Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Глава 7. Сортировка материала: создание «правильных» корзин
Полная и единообразная система организации дает огромное преимущество, поскольку система позволяет сознанию отвлечься от рутинных забот и перейти к интуитивному принятию решений, от которого вас не будут отвлекать проблемы, оставшиеся без внимания. Но для того, чтобы вы смогли перейти в данное состояние, физическая система упорядочения данных должна быть лучше системы, созданной в вашем сознании.
Для того чтобы вы могли постоянно концентрировать внимание на дальнейших действиях, нужна безотказная система упорядочения данных.
В этой главе я ознакомлю вас с основными этапами и инструментами процесса организации, которые понадобятся при обработке корзины. Во время первичной обработки входящего материала вы будете создавать списки и группы проблем, которые нужно будет упорядочить, с тем чтобы в дальнейшем включить в них новые задачи. Иными словами, не обязательно создавать систему организации данных моментально, на пустом месте. Она будет развиваться по мере того, как вы будете обрабатывать рутинные проблемы и проверять наличие материалов.
Я собрал все воедино, но забыл, куда что положил.
Внешнее кольцо диаграммы рабочего процесса (рис. 7.1) содержит основные категории, в которые вы будете определять материалы, когда решите, что они собой представляют и как с ними поступить.
Рис. 7.1. Диаграмма рабочего процесса — организация данных
Основные категории
Существует семь основных типов материала, который требуется отслеживать и контролировать с организационной точки зрения.
• Список проектов.
• Сопутствующие материалы по проектам.
• Действия и сведения, занесенные в календарь.
• Списки «Первоочередные шаги».
• Список «Ожидания».
• Справочные материалы.
• Список «Когда-нибудь/может быть».
Важность четких границ
Очень важно провести четкие границы между категориями. Каждая категория отражает отдельный тип соглашений, которые мы заключаем сами с собой, и если они утратят свои границы и начнут смешиваться, процесс организации будет лишен значительной доли эффективности.
Категории должны быть разделены: визуально, физически и психологически.
Например, если положить справочные материалы в ту же стопку, что и данные, с которыми только собираетесь ознакомиться, то ворох накопившихся бумаг приведет вас в замешательство. Если включить в список первоочередных действий дела, которые нужно поместить в календарь, поскольку они намечены на конкретные дни, то вы утратите доверие к своему календарю, в результате чего придется постоянно пересматривать списки дальнейших действий. Если у вас возник замысел, который вы не собираетесь реализовывать в ближайшее время, то его нужно поместить в список «Когда-нибудь/может быть», чтобы можно было с должным вниманием и решимостью отнестись к списку текущих проектов. А если какое-то из ваших «ожиданий» попало в один из списков дальнейших действий, много времени будет потрачено впустую на непродуктивное многоразовое обдумывание проблемы.