Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Отрывок из списка «Проекты»
Нанять нового сотрудника
В августе — отпуск
Отозвать сотрудников с фабрики
Напечатать книгу
Завершить обновление компьютера
Переписать завещание
Закончить внедрение новой линейки продуктов
Освоить новую программу управления контактами
Сделать копии статьи из журнала Fortune
Найти специалиста по печати и рекламе
Закончить посадку нового сада
Совместный видеопроект в сфере исследований и разработок
Подготовить новый учебный компакт-диск
Составить график семинаров на следующий год
Прорепетировать часовую программную презентацию
В совершенстве овладеть доступом к видеоконференциям
Заключить трудовые договора
Установить новые фонари во дворе
Наладить деловые отношения с южноамериканским представителем
Утвердить кадровую политику и процедуру набора сотрудников
Поставить новый стул в гостиной
Проекты не нужно перечислять в каком-либо определенном порядке, зависящем от масштаба или приоритетности. Они просто должны присутствовать в основном списке, который позволял бы обращаться к ним достаточно часто для того, чтобы обеспечить планирование требуемых дальнейших действий по каждому из них.
Невозможно физически выполнить проект, вы можете только предпринять активные шаги, относящиеся к нему. Когда предпринято достаточное количество необходимых мер, возникает ситуация, достаточно близкая к изначальной картине ожидаемого результата — проект можно назвать «осуществленным». Список проектов — это совокупность «финишных ленточек», которые мы намечаем для себя, чтобы наши последующие действия во всех сферах продвигались в нужном направлении.
Материалы по проекту
Для осуществления многих ваших проектов вам понадобится собрать необходимую информацию, которую нужно рассортировать по тематике, предмету или названию проектов. Ваш список «Проекты» будет просто указателем. Все детали, планы и сопутствующая информация, которая может понадобиться в ходе работы над различными проектами, должна храниться в отдельных папках, компьютерных файлах, блокнотах или подшивках.
Вспомогательные материалы и файлы. Как только вы рассортируете все материалы проекта по предметам или тематике, вы, скорее всего, обнаружите, что они имеют ту же важность, что и другая помеченная информация, и их можно хранить в той же системе помеченных материалов (например, папка «Свадьба» может храниться в общей системе всех помеченных вами материалов). Единственное отличие состоит в том, что материалы по проектам, предполагающим активные действия, нужно будет просматривать чаще, чтобы обеспечить четкое определение всех необходимых шагов.
Обычно я рекомендую людям хранить вспомогательные материалы там, где они не бросаются в глаза. Если у вас под рукой есть эффективная система обращения к информации, вы увидите, что это — самый простой способ организации материалов. Впрочем, иногда удобнее будет быстро и легко обращаться к материалам и поддерживать постоянный доступ к ним, особенно если вы работаете над «горячим» проектом и должны сверяться со вспомогательными данными по нескольку раз в день. Прозрачные файлы в пружинных папках, которые лежат на расположенных друг под другом лотках в пределах досягаемости, могут оказаться наиболее практичными для «текущей» бумажной работы подобного рода.