Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Канцпринадлежности — самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель и т. д.
Самоклеющиеся листки, скрепки, скоросшиватель, клейкая лента и резиновые нити и прочие канцелярские принадлежности пригодятся для пересылки и хранения бумажных материалов. Мы еще не закончили с бумагами (если вы не заметили!), и простые инструменты для их упорядочения будут просто необходимы.
Ежесекундный сбор, анализ, обработка и упорядочение информации — достаточно серьезная задача; позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда были под рукой инструменты, позволяющие максимально облегчить эти процессы.
Автомат для наклеивания ярлыков
Как ни странно, ярлыки являются критически важным инструментом в нашей работе. Тысячи руководителей, специалистов и внештатных сотрудников, с которыми я работал, теперь пользуются автоматами для наклейки ярлыков, а мои архивы полны их комментариями примерно такого содержания: «Невероятно — я даже не думал, что работать будет настолько удобно!» Автомат понадобится для пометки ваших папок, корешков подшивок и массы других вещей.
В этой книге я рекомендую автомат Brother — он самый удобный в использовании. Купите самую дешевую машинку, которая умещается на рабочем столе и работает от блока питания (чтобы не пришлось беспокоиться о батарейках). Еще вам понадобится запас бобин с этикетками — черные буквы на белом фоне (а не на прозрачной бумаге) гораздо легче прочесть; к тому же такие ярлыки можно наклеивать поверх старых меток на папках, которые вы хотите переименовать.
Конечно, можно купить специальную программу и бумагу для принтера, с тем чтобы создавать ярлыки на компьютере, но я предпочитаю использовать для этой цели отдельный прибор. Если вам придется ждать, пока данные накопятся, чтобы разложить их по папкам и наклеить этикетки, это внесет фактор формальности в вашу работу, который серьезно снижает эффективность методики.
Папки для документов
Вам понадобится масса папок (попробуйте достать папки мелкого формата, если получится, и папки широкого формата, если это необходимо). Также вам могут понадобиться держатели для папок типа Pendaflex, если ваша система организации материалов этого требует. Сгодятся обычные манильские папки — цветовое кодирование материалов редко оправдывает себя. Ваша система организации папок со ссылочными материалами общего характера должна представлять собой простую библиотеку.
Ежедневник
Возможно, ежедневник понадобится не только для того, чтобы отмечать нерешенные проблемы: вы наверняка захотите поместить туда упоминания о шагах, которые следует предпринять. Ежедневник нужен не для того, чтобы хранить списки дальнейших действий, а для того, чтобы отслеживать «барьеры» в работе, которые нужно устранить в конкретное время, в определенный день.
Сегодня большинство специалистов имеют под рукой системы определенного типа: от карманных еженедельных записных книжек и отрывных календарей с возможностью планирования на каждый день, неделю, месяц или год, до индивидуальных электронных планировщиков и групповых электронных календарей, таких как Outlook и Lotus Notes, которые применяются в масштабах компании.
Ежедневник часто является основным инструментом, на который полагаются люди, когда нужно «собраться». Конечно же, это важнейший атрибут упорядочения данных определенных типов и напоминаний о проблемах, относящихся к конкретным датам и временам суток. Можете поместить в ежедневник множество напоминаний и несколько дат, но на этом не следует останавливаться: ваш ежедневник должен стать частью гораздо более полной системы, которая появится по мере освоения методики.
О том, какой ежедневник будет оптимальным именно для вас, я расскажу более подробно в следующей главе. А сейчас просто продолжайте пользоваться тем, что у вас есть. Как только вы воспитаете в себе потребность в системном подходе, у вас появится надежный ориентир, который поможет определиться с новым инструментом.