Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Справочные материалы
Значительную долю материалов, которые оказываются у вас на рабочем столе и накапливаются в вашей жизни, составляет справочная информация. От вас не требуется никаких активных действий, но речь идет об информации, которую вы хотите оставить у себя по разным причинам. Ваши ключевые решения будут содержать ответы на следующие вопросы: какое количество материала имеет смысл держать у себя, сколько места ему отвести, в какой форме его хранить и где. В значительной мере ответы будут определяться индивидуальными или организационными мотивами, основанными на юридических или логических доводах или личных предпочтениях.
Психологическая проблема, с которой сталкивается большинство людей, имеющих дело с рутиной, состоит в том, что она остается «рутиной»: они не могут решить, что требует от них активных действий, а что — нет. Если вы четко уяснили, что есть что, ссылочный материал не должен вызывать у вас чувства внутреннего напряжения или незавершенности: он должен стать вашей библиотекой. В таком случае единственный вопрос, на который вам следует ответить: насколько большая библиотека вам нужна. После того, как вы полностью внедрите данную методологию управления деятельностью, можете чувствовать себя абсолютно свободно в рамках предоставленного пространства (физического или виртуального). Увеличив размеры дискового пространства на своем компьютере, я стал хранить значительно больше электронных сообщений, чем раньше. По-моему, чем больше, тем лучше: ведь увеличение объемов сугубо ссылочных материалов не увеличивает психологической нагрузки.
Многообразие систем сортировки справочной информации
Существует несколько способов организации справочного материала и множество инструментов, которые можно для этого использовать. Ниже приводится краткое описание некоторых из наиболее распространенных способов организации.
• Общее хранилище справочных материалов — бумажных и электронных.
• Объединение материалов в большие категории.
• «Ролодексы» и носители контактной информации.
• Библиотеки и архивы.