Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Обработка задач
Пошаговое мышление, необходимое для того, чтобы освобождать корзины, вероятно, является самым важным уроком, который я преподал практически всем, с кем занимался. Когда мы с главой крупного отдела международной корпорации закончили обработку всех ее незавершенных дел, она заметила, что раньше благодаря своему верному календарю ей удавалось спокойно решать, какие встречи посещать, и все же она никогда не ощущала такого облегчения при мысли о всевозможных аспектах работы, которые мы вместе прояснили. Действия и сведения, о которых раньше ей нужно было напоминать, теперь были упорядочены в надежную и конкретную систему.
О чем вы должны себя спросить (и что должны ответить), если речь идет о конкретном голосовом или электронном сообщении, служебном письме или собственной идее, которая приходит вам в голову? В этом вопросе отражен элемент управления деятельностью, который составляет основу личной организованности. Многие люди пытаются «самоорганизоваться», но совершают ошибку, оставляя за собой груду незавершенной «рутины». Вы не можете организовать входящую информацию — вы можете только собрать ее воедино и обработать. Вы организуете не информацию, а действия, которые вы решили предпринять, исходя из поставленных целей. Весь процесс — этапы обработки и организации — представляет собой основной «ствол» дерева решений, показанного на рис 2.1.
В последующих главах я подробнейшим образом опишу каждую стадию процесса, но на данный момент я предлагаю вам взять какой-нибудь список задач или стопку бумаг из корзины и провести вместе со мной краткий обзор некоторых аспектов.
Рис. 2.1. Схема рабочего процесса — обработка информации
Что это?
Это не глупый вопрос. Мы говорили о «рутине». И мы говорили о корзинах для сбора информации. Но мы не говорили о том, что такое «рутина» и как с ней поступать. Например, многие проблемы, которые выходят за пределы систем личной организации, — это бесформенные задачи, полученные от правительства или компании, но действительно ли нам следует предпринимать что-то для их разрешения? Я раскопал в стопках бумаг и ящиках столов массу сообщений, которые попали туда, потому что клиент не удосужился потратить несколько секунд и выяснить, в чем, собственно говоря, суть документа или объявления.