Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Организация
Во внешнем контуре диаграммы рабочего процесса (рис. 2.2) находятся восемь разных категорий напоминаний и материалов, которые появятся в результате обработки всей вашей «рутины». В совокупности они составляют целостную систему организации практически всех ваших проблем: текущих и тех, что будут появляться ежедневно и еженедельно.
Для проблем, которые не предполагают никаких действий с вашей стороны, существует три возможных категории — мусор, отложенная информация и хранилище помеченной информации. Если с вашей стороны не требуется никаких шагов, вы просто отбрасываете проблему, заносите информацию в блокнот, чтобы пересмотреть ее позже (когда-нибудь), или сохраняете ее, чтобы можно было, по мере необходимости, в любое время обратиться к материалу. Для управления проблемами, предполагающими какие-либо шаги с вашей стороны, вам понадобится список проектов, файлы или папки для планов проектов и материалов для них, календарь, список напоминаний о первоочередных действиях и список напоминаний об ожидаемых событиях.
Все организационные категории должны каким-то образом физически храниться. Когда я говорю о «списках», я имею в виду доступную для обращения совокупность напоминаний, которая может представлять собой несколько листов из блокнота, специальную компьютерную программу или прозрачные папки, содержащие отдельные документы по каждому вопросу. Например, список текущих проектов можно держать на странице ежедневника; он может храниться в электронной папке с грифом «нужно сделать» на персональном цифровом секретаре или в простой папке, подписанной «список проектов». Отложенные напоминания (типа «после 1 марта связаться со счетоводом, чтобы организовать встречу») можно хранить в блокноте, пометить в обычном или электронном календаре.
Рис. 2.2. Схема рабочего процесса — организация
Проекты
Я называю проектом любой желаемый результат, для достижения которого необходимо предпринять более чем один активный шаг. Это означает, что некоторые относительно несущественные задачи, обычно не называемые проектами, попадут в список ваших «Проектов» с большой буквы. Причина, по которой я придерживаюсь данного определения, такова: если одно действие не позволит завершить определенную задачу, то необходимо оставить где-то «колышек», который бы напоминал вам о том, что осталось еще что-то сделать. Если вам негде поместить напоминание, то проблема попадет обратно в оперативную память. Другой способ — воспринимать перечень напоминаний как список незамкнутых циклов.