Coursework

Chapter 3. Ways of the improvement of writing strategy
3.1 Writing concisely
Part of writing well is writing concisely, ruthlessly removing dross. Most
readers are busy and want to get your main points quickly. It’s unfriendly to
make them read more than is necessary, especially in business, where a slew of
unwanted verbiage falls on everyone at every level. For verbal economy, great
literature and popular song provide lessons. There’s Shakespeare, whose Romeo
and Juliet (c.1593) opens with this brisk backstory of the tragedy to come: ‘Two
households, both alike in dignity / In fair Verona where we lay our scene / From
ancient grudge break to new mutiny / Where civil blood makes civil hands
unclean.’ Not a word wasted amid the tempting detail. Then there’s the song
Gypsys, Tramps & Thieves (1971), first performed by Cher, which starts: ‘I was
born in the wagon of a traveling show / My mama used to dance for the money
they’d throw / Papa would do whatever he could / Preach a little gospel, sell a
couple of bottles of doctor good.’ Again, economy of expression to describe a
scrabbling, hand-to-mouth existence. Not that short is always good, though. To
make things clear, you sometimes need more words. So plain, certainly, and
concise, certainly. But not so plain and concise that you exclude essential points
or sound blunt, rude, or graceless. Writing does need depth, too—you need to
give enough evidence to make an argument stick. Removing dross enables your
information to shine more clearly. In the early 1900s, Professor William Strunk
used to tell his students: ‘Omit needless words, omit needless words, omit
needless words.’ One should have been enough, but he was keen. He said that
just as drawings should have no unnecessary lines and machines no unnecessary
parts, so sentences should have no unnecessary words. Easy to agree with,
perhaps, but hard to do. The key is to let the first draft stand as long as possible,
then return and revise it. Then revise it again. And probably again. In business,
of course, time is against you: that letter or report must go out tonight. And

---

useless words aren’t always obvious—they have to be hunted. This chapter
examines several ways of dealing with them:
● Striking out useless words (padding).
● Pruning the dead wood, grafting on the vigorous.
● Shortening wordy prepositional (‘prep’) phrases.
● Rewriting completely.
It finishes with some examples for you to test your word-saving skills. But first,
to show what’s possible, here’s a worked example that reduces a 95-word
loan-company paragraph to just 59 words: Arrears at present subsist on your
mortgage account in the sum of £1,032, with a further payment becoming due
on the 11th April. In view of the account being a mortgage account, we are not
in a position to stop interest being debited each month and in order to prevent
the account situation from deteriorating, it is necessary that payments are
received each month which represent the interest debit. At present this amount
is £242 and therefore it is regretted your offer to make payments in the sum of
£80 a month is not sufficient. First, strike the useless words: Arrears at present
subsist on your mortgage account in the sum of £1,032, with a further payment
becoming due on the 11 th April. In view of the account being a mortgage
account, we are not in a position to stop interest being debited each month and
in order to prevent the account situation from deteriorating, it is necessary that
payments are received each month which represent the interest debit. At present
this amount is £242 and therefore it is regretted that your offer to make
payments in the sum of £80 a month is not sufficient. Then add vigorous or
useful words (underlined): The arrears subsist on your mortgage account of are
£1,032, and with a further paymentis due on 11 April. Regrettably we are not in
a position to cannot stop interest being debited charged. Therefore, to prevent
the account from deteriorating, arrears growing, it is necessary that you will
need to pay the interest charge are received each month which represent the

---

interest debit. At present this amount is £242, therefore so it is regretted we
regret that your offer to pay £80 a month is not sufficient. So the revised version
is:
The arrears on your mortgage account are £1,032, and a further payment is due
on 11 April. Regrettably we cannot stop interest being charged. Therefore, to
prevent the arrears growing, you will need to pay the interest charge each
month. At present this is £242, so we regret that your offer to pay £80 a month
is not sufficient.
At only 59 words, this is a cut of 38 per cent. It delivers the same facts and is
just as courteous—perhaps more so. The ideal letter would also go on to offer
the opportunity to discuss the matter and give sources of help and advice. The
focus-group results showed a strong preference for the revised version over the
original, with 29/34 people preferring it. It got an average clarity score of 17
marks out of 20, compared with only 10/20 for the original.
Rewriting completely
When there are far too many words for the message but neither of the first two
methods will work, a total rewrite is the only alternative. Various signals may
alert you to this need:
● The meaning isn’t clear.
● The sentence is long and the verbs are few.
● The verbs are feeble—for example, they are smothered by nouns , they
are in the passive voice, or they are derived from ‘to be’ or ‘to have’
AIM OF PROPOSED CAR FLEET MANAGEMENT GUIDE
This guide would have the objective of highlighting to car fleet managers the
bestway to achieve, and the benefits of adopting, a professional approach

---

vis-à-vis managing a car fleet. There are only a few publications at present
covering the subject of car fleet management and with no current insurance
company involvement there would appear to be a definite market niche for us to
explore. If we define the main aims of the writing course as developing
appropriate ranges of style coherently and easily used, teachers may well feel
that the traditional concerns of spelling and basic grammatical errors are being
neglected. In fact, while these are of some significance, and should be corrected
by students as they learn to write good English, correction of these alone will
not ensure that satisfactory English writing results. We would expect a good
writing course to help students to correct their mistakes, but natural writing does
not result primarily from exercises in avoiding mistakes, so we need to fit help
with correction into a framework of more positive development of writing
skills.
9
One possible objection to a course such as that outlined above is that it is
severely functional. While it is true that most people learn foreign languages for
functional reasons, it may well be asked what role there is in EFL for a creative
approach to writing. It should be said at once that the kind of scheme outlined
can be exciting, particularly when students genuinely feel that they are
progressing successfully, and also that it can include imaginative story writing,
both guided and free. At the same time, in the early stages, there is a tendency to
emphasise accuracy at the expense of the fluency which can add genuine
pleasure to the process of composition, particularly for the able student, in a
foreign language. In practice, it may be sensible at the early stages to divide the
aims, and to tell students that the purpose of the main writing course is to
develop accuracy in the first instance, but that the teacher will be delighted to
look at—for example—a diary or anything else written solely for pleasure in
English. However, it is inadvisable to express willingness to ‘correct’ mistakes,
9
Josie Levine, Developing Writing Skills. - Manchester: Association for the Education of
Pupils from Overseas, 1972. - 237p

---

otherwise the situation is back to that of approaching a random mass of errors
which cannot be systematically treated, and the whole purpose of the early
controlled composition work was to avoid that. At the same time the teacher
should be willing to discuss the content of freely written work with the students
and to encourage them in every way, but they need to be made aware that they
must have an ability to do ‘normal’ writing in English before they can justify
being experimental. The emphasis in this chapter has been on controlling,
defining and organising the writing course. It is clearly advantageous to the
teacher to know exactly what he is doing, but even more the organisation
enables the student to see his own progress in terms of a scheme. This builds up
his confidence, and with language teaching confidence can be enormously
important.
10