Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Списки и папки
Когда вы уясните, за какой информацией нужно следить (об этом речь шла в предыдущей главе, посвященной обработке данных), все, что вам понадобится — это списки и папки для справочных и вспомогательных материалов. Списки (они тоже могут содержаться в папках) позволят вам следить за выполнением проектов и задач, которые вы «когда-нибудь/возможно» собираетесь решить, а также — первоочередных шагов, направленных на завершение незамкнутых циклов. В папках (электронных или традиционных) можно хранить справочный материал и вспомогательную информацию по текущим проектам.
Мне совершенно безразлична простота, которая предшествует сложности, но за простоту, которая достигается преодолением сложности, я готов отдать жизнь.
Многие составляли списки годами, но никогда не считали эту процедуру особо эффективной. Простые системы, вроде той, которую рекомендую я, вызывают устойчивое недоверие. Однако большинство составителей списков не помещали туда проблемы, которые должны были там находиться или не удосуживались их завершить: поэтому сами перечни не отличались особой функциональностью. А вот когда известно, что нужно помещать в перечни, гораздо легче работать: в таком случае необходим только эффективный способ ведения списков.
Не пытайтесь создавать некую внешнюю структуру приоритетов для своих списков, которые в этом случае придется переписывать после каждого изменения ситуации. Попытка наложения подобных ограничений может внести дополнительную сумятицу в системы личной организации многих людей. При рассмотрении списка в целом вы будете расставлять приоритеты на основе собственной интуиции, руководствуясь множеством переменных факторов. Для вас список является лишь средством отслеживания всей совокупности намеченных активных действий и делает весь набор задач доступным для пересмотра.
Когда речь идет о «списке», под этим словом следует понимать только перечень проблем с определенными сходными характеристиками. Список может быть составлен в одном из следующих форматов: (1) папка с отдельными заметками на бумаге, посвященными проблемам, относящимся к данной категории; (2) физический список, составленный на озаглавленном листе бумаги (часто в отрывном блокноте или памятной книжке); или (3) перечень, составленный с помощью компьютера или цифрового секретаря, (например, категория задач Microsoft Outlook или отдельная тема на PDA).