Coursework

3.2 Writing sound starts and excellent endings
In emails and letters, the best place to start being clear is at the beginning. Your
first sentence should be easy to read, complete, concise, and in modern English.
This is easily done if you avoid three common traps.
Trap 1: Writing an unfinished sentence. All these first sentences are incomplete:
Further to your letter of 3 February concerning the trustees of the P F Smith
Settlement. Regarding your claim for benefit. With reference to our previous
correspondence notifying you of the transfer of the administration of the above
policy to Aviva with effect from 9 January. In response to your letter to Mr.
Jones dated 19 February.
Each of them needs to be continued and completed, using a comma instead of a
full stop. For example:
10
Dr Geoffrey Broughton, Teaching English as a Foreign Language. - Cambridge: Cambridge University
press, 1978. - 534p

---

Further to your letter of 3 February concerning the trustees of the P F Smith
Settlement, I’m pleased to enclose the form you requested. Regarding your
claim for benefits, I need some more information.
Or you could insert a main verb at the start to complete the sentences:
Thank you for your letter of 3 February concerning the trustees of the P F Smith
Settlement. I refer to your claim for benefit.
Trap 2: Repeating the heading
Most letters and emails benefit from a heading, as it introduces the topic and
saves having to write a long first sentence to cover the same ground. The
heading might even run to several lines:
Lease Agreement No. 727–252–8978
Goods: Touchline Telephone System
Installation address: Piller House, Crook Street, Downtown DW5 9JK
Whether the heading is short or long, don’t keep referring to it with such
phrases as with reference to the above-mentioned equipment, regarding the
above-numbered agreement, the above matter, and in connection with the
aforementioned. Let’s say you’re selling a house and someone has phoned for
details. Instead of writing:
Dear Ms Widdicombe
The Tree House, 67 Larch Avenue, Poplar
I refer to your enquiry yesterday in relation to the above-mentioned property,
and enclose details as requested.
—it is crisper to write:

---

Dear Ms. Widdicombe
The Tree House, 67 Larch Avenue, Poplar
I refer to your inquiry yesterday and enclose details of the property as requested.
Trap 3: Archaic language
Avoid fusty language like:
Our recent telephone discussion refers.
Modern readers find refers very odd in this position because it ends the sentence
with such a jolt. Use “I refer to” or “In our recent telephone conversation, we
discussed …”. In an internal email you could merely say. We spoke about this
when the heading will provide enough context forwhat you spoke about. Just as
fusty is:
Re your letter of the 10th, the contents of which have been noted. Re is Latin for
in the matter of and is best avoided. When you are responding to someone’s
letter, it is stating the obvious to say you have noted the contents. And anyway,
the phrase sounds bureaucratic and disapproving, so avoid it. Similarly, avoid
the old-fashioned instant, ultimo, and proximo, which some writers still use to
mean this month, last month, and next month respectively, as in ‘Thank you for
your letter of the 15th instant’. This immediately marks you out as a dinosaur.
Finishing well. Keep the finish simple and sincere. In a sales letter you could
reiterate an important action point: I look forward to receiving your order soon.
Then you can begin to benefit from the new system.
You could even add a PS beneath the signature. Useful non-selling sign-offs
include I hope this is helpful (which is better than the negative I am sorry I

---

cannot be more helpful); and If you need more information, please contact
me—which is better than waffle like
Should you require any further assistance or clarification from ourselves with
regard to this matter, please do not hesitate to contact the writer undersigned.
If you are trying to close correspondence with a difficult customer, you could
try: I hope you’ll understand our position, and I regret we can’t help any further.