Деловая, коммерческая и дипломатическая документация: пособие по развитию

Служебные письма – обобщенное название большой группы документов, которые служат средством общения между учреждениями, фирмами, физическими лицами и содержат запросы, напоминания, сообщения, ответы, просьбы и т. д.
Форма написания служебных писем менее стандартизирована по сравнению с собственно-деловыми документами (заявление, расписка и пр.), что объясняется разнообразием содержания писем.
В служебной переписке широкое распространение получили инструкционные(директивные) письма. Они поступают из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и др.
Гарантийныеписьма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.
К информационнымписьмам условно относятся те, которые содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Это довольно обширная группа служебных писем с разнообразной тематикой. Она составляет значительный удельный вес в документообороте каждого предприятия или учреждения.Часто с помощью информационных писем пропагандируется деятельность каких-либо фирм, предприятий, выпускающих необходимую продукцию или осуществляющих определенные услуги.
В большей мере информационные письма являются средством контроля за ходом выполнения подчиненными службами (организациями) плановых заданий, распоряжений, поручений, приказов и пр. Такие письма высылаются в вышестоящие организации к установленным срокам или по требованию руководителей этих организаций. В письмах в краткой форме сообщают не только о выполнении обязательных заданий, но и о том, как они выполнялись, какие проведены мероприятия и каковы результаты. Если обязательные указания выполнены не полностью, то в письме сообщают причины, препятствовавшие их выполнению, и пути их устранения, а также возможные сроки выполнения обязательных заданий. К информационным письмам иногда прилагают документы, подтверждающие проделанную работу.
Коммерческиеписьма составляются при заключении и выполнении договоров, контрактов, сделок. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой предоставить подробную информацию о товарах, услугах и / или направить предложение (оферту) на поставку товаров, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и пр.
В рекламационныхписьмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий договора, контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающих такие факты.
При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитныеписьма (L/C – Letterofcredit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров и услуг.
В служебной переписке ведущее место занимают так называемые инициативныеписьма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов, возникающих в оперативной деятельности предприятия.
Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый от инициативных писемхарактер, так как тема их текстов уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы или уведомление о невозможности предоставления необходимых сведений или выполнения требуемых работ. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной, четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере и в какие сроки.
Если письмо содержит отказ, он должен быть изложен в четко аргументированной форме. В письмах-ответах необходимо указывать номер и дату соответствующего письма-запроса.
Сопроводительныеписьма необходимы для сообщения адресату о направлении ему каких-либо документов, материальных ценностей, товаров. Например, об отсылке контрактов, образцов товара, продукции и пр. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.