Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Опустошение папки «Входящие». Метод, описанный выше, позволяет полностью освободить ваш электронный ящик, а это поможет вам внести ясность в повседневную работу и обрести контроль над ней. Ваш почтовый ящик снова станет настоящим «почтовым ящиком»: все, что попадет туда, будет подобно сообщению на автоответчике — мигающему огоньку, который напоминает вам о том, что нужно заняться определенной проблемой! Большинство людей используют электронный ящик для хранения материалов, требующих активных действий, которые еще не определены, и справочной информации — этот подход быстро нарушает ясность мыслей: в данном случае пользователям приходится пересматривать все свои проблемы каждый раз, когда они смотрят на экран. Если ваши сообщения никогда не выходили за рамки экрана, то метод будет работать, но для объемов корреспонденции, с которыми сталкивается большинство профессионалов, он никак не подходит.
Для работы с пустым ящиком требуется гораздо меньше сил, чем с тем, который содержит тысячу сообщений.
Повторяю: опустошение папки «входящие» не означает решение всех хранящихся в ней проблем. Процесс требует от вас УДАЛЕНИЯ всего, что можно удалить, СОРТИРОВКИ сведений, которые вы решите сохранить и не предполагающих активных шагов, ВЫПОЛНЕНИЯ действий, занимающих менее двух минут и требующих переноса в папки с напоминаниями всех ожиданий и сообщений, которые обязывают вас что-то предпринять. Теперь можете открыть свою папку «@Действия» и пересмотреть сообщения, которым, на ваш взгляд, следует уделить время. Не правда ли, выполнить описанную процедуру гораздо легче, чем просматривать один экран за другим с тем чтобы не упустить из виду какую-нибудь «мину замедленного действия»?
Предупреждение: не рассеивайте напоминания о дальнейших действиях
«С глаз долой, из сердца вон» еще не означает «вон из головы».
Естественно, возникает реальная угроза, что вы поместите напоминания о действиях, которые от вас требуются, туда, где их можно будет упустить из виду. Основное назначение организационной системы состоит в том, чтобы она позволяла вам видеть напоминания именно в нужный момент: тогда вы будете уверены, что занимаетесь как раз тем, чем должны заниматься (а не наоборот). Перед тем как покинуть офис, рассмотрите каждое «подвешенное» сообщение, требующее от вас активных действий, точно так же, как вы перечитываете списки под названием «Звонки» и «Компьютер». В сущности, «@Действия» — это продолжение вашего списка «Компьютер», и с этим перечнем следует обращаться аналогичным образом. Поток бумажной «подвешенной» рабочей документации также следует рассматривать как список, если документы служат единственными напоминаниями.
Перенос «пусковых механизмов» действий в папку, в списки и/или в систему обработки электронной почты — вполне приемлемый подход, если вы обращаетесь с должной периодичностью ко всем категориям, в которые поместили напоминания. Какая польза от документов, затерявшихся в дебрях вашей системы и не выполняющих своей основной функции — напоминать вам о действиях?
Чтобы позволить себе спокойно общаться с друзьями или прогуливаться без определенной цели с полностью свободным сознанием, вам нужно знать, где находятся напоминания о дальнейших действиях и что они собой представляют, необходима также уверенность в том, что они могут подождать. При этом вы должны быть в состоянии вспомнить о них в течение нескольких секунд, а не дней.