Деловая, коммерческая и дипломатическая документация: пособие по развитию

Реквизит – обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе².
Число реквизитов бывает разным и зависит от вида и содержания документа. Для каждого вида документов существует определенный набор реквизитов (сумма элементов содержания документа: адресат, адресант документа, вид документа, подпись, дата и пр.).
Таким образом, каждый документ имеет определенную, унифицированную форму, представляющую собой совокупность элементов его оформления и содержания. Соблюдение правил оформления деловой документации поможет реализовать поставленные цели адресата.

ЧАСТЬ 1. деловая документация

1.1 Личные документы

В случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами к руководству организации или в государственные учреждения составляются документы личного характера, когда автором документа является составитель. К таким документам относятся:

• 
  заявление;
  
• 
  доверенность (личная);
  
• 
  расписка;
  
• 
  автобиография;
  
• 
  резюме и т.д.
  

Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но такие реквизиты, как название документа, дата, подпись должны присутствовать обязательно³.
Заявление


Заявление–официальное обращение лица (нескольких лиц) в учреждения, организации или к должностному лицу в письменной форме, чаще всего содержащее просьбу или предложение.


Реквизиты заявления

1. 
   Наименование адресата, которому направляется заявление.
   
2. 
   Фамилия, имя, отчество, должность (или адрес) автора заявления.
   
3. 
   Наименование документа.
   
4. 
   Точное изложение просьбы, предложения.
   
5. 
   Перечень прилагаемых к заявлению документов (если в этом есть необходимость).
   
6. 
   Дата.
   
7. 
   Подпись.
   

При указании адресанта, то есть лица, от которого пишется заявление, предлогот, как правило, опускается, а фамилия, имя, отчество указываются в родительном падеже.
Заявление начинается конструкциейпрошу + инфинитив, например: прошу разрешить ..., прошу предоставить …, прошу перевести..., прошу выдать … и т. п.
Далее излагается просьба или предложение адресанта: прошу разрешить мне досрочно сдать сессию.
Затем следует объяснение причины: по семейным обстоятельствам, в связи с отъездом на родину, в связи с тем, что мне необходимо уехать и т. п.
Адрес записывается в следующем порядке: город, улица, дом, номер квартиры. Например: г. Минск, ул. Академическая, д. 20, кв. 5.
Обратите внимание на принятые условные сокращения:
город – г.; улица – ул., дом – д., квартира – кв.
Возможен и такой вариант написания адреса: г. Минск, ул. Академическая, 20 - 5.


Образцы заявлений

Генеральному директору

ООО «Студент»
Петрову Игорю Ивановичу
менеджера отдела логистики
Шиловой Татьяны Михайловны

Заявление

Прошу предоставить мне внеочередной отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам в количестве 10 (десяти) рабочих дней с 08 по 17 сентября 2014 года включительно.

05.09.2014 г.

___________ / Шилова Т. М. /
(подпись)
Декану факультета
международных отношений БГУ
(ученая степень, ученое звание,
фамилия, имя, отчество)
студента III курса
отделения «Международное право»
Сидорова Николая Михайловича

Заявление

Прошу разрешить мне досрочную сдачу летней (6-й) сессии в связи с необходимостью уехать из г. Минска до 10 июня 2014 г.

23.03.2014 г.

___________ / Сидоров Н. М. /
(подпись)
Генеральному директору
ООО «Студент»
Петрову Игорю Ивановичу
Томилина Сергея Викторовича,
проживающего по адресу:
г. Минск, ул. Осенняя, д.51, кв. 15

Заявление

Прошу принять меня на работу в ООО «Студент» на должность программиста с 03 апреля 2014 г. с испытательным сроком (три месяца).
К заявлению прилагаются:
1) трудовая книжка;
2) копия диплома о высшем образовании;
3) 2 фотографии.

29.03.2014 г.

___________ / Томилин С. В. /
(подпись)