Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Списки первоочередных действий
Так куда же определить напоминания о первоочередных действиях? В списки первоочередных действий, которые, наряду с рабочим календарем, составляют основу организации управления деятельностью.
Любое действие, занимающее более двух минут, которое вы не можете никому передать, нужно где-то фиксировать. «Позвонить Джиму Смиту по поводу собрания бюджетного комитета», «Связаться с матерями Рэйчел и Лоры по поводу загородного лагеря» и «Набросать идеи для ежегодной конференции по продажам» — все это напоминания о действиях, которые следует хранить в специальных списках, или корзинах, где их можно рассматривать как возможные направления деятельности в конкретный момент.
Если у вас только два или три десятка подобных дел, то можно хранить напоминания о них в одном списке под названием «Первоочередные действия», к которому вы будете обращаться, как только появится свободная минутка. Впрочем, для большинства из нас их количество колеблется между 50 и 150. В таком случае имеет смысл разбить ваш список «Первоочередных действий» на такие категории, как «Звонки», которые необходимо совершить, или «Ключевые вопросы по проекту», которые нужно задать на еженедельной планерке.
Все нужно упрощать до предела, но не более того.
Проблемы, не требующие активных действий
Как и в случае задач, которые требуют активного решения, вам понадобятся хорошо организованные, отдельные системы для хранения вопросов, не предполагающих активных действий с вашей стороны. Такие системы делятся на три категории: мусор, отложенные дела и помеченные материалы.


Мусор
Слово мусор говорит само за себя. Выбросьте все, в связи с чем вы ничего не будете предпринимать и к чему не будете обращаться. Если вы будете оставлять эти проблемы среди других категорий, они серьезно повредят вашей системе.
Отложенные дела
Есть две группы проблем, кроме мусора, которые не требуют срочных действий, но должны храниться в вашей системе. Еще раз обратим внимание на то, что крайне важно отделить проблемы, которые требуют активных действий, от проблем, не предполагающих никаких срочных шагов с вашей стороны. Если вы этого не сделаете, то остановитесь в нерешительности перед ворохом бумаг, стопками папок и списков, не зная, что делать и с чего начать.
Допустим, вы обнаружили что-то интересное в служебном письме или электронном сообщении, где изложена идея проекта, который вы, возможно, захотите осуществить, не сегодня, а когда-нибудь. Может быть, вы захотите вернуться к этой идее позже, чтобы пересмотреть возможность принятия определенных мер по ее реализации. Например, у вас в корзине «Входящие» оказывается брошюра, рассказывающая о следующем сезоне в местном зале симфонической музыки. Бегло просмотрев брошюру, вы замечаете, что концерт, который вам действительно интересен, состоится только через четыре месяца — слишком долгий срок, чтобы загадывать (вы не знаете, каким будет ваш график командировок на это время), но сейчас вы дома и хотели бы пойти на предстоящий концерт. Как следует поступить с этой брошюрой?
Есть два типа систем «отложенных дел», которые позволяют организовать информацию этого рода: списки «Когда-нибудь/может быть» и упорядоченные напоминания.