Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Отложить
Вероятно, в вашей корзине найдутся вещи, о которых вы подумаете: «Сейчас в рамках решения этой проблемы не нужно предпринимать никаких действий, но они могут понадобиться в будущем». Примером может служить:
• Рекламное объявление о завтраке в торговой палате, где будет выступать докладчик, которого вы хотели бы послушать. Но до назначенной даты еще две недели, и пока еще не известно, будете вы в это время дома, за городом или в деловой поездке.
• Повестка совещания совета директоров, на которое вас приглашают через три недели. От вас не требуется никаких действий: вам нужно будет только еще раз просмотреть повестку за день до совещания.
• Реклама следующей версии программы Quicken для управления личными финансовыми средствами. Вам действительно нужна очередная версия? Вы не знаете… нужно подумать еще недельку.
• Идея о чем-то, что вы хотели сделать во время собрания отдела продаж в следующем году. Сейчас от вас ничего не требуется, но хотелось бы, чтобы вам напомнили об этом, когда придет время вплотную заняться планированием.
• Напоминание о том, чтобы пойти на курсы акварельной живописи, на которые у вас сейчас совершенно нет времени.
Что делать с подобными документами? Есть два рабочих варианта:
• Поместить их в список «Когда-нибудь/может быть».
• Занести их в календарь или картотеку.
Идея всех этих процедур состоит в том, что они позволяют выбросить проблемы из головы и четко знать, что какое-нибудь напоминание о дальнейших действиях всплывет в нужное время. Более подробно речь об этом пойдет в следующей главе, посвященной организации проблем. А пока что просто запишите напоминания на самоклеющихся листках, надпишите их «возможно» или «напомнить 17 октября» и перенесите в категорию «подвешенных» дел, которые требуют дальнейшей сортировки.⁶
Справочные материалы
Многие вещи, которые вы обнаружите в корзине, могут не требовать от вас активных действий, но представлять ценность как потенциально полезная информация по проектам и темам. В идеале, у вас уже должна быть готова система организации данных (описанная в главе 4) для обращения и хранения вспомогательной информации. Как только натыкаетесь в корзине или в электронном ящике на материал, который хотели бы сохранить в качестве архивных или вспомогательных данных, сразу включайте его в систему.
Вероятно, вы обнаружите массу разнообразных документов, которые вы намеревались сохранить, но держали в стопках и ящиках, потому что ваша система справочной информации была слишком формальной или просто не существовала. Напомню, что удобная в использовании, общая система сортировки, позволяющая обратиться к любому материалу (который можно достать, не вставая с места) в течение шестидесяти секунд, является критически важным компонентом внедрения описанной методики. На «переднем крае» реальной жизни, если сортировка информации не происходит легко, быстро и весело, вы просто накапливаете материал, а не сортируете его. А в этом случае задачи гораздо труднее обрабатывать.
Когда попадается на глаза что-то, что вы хотели бы оставить у себя, напечатайте соответствующий ярлык, наклейте его на папку и положите ее в ящик. Или напишите инструкцию для секретаря на самоклеющемся листке, чтобы он сделал то же самое. Когда я только начинал тренировать клиентов, то позволял им держать стопку материалов «для сортировки». Теперь я этого не делаю. Я обнаружил, что если вы не в состоянии сразу поместить материал в систему, то, вероятнее всего, вы не сделаете этого никогда. Если не рассортировать материал сейчас, то вы вряд ли сделаете это потом.