Деловая, коммерческая и дипломатическая документация: пособие по развитию
Download 0.77 Mb.
|
Delovaja perepiska posobie
- Bu sahifa navigatsiya:
- Правила оформления справочно-информационных писем писем
|
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.
К деловым письмам, требующим обязательного письма-ответа, относятся: инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация); письмо-просьба; письмо-предложение. К письмам, не требующим обязательного ответа, относятся: письмо-подтверждение; письмо-извещение; письмо-напоминание; письмо-предупреждение; письмо-декларация (заявление); письмо-распоряжение; письмо-отказ; сопроводительное письмо; гарантийное письмо; информационное письмо. Рекламныеписьма – разновидность информационных писем, направленных конкретному адресату и содержащих подробное описание рекламируемых товаров или услуг7. Правила оформления справочно-информационных писем писем Для всех деловых писем установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. 1. Государственный герб (для государственных организаций). 2. Эмблема организации. 3. Угловой штамп организации-адресанта, содержащий наименование, адрес, телефонные номера, факс организации, дату составления письма и его регистрационный номер. 4. Адресат – наименование организации, структурного подразделения, должности, фамилии, адреса получателя. 5. Заголовок к тексту (отражает основной вопрос, затронутый в письме; помещается перед текстом, слева, под адресатом; выражается формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Например, об организации выездной торговли; о закупке промышленного оборудования; о поставке товаров по контракту. 6. Текст (должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным). 7. Подпись. Основной информативной частью является текст, который и определяет разновидность делового письма. Для большинства деловых писем характерно употребление стандартных синтаксических конструкций. 1. Обращение: Уважаемый Игорь Иванович! Господин Михайлов! Уважаемый господин Вересов! Уважаемые господа! (если имена получателей письма не известны). 2. Причина обращения: По причине задержки оплаты… В связи с неполучением счета-фактуры… Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям… Вследствие изменения цен на энергоносители… Учитывая, что производственные показатели снизились… При данных обстоятельствах… 3. Благодарность: Мы были рады получить Ваше письмо. 4. Ссылки: Ссылаясь на Ваше письмо от… В соответствии с достигнутой договоренностью… На основании распоряжения о … Согласно протоколу о взаимных поставках… 5. Цель: В целях скорейшего решения вопроса… Для согласования спорных вопросов… Для наиболее полного освещения деятельности Вашего предприятия в СМИ… Во избежание конфликтных ситуаций… 6. Этикетные фразы в завершении письма: С уважением… С наилучшими пожеланиями… С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество… Всегда рады оказать Вам услугу... Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество... Надеемся на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения... Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса)… Заранее благодарим... С интересом ждем от Вас новых предложений... Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время... Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примите участие в … Убедительно просим Вас ответить до… / в самые короткие сроки8. Служебные письма имеют четкую структуру: состоят из двух частей. В первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, которые представляют собой вторую, основную часть письма: Просим рассмотреть наше предложение… Просим подтвердить получение груза… Направляем вам протокол согласований… На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем… Образец официального письма
Уважаемый Александр Сергеевич! Сообщаем Вам, что оплата партии ТНП № 8 была произведена нашим обществом в день поступления товара в г. Минск. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.2014 г. № 245. Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время. Приложение: на 1 л. С уважением, исполнительный директор ________________ / Антонов И. И. / (подпись) Download 0.77 Mb. Do'stlaringiz bilan baham: 
|