Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Общее хранилище справочных материалов. Хорошая система сортировки имеет критическое значение для обработки и упорядочения материалов. Она крайне необходима для упорядочения больших объемов бумажных материалов, которые обладают ценностью по той или иной причине. Общая система сортировки справочной информации формируется в процессе обработки «корзины». Вы должны быть в состоянии без труда поместить в хранилище любой клочок бумаги, к которому вам захочется обратиться позднее, причем система должна быть достаточно неформальной и доступной для того, чтобы этот клочок бумаги можно было уложить в алфавитный перечень, не отвлекаясь от текущей работы. (Если у вас еще нет такой системы, вернитесь к главе 4.)
Ваша система организации данных должна представлять собой простую библиотеку, к которой можно без труда обратиться, а не только напоминание о действиях, проектах, приоритетах и перспективах.
Большинству людей хватает от двухсот до четырехсот папок с бумажными справочными материалами общего характера и от тридцати до ста электронных папок.
Объединение материалов в большие категории. Любая тематическая информация, для хранения которой нужно более пятидесяти папок, должна быть помещена в отдельный раздел или ящик, где данные отсортированы по единственному критерию. Например, если вы занимаетесь слиянием двух корпораций и сталкиваетесь с массой бумаг, можете выделить два или три шкафа целиком под документацию, возникающую в процессе работы. Если вы увлекаетесь садоводством, яхтенным спортом или приготовлением еды, то вам, возможно, понадобится целый ящик для папок, чтобы хранить всю документацию, касающуюся вашего хобби.
Помните, что если «предмет рассмотрения» предполагает наличие вспомогательных материалов, которые могут смешаться с другими тематическими сведениями, то вам, вероятно, придется выбирать, где держать данные: в общем хранилище или в специализированных папках для справочной информации. Когда вы читаете интересную статью о живых изгородях и хотите сохранить ее, куда она попадет: в шкаф под названием «Садоводство» или в общую систему, вместе с другими сведениями по домоводческим проектам? Общее правило таково: лучше всего придерживаться одной целостной системы хранения ссылочных сведений; исключение составляет только ограниченный диапазон отдельных тем.