Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

«Но я не могу забыть об этом…!» Часто в процессе сбора материалов человек натыкается на какой-то клочок бумаги или документ, и восклицает: «О, боже! Я совсем забыл (забыла)! Я должен (должна) этим заняться!» Это может быть факс, напоминающий о том, что нужно было кому-то перезвонить два дня назад, или заметки с совещания, где говорится о каких-то действиях, сроки выполнения которых истекли несколько недель назад. Человек не хочет класть документ в огромную стопку других бумаг, лежащую в корзине, боясь снова забыть о нем.
Если нечто подобное случится с вами, первым делом спросите себя, действительно ли этим стоит заниматься, до того как закончите первый этап процедуры. Если ответ утвердительный, то лучше решить проблему сразу и выбросить ее из головы. В противном случае не бойтесь и положите документ в стопку. Вы все равно скоро обработаете все эти данные и разберетесь со всей стопкой, так что никуда он не денется.
Если не удается решить проблему сразу, а напоминание о ней обязательно должно находиться под рукой, создайте поблизости стопку «особо важных дел». Это не лучшее, но приемлемое решение. Помните, что внутреннее беспокойство возрастет, когда все проблемы всплывут на поверхность. Поддерживайте внутреннее равновесие любыми доступными способами.
Начните с рабочего стола
Готовы? Хорошо. Начинайте складывать все, что лежит на столе, в стопку «входящих материалов». Часто многое из того, что нужно будет туда поместить, будет у вас под рукой. Многие люди используют в качестве места для входных материалов сам рабочий стол; если вы принадлежите к их числу, то перед вами вырастет несколько стопок «входящего материала», с которых и следует начинать сбор данных. Начните с одного конца рабочего пространства и двигайтесь по нему, не упуская из виду ни одного кубического дюйма. Типичные предметы, которые попадутся вам под руку:
• Стопки писем и служебных записок.
• Факсы.
• Визитки.
• Заметки с совещаний.
Не поддавайтесь искушению сказать то, что сначала говорят все: «Ну, в общем, я знаю, что в этой стопке. Пусть эти документы в ней и лежат». Именно такой подход всегда был проигрышным: все нужно поместить в корзину «Входящие».
Взгляните на свой рабочий стол, есть ли у вас хотя бы малейшее желание переставить на нем оборудование и инструменты? Вас устраивает ваш телефон? Компьютер? Стол? Если что-то нужно поменять, запишите напоминание об этом на листке и положите его в корзину.
Ящики стола
Теперь по очереди разгребите содержимое каждого из ящиков стола, если таковые в нем есть. Что-то привлекает ваше внимание? Что-то лежит не на своем месте? Если хотя бы на один из этих вопросов вы можете дать утвердительный ответ, положите предмет в корзину или запишите напоминание на листке бумаги. Опять же, воспользуетесь вы возможностью расчистить и упорядочить содержимое ящиков или просто запишете напоминание о том, чтобы сделать это позднее, будет зависеть от того, сколько у вас времени и сколько материала накопилось в столе.