmagan - muhim bo'lmagan ishlar. Qoidaga ko'ra, bu ishlarga darhol kirishish yoki ularni qo'l ostidagilarga topshirish shart emas. Shu ishlarning ba'zi birlarini arxivga yoki savatchaga jo'natish zarur. Shunday qilib, boshqaruv ishining unimdorligi va natijaligini ancha oshirish uchun menejer o'z qo'li ostidagilarni mehnatga undashi, ularga nafaqat muhim bo'lmagan (qo'lda mashaqqat bilan bajariladigan) ishlarni topshirib, balki o'zining javobgarligi sohasiga jalb qilishi kerak. Qo'l ostidagilarga vazifalarni hal qilish, o'z vazifasi sohasidan ishlarni bajarishni topshirish menejerning muhim vazifasi bo'ladi. Shu bilan bir vaqtda topshirilgan ish uchun vakolatlar va javobgarlik ham topshirilishi kerak. Bunda rahbar topshirish mumkin bo'lmagan rahbarlik uchun javobgarlikka ega bo'ladi. Vakolatlarni topshirish uzoq muddatga (uzoq yoki bosh topshirish) yoki cheklangan bir martali topshiriqlar (bir martali topshirish) bilan amalga oshiriladi. Topshirishda xodimlarning o'zlari o'z ishini rejalashtirishlari, ustivorliklarni tanlab olishlari, uni bajarish usullarini belgilashlari, uning sifatini qachon va qanday tekshirishni hal qilishlari mumkin. Ular muammoning shaxsiy yechimlarini qidirib topganliklari yoki ular, rahbarning emas, balki guruhning boshqa a'zolari yordamida hal qilganliklari uchun rag'batlantiriladilar. Rahbarda rahbarlik vazifasi ( A - kategoriyasi vazifalari)ni bajarish uchun bo'sh vaqt hosil bo'ladi, xodimlarga esa o'z qobiliyatini ochish uchun imkoniyat (motivatsiya) beriladi, shuning uchun topshirish ham rahbar va qo'l ostidagilar uchun bir xilda foydalidir. Qoidaga ko'ra, qo'l ostidagilar rahbarning uslubini, agar u ko'p narsalarni topshirsa, ijobiy baholaydilar. Xodimlarni topshirish jarayonida birgalikda ishtirok etishlari darajasi rahbarni o'z vazifasini bajarishni bilishini aks ettiradi. Shu narsa ma'lumki, o'z vakolatlarini muvaffaqiyatli topshiruvchi rahbar samarali menejmentni amaga oshiradi. Vakolatlarni topshirishni har kuni, iloji boricha ko'proq va ishchi vaziyat va xodimlar salohiyati qanchalik imkon bersa, hamda korxonani qayta tashkil qilinishi va tarkibiy qayta qurilishida, faoliyatning yangi sohalarini paydo bo'lishida, - buning ustiga nafaqat o'zining qo'li ostidagilarga emas, balki boshqa bo'linmalar va servis xizmatlariga amalga oshirish tavsiya etiladi. Menejer aniq topshiriqlarni topshirishida o'ziga berishi kerak bo'lgan quyidagi oltitayordamchi savollar mavjud: Nima qilinishi kerak? Buni kim qilishi kerak? Nima uchun u qilishi kerak? U qanday qilishi kerak? Bu nimani yordamida qilishi kerak? Buni qachon qilish kerak? Vakolatlarni samarali topshirish mehnatni tegishli ravishda tashkil qilishni ko'zda tutadi: rahbar tomonidan vazifalarni topshirishni rejalashtirish va ularni bajarilishi va muddatlarga rioya qilinishi ustidan nazorat varaqalari yordamida nazorat qilish. Boshqaruv faoliyatining natijaliligi uchun vaqtini ratsional sarflanishi nuqtai nazaridan menejer mehnat jarayonini tashkil qilinishi muhim ahamiyatga ega. Bu narsa uning mehnatini shartli uch qismga bo'lishni taqazo qiladi. Ish kuning yakunlash qoidalari : Ishning natijalarini nazorat qiling, ya 'ni ko'plik rejada mo'ljallanganni haqiqiy bajarilgan bilan qo'yilgan maqsadlar va ulardan chetga chiqishlarni hisobga olish bilan solishtiring. Keyingi kunga rejani vaqt kundaligidan foydalanish bilan oldingi kuni kechqurun tuzing. Uyingizga yaxshi kayfiyat bilan jo'nang. Hayotning ijobiy tarzdagi ma' nosida har bir kun qanday sifat boylikka egaligini his qilish muhimdir. Bu qoidalar kunlik rejani tuzish uchun ishga undovchi bo'lib xizmat qilishlari kerak. Yana shuni hisobga olish kerakki, odamning ishlash qobiliyati ma'lum o'zgarishlarga moyildir. Uning kun davomidagi o'rtacha statistik o'zgarishlarini 6.2.-rasmda tasvirlangan egri chiziq ko'rinishida tassavvur qilish mumkin. Rasmdan ko'rinishicha: yuqori faollik pallalariga ikki soatlik tanaffus tutashib turadi, uning vaqtida inson organizmi "ayovchi" rejimda ishlaydi; ishlash qobiliyatini avj olishi, kunning birinchi yarimiga to'g'ri keladi, shuning uchun A-kategoriyasi vazifalarini kunni boshlanishida bajarish kerak tushlikdan keyin, umumdorlikni ma'lum pasayishi payti keladi, bu davrdan ijtimoiy uchrashuvlar va mashaqqatli qo'l faoliyati (V -kategoriyasi vazifalari) uchun foydalanish zarur, keyin esa B-kategoriyasi vazifalariga kirishish kerak. Tabiiy kunlik ritmni hisobga olish bilan ishlash tavsiya etiladi. Bunda shuni nazarda tutish kerakka, 6.2.-rasmda tasvirlangan egri chiziqli ishlash qobiliyatining o'zgarishlari, ehtimol, sizning shaxsiy ishlash qobiliyatingizdan bir oz farqlansa kerak, chunki har bir kishida me'yordan ba'zi bir chetga chiqishlar kuzatiladi. Shuning munosabati bilan o'zining shaxsiy kunlik ritmni belgilash va muntazam kuzatishlar asosida o'zining egri chiziqli ishlash qobiliyatini qurish kerak. Bundan tashqari, sizning ishchi kuni tartibingizni ishlash qobiliyati grafigi bilan solishtirish va uni, ya'ni muhim ishlarni bajarish vaqtini sizning ishlash kobiliyatingiz bilan qanday qilib yaxshiroq solishtirish kerakligini hal qilish kerak. 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Sutkaning vaqtlari Download 262 Kb. Do'stlaringiz bilan baham: 
|